Was ist eine Vorgangsansicht?
Eine Vorgangsansicht stellt eine Auswahl von Vorgangsdaten dar, die auf der Seite Projekte > Vorgänge in einem bestimmten sichtbaren Layout oder Format präsentiert werden.
Ich möchte
- mehr über die Verwendung von Vorgangsansichten erfahren
- eine Ansicht erstellen, ändern oder löschen
- den Dateninhalt einer Ansicht auswählen und organisieren
(z. B. Auswählen von Datenspalten, Filter, Gruppe, Sortierung) - die Balken des Gantt-Diagramms in einer Ansicht anpassen
- Arbeitsfreie Zeit in Balken des Gantt-Diagramms anzeigen
- sichtbares Layout einer Ansicht auf der Seite "Vorgänge" anpassen
(z. B. Anpassung der Zeitskala, Gantt-Balken ein- oder ausblenden) - Informationen zum Benutzerzugriff auf Vorgangsansichten lesen
- mehr über die Datensicherheit in Vorgangsansichten lesen
Vorgangsansichten verwenden
Beim Anpassen der Seite "Vorgänge" können Sie zahlreiche Optionen zum Erstellen von Vorgangsansichten auswählen, in denen die erforderlichen Projektdaten in einem Anzeigeformat präsentiert werden, das Ihren Anforderungen entspricht. Im Gantt-Diagramm können Sie Vorgänge anzeigen und planen, in der Kalenderansicht können Sie Vorgänge terminieren, und in der Vorgangstabelle und dem Netzplandiagramm können Sie Beziehungen zwischen Vorgängen anzeigen.
Für jede Ansicht können Sie im Dialogfeld "Vorgangsansichten anpassen" Daten und inhaltsspezifische Auswahlmöglichkeiten wie das Gruppieren, Sortieren, Filtern und Auswählen von Spalten anpassen, das Anwenden einer Statuslinie sowie das Festlegen anderer Layoutoptionen, einschließlich der Beschriftung der Gantt-Balken und die Festlegung von Zeitskalaintervallen. Dieses Dialogfeld wird angezeigt, wenn Sie auf der Seite "Vorgang" auf "Vorgangsansichten anpassen"
klicken.
Hinweis: Das Dialogfeld "Vorgangsansichten anpassen" kann als Dialogfeld "Vorgangsansicht erstellen" angezeigt werden, wenn Sie in "Projekte" oder "Vorgangsansichten verwalten" eine neue Vorgangsansicht erstellen, oder als Dialogfeld "Detail", wenn Sie eine Vorgangsansicht ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgangsansichten verwalten.
Die Dropdown-Liste "Ansicht" in der Vorgangs-Symbolleiste bietet schnellen, bequemen Zugriff auf alle Vorgangsansichten, die Ihnen zur Verfügung stehen. Eine an Ihre Bedürfnisse angepasste Ansicht erleichtert das Erfassen von Projektdaten und somit das Bearbeiten der Vorgänge. Wenn Sie beispielsweise schnell zahlreiche Details für neue Vorgänge erfassen möchten, können Sie eine Tabellenansicht auswählen, in der die Anzahl der verfügbaren Datenspalten maximiert wird. Wenn Sie aber automatisch ein bestimmtes Attribut wie PSP oder Vorgangscode auf neu hinzugefügte Vorgänge anwenden möchten, können Sie eine Ansicht auswählen, in der Vorgänge auf der Grundlage dieses Attributs gruppiert werden.
Ansicht erstellen, ändern oder löschen
Sie können eine Ansicht entweder über die Seite "Vorgangsansichten verwalten" oder über die Seite "Vorgänge" erstellen, ändern oder löschen.
Tipp: Sie müssen die erforderliche Sicherheitsberechtigung haben, um globale Vorgangsansichten zu erstellen.
So erstellen Sie eine Ansicht auf der Seite "Vorgänge":
- Öffnen Sie das Projekt bzw. die Gruppe von Projekten, mit dem/der Sie im Bereich "Projekte" arbeiten möchten.
- Klicken Sie in der Projekte-Symbolleiste auf
, um die Seite "Vorgänge" anzuzeigen.
- Wählen Sie aus der Dropdown-Liste "Ansicht" der Vorgangs-Symbolleiste die Ansicht aus, die als Grundlage für die neue Ansicht dienen soll. Sie können die neue Ansicht auf der Grundlage einer Standardansicht oder jeder vorhandenen benutzerdefinierten Ansicht erstellen.
- Klicken Sie in der Vorgangs-Symbolleiste auf das Menü "Vorgangsansichten anpassen"
, und wählen Sie "Ansicht speichern unter" aus, oder drücken Sie Strg+F11.
- Geben Sie einen eindeutigen Namen für die neue Ansicht ein, und klicken Sie auf "OK".
Hinweise:
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Weitere Informationen zum Auswählen des Dateninhalts und des Layouts einer Ansicht finden Sie unter Dateninhalt einer Ansicht auswählen und organisieren.
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Um die neue Ansicht freizugeben, klicken Sie im Dialogfeld "Vorgangsansichten anpassen" auf die Registerkarte Zugriff, und machen Sie die Ansicht für den aktuellen Benutzer, alle Benutzer oder eine ausgewählte Benutzerliste verfügbar. Standardmäßig wird eine von Ihnen erstellte Ansicht nur zur persönlichen Verwendung gespeichert, außer Sie geben einen anderen Zugriff an.
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Wenn Sie die letzten Änderungen an der Ansicht speichern möchten, klicken Sie in der Vorgangs-Symbolleiste auf "Vorgangsansichten anpassen"
, und klicken Sie auf Ansicht speichern, oder drücken Sie Strg+F10.
So erstellen Sie eine Ansicht mittels der Seite "Vorgangsansichten verwalten"
- Wählen Sie im Aktionsmenü "Projekte" in der globalen Navigationsleiste die Option "Vorgangsansichten verwalten".
- Klicken Sie auf "Vorgangsansicht erstellen". Suchen Sie nach der Ansicht, die Sie als Vorlage für die neue Ansicht verwenden möchten, oder wählen Sie eine aus.
- Auf der Seite "Vorgangsansicht erstellen" geben Sie einen eindeutigen Namen für die neue Ansicht an, wählen die Vorgangsdaten sowie das Layout der Ansicht aus und geben die Rechte für den Zugriff auf die Ansicht an. Einzelheiten zum Auswählen von Inhalten und Layoutoptionen sind weiter unten beschrieben.
- Klicken Sie auf "Speichern".
Hinweis: Auf der Seite "Vorgangsansichten verwalten" klicken Sie auf den Namen der Ansicht, die Sie ändern möchten. Auf der Seite "Vorgangsansicht erstellen/verwalten", wählen Sie bei ggf. die Inhalte und den Zugriff auf die Ansicht aus, und klicken Sie anschließend auf "Speichern".
So ändern Sie eine Ansicht
Auf der Seite "Vorgang" können Sie eine Ansicht im Dialogfeld "Vorgangsansichten anpassen" ändern und speichern.
So löschen Sie eine Ansicht
Um eine Ansicht auf der Seite "Vorgänge" zu löschen, wählen Sie die gewünschte Ansicht aus der Dropdown-Liste "Ansicht". Wenn die Ansicht angezeigt wird, wählen Sie im Menü "Vorgangsansichten" (
) die Option "Ansicht löschen".
Um eine Ansicht von der Seite "Vorgangsansichten verwalten" zu löschen, klicken Sie auf den entsprechenden Link "Löschen" der Ansicht, um diese zu löschen.
Dateninhalt einer Ansicht auswählen und organisieren
Sie können die Inhalte und die Organisation aller Vorgangsansichten auswählen und ändern, die Sie erstellen. Für Vorgangsansichten, auf die Sie zugreifen können, aber die Sie nicht erstellt haben, können Sie die Einstellungen auf den Registerkarten "Benutzerdefinierte Ansicht" (auf der Seite "Vorgänge") zwar überprüfen, jedoch keine Änderungen vornehmen. Sie können Einstellungen für Ansichten, die Sie nicht erstellt haben, überprüfen, indem Sie auf der Seite "Vorgangsansichten verwalten" eine Ansicht auswählen. Weitere Informationen finden Sie unter Zugriff auf Vorgangsansichten.
Tipp: Durch Ziehen und Ablegen können Sie auf der Seite "Vorgänge" die aktuell in einer Ansicht angezeigten Spalten schnell neu anordnen.
Vorgangsdatenspalten auswählen
- Wählen Sie über die Option Erste Spalte anzeigen als entweder den Vorgangsnamen oder die Vorgangs-ID als stationäre erste Spalte.
- Wählen Sie in der Liste Verfügbare Spalten die Datenfelder, die Sie anzeigen möchten, und klicken Sie dann auf die Pfeilschaltflächen, um sie in die Liste der ausgewählten Spalten zu verschieben und ihre Reihenfolge festzulegen.
- In der Dropdown-Liste Sortieren nach haben Sie die Wahl zwischen vielen Sortierfeldern, die nach Art in Kategorien zusammengefasst sind, z. B. Einheiten, Daten oder allgemeine Datenfelder.
- Die Sortierreihenfolge kann auf- oder absteigend sein.
- Textfelder werden alphabetisch sortiert.
- Numerische Felder und Datumsfelder werden numerisch bzw. in Kalenderabfolge sortiert.
- Kontrollkästchen sind bei aufsteigender Sortierreihenfolge so sortiert, dass zuerst die markierten und dann die unmarkierten angezeigt werden.
- Im Feld Vorgangsstatus ist die aufsteigende Sortierreihenfolge "Nicht gestartet", "Wird ausgeführt" und "Abgeschlossen".
- Benutzerdefinierte Indikatorfelder sind bei aufsteigender Sortierreihenfolge folgendermaßen sortiert:
Dies sind die einzigen Felder, die Sie in der ersten Spalte anzeigen können. Das erste Element, das in der Liste der ausgewählten Spalten angezeigt wird, wird auf der Seite "Analyse" in der zweiten Spalte angezeigt.
Die Reihenfolge der Felder von oben nach unten in der Liste der ausgewählten Spalten entspricht auf der Registerkarte "Vorgänge" der Reihenfolge der Spalten von links nach rechts.
Tipp: Sie können maximal 30 Spalten in der Vorgangsliste anzeigen.
Vorgänge gruppieren
- Wählen Sie in den Dropdown-Listen Ebene bis zu zehn Felder oder Kategorien zum Gruppieren von Vorgängen aus. Sie können Vorgänge nicht nach mehreren hierarchischen Feldern gruppieren.
- Wählen Sie für jede Gruppe die Hintergrundfarbe und Textfarbe der Überschriftenzeile bzw. Gruppierung der Gruppe aus.
- Geben Sie die Sortierreihenfolge für jede Gruppe an. Für die Sortierreihenfolge von Gruppen gelten die oben beschriebenen Regeln für die Sortierung von Vorgängen. Beim Gruppieren nach hierarchischen Feldern ist jedoch zusätzlich die Option "Hierarchie" für die Sortierreihenfolge verfügbar.
Durch die Option "Hierarchie" werden die Gruppen nicht alphabetisch oder numerisch sortiert, sondern in Reihenfolge der hierarchischen Elemente. So werden z. B. bei Auswahl der Sortierreihenfolge "Hierarchie" drei PSP-Elemente mit den Namen "PSP a", "PSP c" und "PSP b" in einem Band in eben dieser Reihenfolge abgebildet, in der Sortierreihenfolge "Aufsteigend" jedoch als "PSP a", "PSP b" und PSP c.
- Um in den Überschriftenzeilen der Gruppe den Namen des Gruppenfelds und den Feldwert anzuzeigen, wählen Sie im Abschnitt "Balkenoptionen" die Option Feldtitel anzeigen.
- Zum Anzeigen von Gruppengesamtsummen in Überschriftenzeilen für alle Kosten-, Ganzzahl-, Startdatums-, Enddatums- und numerischen Felder wählen Sie im Abschnitt "Gruppierungsoptionen" die Option Feld-Rollups anzeigen.
Wenn Sie nach einem hierarchischen Feld gruppieren möchten, z. B. PSP oder Vorgangscode, ist die Dropdown-Liste Nach Ebene aktiviert, damit Sie die Anzahl der Hierarchieebenen wählen können, nach denen gruppiert werden soll.
Wenn Sie beispielsweise festlegen, dass die Gruppenvorgänge nach "Frühester Start" gruppiert werden sollen, wird der Feldname "Frühester Start" links neben den Datumswert für die Gruppe angezeigt. Wenn Sie diese Option nicht auswählen, wird nur der Datumswert für die Gruppe in der Gruppierung angezeigt.
Tipp: Startdatum-Rollups stellen das früheste Datum für die Gruppe dar, Enddatum-Rollups stellen das späteste Datum für die Gruppe dar. Einheiten- und Kosten-Rollups sind die Summe der Werte für jeden einzelnen Vorgang in der Gruppe.
- Zum Ausblenden leerer Zeilen, wenn die Vorgangstabelle nach PSP, Vorgangscode oder primärer Ressource gruppiert ist, wählen Sie im Abschnitt "Gruppierungsoptionen" die Option Ausblenden, wenn leer. Wenn Sie z. B. diese Option auswählen, wird ein PSP-Element, dem keine Vorgänge zugewiesen sind, nicht angezeigt.
- Mithilfe der Option "Für PSP, Projekt, Vorgangscodes oder primäre Ressource einbeziehen" bestimmen Sie den Text, der in der Gruppierungseinheit angezeigt wird. Wählen Sie ID/Code, um die ID oder den Codewert in der Gruppierungseinheit anzuzeigen. Wenn der Name bzw. die Beschreibung in der Gruppierungseinheit angezeigt werden soll, wählen Sie Name/Beschreibung. Wählen Sie ID/Code und Name/Beschreibung, um ID und Codewert sowie Name und Beschreibung in der Gruppierungseinheit anzuzeigen.
Hinweis: Wenn im Project Management-Modul die Einstellungen für "Stunden je Zeitraum" pro Kalender gespeichert werden und Sie Vorgänge nach einem Feld für die Dauer (z. B. ursprüngliche oder geplante Dauer) gruppieren, können unerwartete Anzeigeergebnisse auftreten. Wenn bei der Gruppierung von Vorgängen nach einem Feld für die Dauer unerwartete Anzeigeergebnisse auftreten, ändern Sie die Formateinstellungen für die Dauer zu Stunden. Sie können die Formateinstellungen für die Dauer in den globalen Einstellungen ändern. Details finden Sie im Abschnitt "Formate für Zeiteinheiten, Datumsangaben und Währungen festlegen" unter Globale Einstellungen.
Vorgänge filtern
- Wählen Sie eine Filterart aus.
Wählen Sie Standard, um einen der vordefinierten Filter zu verwenden, z. B. "Kritische Vorgänge mit Zeitrückstand zum Terminplan" oder "Nur Meilensteine".
Wählen Sie Benutzerdefiniert, um Filter anhand von Ihnen gewählter Vorgangsdatenfelder oder Werte zu erstellen.
- Wählen Sie den Filter aus, oder erstellen Sie ihn.
Falls Sie Standard auswählen, wählen Sie einen vordefinierten Filter aus der Dropdown-Liste aus.
Stellen Sie sicher, dass Sie für Vorgänge, die innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen abgeschlossen werden, eine Anzahl von Tagen angeben.
Der Filter "Meine Vorgänge" zeigt alle Projektvorgänge an, denen Sie entweder als Ressource zugewiesen oder für die Sie als Vorgangsinhaber festgelegt sind.
Tipps: Der Filter "Kritische Vorgänge, die im Terminplan zurückliegen" verwendet den Projektbasisplan, um Abweichungen zu ermitteln, indem er Vorgänge, die im Terminplan zurückliegen identifiziert. Wenn kein Projektbasisplan zugewiesen ist, wird das aktuelle Projekt als Basisplan verwendet, und es werden keine Vorgänge angezeigt.
Wenn Sie Teammitglied mit Modulzugriff sind und entweder als Ressource oder als Vorgangsinhaber zugewiesen sind, hat die Übernahme des Filters "Meine Vorgänge" keine Auswirkung auf die Anzeige der Vorgangsliste, da Ihr Zugriff bereits auf die Vorgänge beschränkt ist, denen Sie zugewiesen oder deren Inhaber Sie sind.Wenn Sie Benutzerdefiniert auswählen
Mit der Dropdown-Liste "Filterkriterien auswählen" können Sie festlegen, dass Vorgänge angezeigt werden, die sämtliche oder beliebige der von Ihnen festgelegten Filterkriterien erfüllen. Wenn Sie Beliebige aus Folgenden auswählen, werden in der Vorgangsansicht alle Vorgänge angezeigt, die mindestens eine der festgelegten Filterbedingungen erfüllen.
Um eine Filterkriteriumsanweisung zu erstellen, wählen Sie in der Dropdown-Liste Parameter ein Feld aus. Wählen Sie dann in der Dropdown-Liste Ist einen Operator aus. Geben Sie im Feld Wert einen Wert zum Vervollständigen der Filterkriteriumsanweisung ein, oder wählen Sie ihn aus.
Hinweis: Parameter für Projektvorgangscodes und UPS-Codes sind auf der Seite "Vorgangsansicht erstellen" nicht verfügbar.
Sie können bis zu 10 Kriteriumsanweisungen für einen benutzerdefinierten Filter erstellen. Klicken Sie auf das entsprechende Symbol, um Kriteriumsanweisungen hinzuzufügen oder zu löschen
.
Sichtbares Layout einer Ansicht auf der Seite "Vorgänge" anpassen
Tipp: Ausführliche Informationen zu allen Symbolen in der Vorgangs-Symbolleiste finden Sie unter Vorgangs-Symbolleiste.
Benutzerzugriff auf Vorgangsansichten
Wenn Sie eine Ansicht erstellen oder ändern, können Sie mithilfe der Registerkarte "Zugriff auf Ansicht anpassen" angeben, wer Zugriff auf die Ansicht hat.
Es gibt drei Arten von Zugriff auf Vorgangsansichten:
- Persönlich: Alle Benutzer können Vorgangsansichten für ihren eigenen Gebrauch erstellen.
- Mehrere Benutzer: Alle Benutzer können Vorgangsansichten erstellen und diese dann für andere Benutzer freigeben, die sie angeben. Obwohl jeder Benutzer, der als einer von mehreren Benutzern zur Nutzung einer Ansicht angegeben ist, die Ansicht anzeigen kann, kann nur der Ersteller selbst die Ansicht bearbeiten oder löschen.
- Global : Benutzer, die erforderliche Sicherheitsberechtigung haben, können Vorgangsansichten erstellen, um Sie mit allen Benutzern von P6 Web Access gemeinsam zu nutzen. Zwar können alle Benutzer eine globale Ansicht anzeigen, aber nur Ersteller und Benutzer mit den erforderlichen Sicherheitsberechtigungen können sie bearbeiten oder löschen.
Datensicherheit in Vorgangsansichten
Welche Aktionen Sie in einer Ansicht durchführen können, hängt von der Zugriffsklasse, Ihrem Sicherheitsprofil und Ihrer Rolle als Ersteller oder Benutzer der Ansicht ab.
Wenn eine Ansicht für mehrere Benutzer oder eine globale Ansicht Datenelemente enthält, die von Sicherheitsprofilberechtigungen betroffen sind, werden diese Daten nur für Benutzer mit den erforderlichen Berechtigungen angezeigt. Wenn eine Ansicht z. B. nach sperrbaren Codes gruppiert ist, werden Benutzern, die nicht über die erforderliche Berechtigung verfügen, die Vorgänge in einer einfachen Liste angezeigt. Die Gruppierung nach sperrbaren Codes wird nicht angewendet. Wenn der sperrbare Code zum Sortieren verwendet wird, wird dieser ignoriert, und das standardmäßige Sortierfeld und die Sortierreihenfolge werden angewendet: "Startdatum" und "Aufsteigend". Ebenso sehen Benutzer bei Ansichten mit Spalten, die Finanzdaten enthalten, ohne die erforderlichen Berechtigungen nur Striche anstatt der in der Datenbank gespeicherten Werte in diesen Spalten.
Vorgänge gruppieren und sortieren
Beim Gruppieren werden alle Vorgänge zusammengefasst oder kategorisiert, die denselben Wert für ein bestimmtes Feld enthalten. Wenn Sie beispielsweise zuerst nach Projekt und dann nach der primären Ressource gruppieren, werden auf der Vorgangsseite die Vorgänge in Projektgruppen gruppiert. Innerhalb der Projektgruppen werden die Vorgänge dann jeweils entsprechend der primären Ressource kategorisiert. Zum Schluss werden sie in den primären Ressourcen jeweils anhand des Sortierfelds und der Sortierreihenfolge sortiert, die Sie angegeben haben, z. B. nach Startdatum.
Im Gantt-Diagramm wird beim Gruppieren ein Zusammenfassungsbalken für jede Gruppe angezeigt. Sie können die Gruppe nach Bedarf ein- und ausblenden, um nur den zusammengefassten Terminplan für das Projekt oder den detaillierten Terminplan anzuzeigen.
Wenn Sie Vorgänge in der Vorgangstabelle gruppieren, wird die Gruppierungsebene durch einen farbigen Abschnitt oder Hintergrund gekennzeichnet und abgetrennt. Sie können wählen, ob Sie Rollups oder zusammengefasste Gesamtwerte für die einzelnen Gruppen einblenden möchten.