Les fonctions d'affectation des ressources permettent aux responsables de ressources d'examiner les demandes ouvertes de ressources émises par les responsables de projet, de rechercher des ressources et de les affecter aux tâches. Elles leur permettent également d'exécuter des fonctions de recherche avancées selon plusieurs critères (par exemple, codes ressource, compétences et nom ou ID de ressource). Enfin, elles permettent d'affecter une même ressource à plusieurs tâches.
Remarque : vous devez disposer du privilège de sécurité approprié pour afficher et pourvoir les demandes de ressources pour un projet.
L'affectation des ressources comporte deux étapes principales :
Lorsque vous déterminez la ressource qui répondra le mieux à la demande, vous pouvez affecter une ressource dans la liste des ressources auxquelles vous avez accès ou effectuer une recherche de ressource.
Etape 1 : examiner des demandes ouvertes de ressources
Les demandes de ressources s'affichent dans le portlet Demandes ouvertes de ressources d'un tableau de bord. Ce portlet affiche toutes les compétences non pourvues pour l'équipe de compétences sélectionnée. Dans les préférences du portlet, vous pouvez organiser et filtrer les données pour vous concentrer sur les demandes de ressources concernant les projets dont vous êtes chargé.
Par exemple, imaginons que vous soyez responsable de l'affectation des ingénieurs informaticiens et des architectes système sur vos projets. Pour afficher toutes les demandes ouvertes concernant ces compétences
- Créez une équipe de compétences réunissant des ingénieurs informaticiens et des architectes système.
- Personnalisez le portlet Demandes ouvertes de ressources et sélectionnez cette équipe de compétences.
Le portlet affiche alors toutes les demandes de ressources correspondant aux compétences, classées et filtrées en fonction de vos préférences.
Dans le portlet Demandes ouvertes de ressources, cliquez sur une compétence non pourvue pour afficher les tâches correspondantes, y compris des détails tels que les dates et les unités de l'affectation demandée. Vous pouvez afficher uniquement les tâches non pourvues ou toutes les tâches affectées à la compétence. Cette page vous permet d'affecter des ressources afin de répondre à la demande.
Remarque : les affectations de ressources pourvues comportant des unités réelles ne sont pas répertoriées sur la page Affectation ressources.
Etape 2 : pourvoir des demandes avec la meilleure ressource
Vous avez deux possibilités pour l'affectation des ressources
- Affectation d'une ressource sélectionnée dans la liste des ressources auxquelles vous avez accès.
La liste des ressources accessibles dépend de vos privilèges d'accès aux ressources et des ressources affectées à un projet. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Sécurité des ressources. - Recherche de ressources en fonction de critères spécifiques.
Si un responsable de projet a spécifié les critères à utiliser pour le choix d'une ressource, vous pouvez reprendre ces critères tels quels ou les modifier. Vous pouvez également enregistrer les critères de recherche pour les réutiliser ultérieurement.
Astuce : si un responsable de projet a déjà spécifié les ressources nécessaires à une tâche non pourvue, la mention Oui s'affiche dans la colonne Critères de recherche.
Pour affecter une ou plusieurs tâches à une ressource sans effectuer de recherche, cochez la case Sélectionner correspondant à la tâche, puis cliquez sur Affecter.
Sélectionnez une ressource, puis cliquez sur Affecter. Pour vérifier les détails de l'allocation avant de procéder à l'affectation, cliquez sur Afficher le détail. Les données d'utilisation des ressources s'affichent et vous permettent de vérifier les affectations des ressources en fonction des données résumées.
Pour rechercher les ressources à affecter à une ou plusieurs tâches, cochez la case Sélectionner, puis cliquez sur Rechercher.
Astuce : si vous sélectionnez une tâche associée à des critères de recherche, ceux-ci s'affichent automatiquement dans le formulaire de recherche. Si vous sélectionnez plusieurs tâches dont certaines ne sont pas associées à des critères de recherche ou sont associées à des critères différents, seule la compétence demandés s'affiche dans le formulaire de recherche.
- Entrez de nouveaux critères à remplir pour pourvoir la tâche.
Pour enregistrer de nouveaux critères en vue de les réutiliser ultérieurement, cliquez sur Enregistrer en tant que modèle.
Pour utiliser des critères de recherche précédemment enregistrés, cliquez sur Sélectionner un modèle.
- Indiquez les options de tri et de calcul des disponibilités à utiliser, puis cliquez sur Exécuter la recherche pour afficher les ressources disponibles.
Remarque : si aucune ressource ne correspond aux critères de recherche, vous pouvez cliquer sur Rechercher pour modifier vos critères de sélection.
Les résultats de la recherche comprennent uniquement les ressources disponibles appartenant au nœud d'accès qui vous a été alloué en fonction de la sécurité des ressources et des ressources du projet actuel.
- Pour affecter une ressource, placez une coche dans la colonne Sélectionner en regard du nom de la ressource, puis cliquez sur Affecter une ressource.
Remarque : dans les critères de recherche, si vous spécifiez uniquement une compétence principale, seules les ressources disponibles et associées à cette compétence apparaissent dans les résultats de la recherche. Pour trouver toutes les ressources disponibles correspondant à la compétence spécifiée, y compris celles dont ce n'est pas la compétence principale, laissez vide la zone de saisie de la compétence principale et saisissez la compétence à rechercher dans la seconde zone de texte de la section réservée aux critères de compétence.
Pour plus de détails sur les champs et les options de la page Recherche d'affectation, reportez-vous à la rubrique Affectation ressources - Définition des champs.