Où puis-je faire cela ?
Si vous disposez des privilèges nécessaires, vous pouvez ajouter, modifier, supprimer ou mettre à jour l'avancement des étapes de tâche sur la page Projets > Tâches ou dans les détails d'étape de tâche.
Astuce : bien que vous puissiez modifier vos étapes dans le formulaire Détails d'étape de tâche, vous pouvez aussi effectuer ces opérations directement sur la page Tâches. Certaines informations relatives aux étapes, comme leur description, ne sont disponibles que dans Détails d'étape de tâche.
Vous avez la possibilité d'ajouter des étapes de tâche en fonction de vos propres besoins ou d'utiliser, le cas échéant, les étapes prédéfinies issues des modèles de standardisation des étapes de votre entreprise. Pour plus d'informations sur les modèles d'étapes et sur l'utilisation des poids des étapes, reportez-vous à la rubrique Présentation des étapes de tâche.
Que souhaitez-vous faire ?
- Utiliser les étapes de tâche sur la page Tâches
- Utiliser les étapes de tâche dans Détails d'étape de tâche
Utiliser les étapes de tâche sur la page Tâches
Sur la page Tâches, vous pouvez afficher la boîte de dialogue Etapes de tâche sur laquelle vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des étapes de tâche ou mettre à jour l'avancement des étapes de tâche.
Pour accéder à la page Tâche et afficher la boîte de dialogue Etapes de tâche
- Ouvrez le projet ou le groupe de projets que vous voulez utiliser dans la section Projets.
- Cliquez sur
dans la barre d'outils des projets pour afficher la page Tâches.
- Dans le tableau des tâches, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la tâche appropriée et sélectionnez Modifier des étapes de tâche pour afficher la boîte de dialogue Etapes de tâche.
Pour plus d'informations sur les champs contenus dans cette boîte de dialogue, reportez-vous à la rubrique Définitions des champs des étapes de tâche.
- Ajoutez, éditez, supprimez ou mettez à jour l'avancement pour des étapes de tâche comme indiqué ci-dessous.
Pour ajouter, modifier ou supprimer des étapes de tâche
- Dans la boîte de dialogue Etapes de tâche :
- Pour ajouter une étape individuelle, cliquez sur
. Cliquez sur les champs appropriés pour modifier les détails des étapes. Vous pouvez ajouter autant d'étapes que nécessaire. Chaque étape d'une tâche doit posséder un nom unique.
- Pour ajouter des étapes à un modèle, cliquez sur
. Toutes les étapes définies dans le modèle sont ajoutées à la tâche. Vous pouvez affecter plusieurs modèles d'étapes de tâche à une seule tâche, mais vous ne pouvez affecter qu'un seul modèle à la fois.
- Pour modifier l'ordre des étapes dans la liste, sélectionnez l'étape à déplacer, puis utilisez les flèches
ou
pour la repositionner.
- Pour modifier les détails de l'étape, cliquez dans un champ, puis modifiez le contenu, si nécessaire. Vous ne pouvez pas modifier le nom des étapes ajoutées à partir d'un modèle. Reportez-vous aux définitions des champs ci-dessous pour plus d'informations sur les données que vous pouvez saisir dans ces champs.
- Pour supprimer une étape, sélectionnez-la et cliquez sur
. Pour supprimer plusieurs étapes, sélectionnez-les en maintenant enfoncée la touche Ctrl ou Maj tout en cliquant.
Astuce : lorsque la boîte de dialogue s'ouvre, vous pouvez continuer à sélectionner des tâches dans le tableau des tâches et utiliser les étapes de tâche pour les tâches que vous sélectionnez.
- Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue et conserver vos modifications ou sur Annuler pour fermer la boîte de dialogue sans conserver vos modifications.
- Si vous choisissez de conserver vos modifications, cliquez sur
(Ctrl+S), sur la barre d'outils Tâches, pour enregistrer vos modifications ou sur
(Ctrl+Z) pour les annuler.
Pour mettre à jour l'avancement des étapes d'une tâche
- Dans la boîte de dialogue Etapes de tâche :
- Pour enregistrer la progression d'une étape, indiquez le pourcentage de travail effectué dans le champ % d'avancement étape. Si vous indiquez 100 %, la case Terminé correspondante est automatiquement cochée une fois les modifications enregistrées.
- Pour indiquer qu'une étape est terminée, cochez la case Terminé. Si vous cochez la case Terminé, le pourcentage d'avancement de l'étape passe à 100 une fois les modifications enregistrées.
- Cliquez sur OK.
- Sur la barre d'outils Tâche, cliquez sur
(Ctrl+S) pour enregistrer vos modifications ou cliquez sur
(Ctrl+Z) pour annuler vos modifications.
Définition des champs d'étapes de tâche
- Nom de l'étape
- Nom de l'étape qui peut contenir 120 caractères maximum et doit être unique au niveau de la tâche. Même si chaque nom d'étape d'une tâche individuelle doit être unique, vous pouvez attribuer un nom d'étape à plusieurs tâches. Vous ne pouvez pas modifier le nom des étapes ajoutées à partir d'un modèle.
- Poids de l'étape
- Poids (le cas échéant) associé à l'étape. Si vous ne saisissez pas de pondération d'étape, la valeur 1 est utilisée par défaut.
Si les étapes de la tâche sont utilisées pour calculer le pourcentage d'avancement, les étapes ayant le facteur de pondération le plus élevé ont un impact plus important sur le calcul du pourcentage d'avancement de la tâche. - % d'avancement étape
- Utilisez ce champ pour enregistrer l'avancement des étapes sur une plage allant de 0 à 100. Eventuellement, pour un projet, le pourcentage d'avancement de la tâche physique peut être calculé à partir de cette valeur et du pourcentage de poids de l'étape.
- Terminé
- Les étapes cochées sont celles pour lesquelles le travail est achevé.
-
Astuce : si vous enregistrez une valeur de 100 dans le champ % d'avancement étape, la case Terminé est cochée une fois vos modifications enregistrées. De même, si vous cochez la case Terminé, le pourcentage d'avancement de l'étape passe à 100 une fois les modifications enregistrées.
Utiliser les étapes de tâche dans Détails d'étape de tâche
Pour afficher les détails d'étape de tâche
La procédure d'affichage des Détails d'étape de tâche est différente selon que vous accédez aux détails à partir de la page Tâches ou du formulaire de détails de tâche.
A partir de la page Tâches :
- Ouvrez le projet ou le groupe de projets que vous voulez utiliser dans la section Projets.
- Cliquez sur
dans la barre d'outils des projets pour afficher la page Tâches.
- Sélectionnez la tâche dans le tableau des tâches, puis cliquez sur
dans la barre d'outils des tâches.
- Sélectionnez Détails de tâche.
- Sélectionnez Etapes. La boîte de dialogue Etapes s'affiche et décrit toutes les étapes associées à la tâche.
ou
Dans le tableau des tâches, cliquez avec le bouton droit de la souris sur une tâche, puis sélectionnez une option dans le menu (Prédécesseurs, Successeurs, Étapes ou Blocs-notes).
A partir du formulaire de détails de tâche d'un portlet :
Agrandissez la section Etapes si nécessaire.
La présentation qui s'affiche est fonction de la combinaison des configurations administratives et de vos préférences. Si les détails des étapes ne s'affichent pas, modifiez vos préférences de manière à les ajouter. Pour plus d'informations sur la personnalisation de la présentation des détails de tâche, reportez-vous à la rubrique Personnaliser les détails de tâche.
Astuce : vous pouvez également accéder aux détails de tâche en cliquant sur un nom de tâche dans le portlet d'espace de travail.
Pour ajouter et définir de nouvelles étapes, cliquez sur Ajouter des étapes.
Saisissez un nom unique pour chaque étape et spécifiez un poids si nécessaire.
Pour ajouter un groupe d'étapes prédéfini, cliquez sur Ajouter les étapes à partir du modèle. Sélectionnez le modèle qui correspond aux étapes que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur Affecter. Vous pouvez affecter plusieurs modèles d'étapes de tâche à une seule tâche, mais vous ne pouvez affecter qu'un seul modèle à la fois.
Pour modifier, supprimer ou mettre à jour l'avancement des étapes de tâche, cliquez sur le nom de l'étape. Pour modifier les détails ou déclarer qu'une étape est terminée, modifiez les champs correspondants, puis cliquez sur Enregistrer.
Pour supprimer l'étape, cliquez sur Supprimer l'étape, puis sur OK pour confirmer.
Astuce : pour la description des étapes, vous avez la possibilité de formater le texte, de copier et coller des informations provenant d'autres fichiers tout en conservant le format, et d'ajouter des hyperliens.