La page Tâches est interactive et permet d'afficher une structure WBS (work breakdown structure), les tâches et le planning d'un projet ou d'un groupe de projets. Les fonctionnalités de déplacement dans les onglets, d'édition en ligne et de glisser-déposer de diagrammes vous permettent de mettre à jour rapidement les tâches et le planning d'un projet. Les icônes de barre d'outils, les raccourcis clavier et le menu contextuel accessible via le bouton droit de la souris offrent un accès rapide et souple pour effectuer les tâches.
Initialement, les données sont affichées dans un format qui associe tableau et diagramme de Gantt, mais vous pouvez personnaliser la présentation de données de projet réelles, et créer et enregistrer plusieurs vues des tâches, ou présentations de données, pour répondre à vos besoins. Une liste déroulante vous permet de basculer rapidement entre les vues. De plus, vous pouvez gérer plusieurs vues dans des onglets que vous pouvez déplacer et ancrer à droite, ou en dessous, du diagramme de Gantt.
Je veux
- Ajouter, supprimer ou modifier des éléments WBS
- Ajouter, supprimer ou modifier des tâches
- Ajouter, supprimer ou modifier des affectations de ressources et de compétences
- Ajouter, supprimer ou modifier des liens
- Ajouter, supprimer ou modifier des étapes
- Affecter, supprimer ou modifier des rubriques Bloc-notes
- Afficher des liens de tâches dans Suivi Logique
- Modifier des dates ou durées de tâche dans le diagramme de Gantt
- Planifier des projets ouverts
- Sélectionner les tâches avec l'avancement attendu
- Choisir et organiser le contenu de la page Tâches
- Personnaliser l'aspect visuel d'une vue
(par exemple ajuster l'échelle de temps, afficher/masquer le diagramme de Gantt)
(par exemple sélectionner des colonnes de données, filtrer, grouper, trier)
Remarque : pour plus d'informations sur la personnalisation des fonctionnalités de l'affichage des tâches, notamment les diagrammes de Gantt, le diagramme de réseau PERT, les mises en page, les filtres, les lignes de progression, les colonnes, les groupes et l'accès utilisateur, reportez-vous à la rubrique Boîte de dialogue Personnaliser la vue de tâche.
- Ajuster l'échelle de temps
- Développer la page Tâches pour l'ajuster à toute la zone d'affichage de l'écran
- Afficher tous les liens pilotes ou uniquement les liens pilotes entre les tâches
- Créer ou supprimer une vue
- Regrouper et trier les tâches
-
Pour ajouter, éditer ou supprimer des éléments WBS, vous devez vous trouver dans une vue de tâches organisée en fonction de tous les niveaux de la hiérarchie WBS. Dans la liste déroulante Visualiser de la barre d'outils des tâches, cette vue est identifiée par cette icône :
. Si elle n'est pas disponible, vous devez créer une vue pour utiliser la structure WBS.
- Pour ajouter, modifier ou supprimer des tâches lorsque plusieurs projets sont ouverts, vous devez vous trouver dans une vue de tâches groupée par projet ou élément WBS.
- Les modifications que vous avez apportées aux données dans la vue des tâches ne sont pas enregistrées tant que vous n'avez pas cliqué sur
(Ctrl+S). Avant d'enregistrer, vous pouvez annuler vos modifications et revenir à l'état initial en cliquant sur
(Ctrl+Z).
Lorsqu'une tâche a été modifiée, une
icône () s'affiche dans la première colonne pour vous indiquer que vos modifications ont été enregistrées.
Remarque : une exception à la règle apparaît lorsque vous ajoutez, modifiez ou supprimez des affectations à des tâches dans la boîte de dialogue d'affectations des tâches (en faisant un clic droit sur une tâche et en sélectionnant Modifier les affectations). Reportez-vous à la rubrique Ajouter, supprimer ou modifier des affectations de ressources et de compétences pour plus d'informations.
- Pour supprimer des données d'un champ, sélectionnez les données et appuyez sur la touche Suppr de votre clavier ou cliquez à la fin d'un élément à supprimer et appuyez sur la touche Retour arrière jusqu'à ce que l'élément soit complètement supprimé.
- Les modifications apportées au contenu ou à la présentation d'une vue de tâche ne sont pas enregistrées tant que vous n'avez pas cliqué sur Enregistrer la vue ou Enregistrer la vue sous dans le menu Vues de tâches (
) de la barre d'outils des tâches. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique relative à l'enregistrement d'une vue.
- Pour imprimer un aperçu, définissez la mise en page et imprimez le diagramme de Gantt à l'aide des options disponibles. Cliquez sur Options dans le menu Imprimer (
) de la barre d'outils des tâches.
- Sur le diagramme de Gantt, une ligne verticale bleue en gras représente la date actuelle.
- Pour afficher les Détails WBS, menu contextuel des options d'une structure WBS, cliquez avec le bouton droit sur la structure WBS ou cliquez sur la flèche
du menu Détails
de la barre d'outils de la page Tâches, puis cliquez sur Détails WBS.
- Pour afficher les Détails de tâche, menu contextuel des options d'une tâche, cliquez avec le bouton droit sur la tâche ou cliquez sur la flèche
du menu Détails
de la barre d'outils de la page Tâches, puis cliquez sur Détails de tâche.
- Pour modifier les références de projet dans l'Affichage des tâches, cliquez sur
et modifiez les détails de la référence dans la boîte de dialogue Référence.
Ajouter, supprimer ou modifier des éléments WBS
Sauf en ce qui concerne l'élément de niveau supérieur de la hiérarchie WBS qui représente le projet, vous pouvez ajouter un élément WBS au même niveau qu'un élément existant (parent) ou à un niveau subordonné (enfant). Au niveau supérieur de la structure WBS, vous ne pouvez ajouter que des éléments enfants.
Pour ajouter un élément WBS
- Sélectionnez l'élément WBS auquel vous voulez ajouter un parent ou un enfant.
- Pour ajouter un élément parent, appuyez sur Maj+Insert ou cliquez avec le bouton droit sur l'élément WBS et choisissez Ajouter WBS de même parent.
Pour ajouter un élément enfant, cliquez sur
(Ctrl+Insert) ou cliquez avec le bouton droit sur l'élément WBS et choisissez Ajouter un enfant WBS.
Modifiez éventuellement le code et le nom dans la nouvelle ligne WBS qui est ajoutée.
- Pour ajouter d'autres éléments WBS, jusqu'à atteindre le nombre maximum précisé par votre administrateur P6, répétez l'étape 2.
Pour repositionner un élément dans la structure WBS
- Sélectionnez la ligne WBS.
- Dans le menu Déplacer (
) de la barre d'outils, cliquez sur la flèche appropriée. Pour changer le niveau d'un élément dans la hiérarchie, cliquez sur la flèche droite ou gauche. Pour changer la position d'un élément sans changer de niveau, cliquez sur la flèche haut ou bas.
Pour modifier les détails WBS, cliquez avec le bouton droit sur la ligne WBS et, dans le menu WBS, sélectionnez le détail WBS à afficher ou modifier.
Pour supprimer un ou plusieurs éléments WBS, sélectionnez le ou les éléments, puis cliquez sur (Supprimer).
Si vous tentez de supprimer un élément WBS associé à des tâches, vous devez indiquer ce que vous souhaitez faire avec ces tâches
- Pour supprimer l'élément WBS, mais réaffecter les tâches correspondantes à l'élément WBS père, sélectionnez l'option Fusionner.
- Pour supprimer à la fois l'élément WBS et les tâches correspondantes, sélectionnez l'option Supprimer.
Après avoir sélectionné une option, cliquez sur (Ctrl+S) pour enregistrer les modifications. Cliquez sur
(Ctrl+Z) pour annuler vos modifications et restaurer l'état d'origine.
Remarque : ces deux options apparaissent également si l'élément WBS est associé à des tâches et à des affectations de ressources planifiées. Toutefois, les affectations de ressources ne peuvent pas être fusionnées. Quelle que soit l'option choisie, les affectations de ressources planifiées sont donc supprimées. Par conséquent, si des affectations sont associées à un élément WBS, mais pas des tâches, ces options n'apparaissent pas.
Ajouter, supprimer ou modifier des tâches
Astuce : pour ajouter des tâches lorsque vous travaillez sur plusieurs projets sur la page Tâches, vous devez regrouper les tâches par projet ou par WBS. Lorsque vous travaillez sur un seul projet, vous pouvez ajouter des tâches quelles que soient les options de regroupement.
Pour ajouter une tâche
- Sélectionnez l'endroit de la structure du projet où vous voulez ajouter la tâche. La nouvelle tâche sera ajoutée directement sous l'élément que vous sélectionnez.
Par exemple, pour ajouter une tâche à un projet sans lui affecter d'élément WBS spécifique, sélectionnez la ligne du projet (lorsque la vue est groupée par projet). Pour ajouter une tâche à un élément WBS dans un projet, sélectionnez la ligne WBS. Pour ajouter une tâche immédiatement sous une autre tâche, sélectionnez la tâche.
- Cliquez sur
(touche Insert) ou cliquez avec le bouton droit sur l'élément et choisissez Ajouter une tâche.
Si les données sont groupées, la nouvelle tâche hérite de la valeur du champ de regroupement, ou des champs si plusieurs niveaux de regroupement sont appliqués. Par exemple, si le regroupement s'effectue par Statut de la tâche et que vous ajoutez une tâche au groupe En cours, la nouvelle tâche est représentée comme étant en cours avec une date de début réelle.
Lorsque les données sont regroupées en fonction d'un champ autre que WBS ou Projet, les nouvelles tâches sont affectées au niveau du projet, ou du nœud racine, du WBS.
Pour supprimer une ou plusieurs tâches, sélectionnez-les et cliquez sur (Supprimer).
Pour supprimer le nom/identifiant d'une tâche ou ses données associées, accédez à la cellule de champ appropriée, double-cliquez, puis entrez vos modifications, ou cliquez avec le bouton droit sur la tâche dans le tableau des tâches et, dans le menu, sélectionnez le type de détail à modifier.
Ajouter, éditer ou supprimer des affectations de ressources et de compétences
Si vous disposez des privilèges requis, vous pouvez ajouter, éditer ou supprimer des affectations de ressources et de compétences directement sur la page Tâches ou dans les détails de tâche.
Pour affecter une ressource à une tâche, sélectionnez la tâche dans le Tableau des tâches, puis cliquez sur dans la barre d'outils des tâches. Sélectionnez la ressource à affecter, puis cliquez sur Affecter et sur Fermer.
Pour affecter la même ressource à plusieurs tâches, sélectionnez plusieurs tâches (en maintenant enfoncée la touche Ctrl ou Maj tout en cliquant) dans le Tableau des tâches avant de sélectionner une ressource.
Pour affecter une compétence à une tâche, sélectionnez la tâche dans le Tableau des tâches, puis cliquez sur dans la barre d'outils des tâches. Sélectionnez la compétence à affecter, puis cliquez sur Affecter et sur Fermer.
Pour affecter la même compétence à plusieurs tâches, sélectionnez plusieurs tâches (en maintenant enfoncée la touche Ctrl ou Maj tout en cliquant) dans le Tableau des tâches avant de sélectionner une compétence.
Pour éditer ou supprimer les affectations d'une tâche, ou pour ajouter de nouvelles affectations à une tâche, cliquez avec le bouton droit sur la tâche et choisissez Affectations. Dans la boîte de dialogue Affectations qui s'affiche, vous pouvez ajouter ou supprimer des affectations, remplacer les affectations actuelles ou éditer les détails d'une affectation.
Si vous cliquez sur l'icône , la boîte de dialogue Affectations ouvre la boîte de dialogue Ouvrir une demande de ressource, dans laquelle vous pouvez rechercher une ressource ou une compétence à affecter.
Astuce : les affectations que vous ajoutez à une tâche dans la boîte de dialogue des affectations de tâches sont immédiatement enregistrées dans la base de données ; il n'est pas obligatoire de cliquer sur Appliquer ou Enregistrer dans cette boîte de dialogue. Si vous ajoutez une affectation de tâche et que vous cliquez sur Fermer, l'affectation ajoutée est conservée. Les modifications que vous apportez aux affectations existantes (éditions et suppressions) dans la boîte de dialogue des affectations de tâches sont automatiquement enregistrées lorsque vous cliquez sur Appliquer ou Enregistrer. L'icône
de la barre d'outils Tâches est désactivée indépendamment de la tâche exécutée (ajout, édition ou suppression), même après la fermeture de la boîte de dialogue. Comme l'enregistrement des modifications d'affectation est exécuté dans la boîte de dialogue des affectations de tâches, l'icône
ne doit pas apparaître en regard de la tâche dans le tableau des tâches lorsque vous ajoutez, modifiez ou supprimez des affectations dans cette boîte de dialogue.
Pour plus d'informations sur l'ajout, l'édition et la suppression d'affectations sur la page Tâches, reportez-vous à la rubrique Ajouter, éditer ou supprimer des affectations de ressources et de compétences à des tâches.
Ajouter, supprimer ou modifier des liens
Si vous disposez des privilèges requis pour gérer les liens de tâches, vous pouvez utiliser le Tableau des tâches ou le diagramme de Gantt pour effectuer vos modifications.
Astuce : lorsque plusieurs projets sont ouverts, vous pouvez ajouter des liens entre les tâches dans différents projets.
Pour ajouter, éditer ou supprimer des liens dans le diagramme de Gantt
Pour ajouter un lien dans le diagramme de Gantt :
- Si l'affichage des lignes de lien n'est pas encore activé, cliquez sur
dans la barre d'outils.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la barre correspondante du diagramme de Gantt et sélectionnez l'option Créer un lien.
- Cliquez sur la poignée Début ou Fin de la barre et faites glisser jusqu'au Début ou à la Fin de la tâche prédécesseur ou successeur, selon ce qui convient, pour établir le type de lien correct.
- Cliquez à nouveau pour terminer le lien.
Pour supprimer un lien dans le diagramme de Gantt, cliquez avec le bouton droit de la souris sur une ligne de lien et choisissez Supprimer le lien.
Pour éditer le type ou le délai d'un lien dans le diagramme de Gantt, cliquez avec le bouton droit de la souris sur une ligne de lien et choisissez Modifier lien.
Pour ajouter une ligne de progression au diagramme de Gantt
Dans l'onglet Options de Gantt de la boîte de dialogue Personnaliser la vue de tâche, vous pouvez définir une ligne de progression à afficher sur le diagramme de Gantt pour afficher les écarts de :
- dates de début et de fin actuelles et de référence d'une tâche
- durée restante d'une tâche et pourcentage d'achèvement d'une tâche
Sur cette base, toutes les tâches affichées :
- à gauche de la ligne de progression sont en retard sur le planning ;
- sur la ligne de progression sont dans les temps ;
- à droite de la ligne de progression sont en avance sur le planning.
Reportez-vous à la rubrique Appliquer une ligne de progression à un diagramme de Gantt.
Pour ajouter, éditer ou supprimer des liens pour une seule tâche dans le Tableau des tâches
- Dans le Tableau des tâches, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la tâche appropriée, puis choisissez Editer prédécesseurs ou Editer successeurs.
Les boîtes de dialogue Prédécesseurs ou Successeurs s'affichent, en fonction de l'option choisie.
- Pour ajouter, éditer ou supprimer des liens, procédez comme suit :
- Pour sélectionner une tâche prédécesseur, dans la boîte de dialogue Prédécesseurs, cliquez sur
. Dans la boîte de dialogue Sélectionner une tâche prédécesseur, développez l'arborescence et choisissez la tâche à affecter en tant que prédécesseur. Cliquez sur Affecter. Affectez d'autres prédécesseurs ou cliquez sur Fermer.
- Pour sélectionner une tâche successeur, dans la boîte de dialogue Successeurs, cliquez sur
. Dans la boîte de dialogue Sélectionner une tâche successeur, choisissez la tâche à affecter en tant que successeur. Cliquez sur Affecter. Affectez d'autres successeurs ou cliquez sur Fermer.
- Pour modifier un type de lien, double-cliquez sur la colonne Type de lien dans la boîte de dialogue Prédécesseur ou Successeur, puis choisissez le type de lien approprié.
- Pour modifier la durée d'un lien, double-cliquez sur la colonne Délai dans la boîte de dialogue Prédécesseur ou Successeur, puis entrez le nombre de jours correspondant à la durée (positif ou négatif).
- Pour supprimer un lien, sélectionnez la tâche, puis cliquez sur
.
Astuce : lorsque la boîte de dialogue s'ouvre, vous pouvez continuer à sélectionner des tâches dans le tableau des tâches, mais également ajouter, éditer ou supprimer les liens des tâches sélectionnées.
- Si vous choisissez de conserver vos modifications, cliquez sur
(Ctrl+S), sur la barre d'outils Tâches, pour enregistrer vos modifications ou sur
(Ctrl+Z) pour les annuler.
Remarque : vous ne pouvez sélectionner une tâche prédécesseur ou successeur qu'à partir des tâches du ou des projet(s) ouvert(s).
Pour ajouter des liens à plusieurs tâches dans le Tableau des tâches
- Dans le tableau, sélectionnez les tâches, puis cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Lier les tâches sélectionnées.
En fonction de l'ordre dans lequel ils apparaissent dans la vue, l'application crée des liens Fin-Début entre les tâches sélectionnées. En d'autres termes, un lien Fin-Début est appliqué entre la première et la deuxième tâche, puis entre la deuxième et la troisième, et ainsi de suite. S'il existe déjà un lien Fin-Début entre deux tâches, l'application tente alors d'appliquer chacun des autres types de liens possibles, sinon aucun lien n'est appliqué à la paire.
Astuce : pour plus d'informations sur l'ajout, la suppression ou l'édition des liens, avec des descriptions des types de lien et des délais, reportez-vous à la rubrique Ajouter, éditer ou supprimer des liens.
Ajouter, modifier ou supprimer des étapes de tâche
Si vous disposez des privilèges nécessaires, vous pouvez ajouter, modifier, supprimer ou mettre à jour l'avancement des étapes de tâche. Vous avez la possibilité d'ajouter des étapes de tâche en fonction de vos propres besoins ou d'utiliser, le cas échéant, les étapes prédéfinies issues des modèles de standardisation des étapes de votre entreprise. Pour plus d'informations sur les modèles d'étapes et sur l'utilisation des poids des étapes, reportez-vous à la rubrique Présentation des étapes de tâche.
- Dans le tableau des tâches, cliquez avec le bouton droit sur la tâche appropriée et sélectionnez Etapes pour afficher la boîte de dialogue Etapes.
- Dans la boîte de dialogue Etapes :
- Pour ajouter une étape individuelle, cliquez sur
. Cliquez sur les champs appropriés pour modifier les détails des étapes. Vous pouvez ajouter autant d'étapes que nécessaire. Chaque étape d'une tâche doit posséder un nom unique.
- Pour ajouter des étapes à un modèle, cliquez sur
. Dans la boîte de dialogue Sélectionnez un modèle d'étape de tâche, choisissez un modèle, cliquez sur Affecter, puis sur Fermer. Toutes les étapes définies dans le modèle sont ajoutées à la tâche. Vous pouvez affecter plusieurs modèles d'étapes de tâche à une seule tâche, mais vous ne pouvez affecter qu'un seul modèle à la fois.
- Pour modifier l'ordre des étapes dans la liste, sélectionnez l'étape à déplacer, puis utilisez les flèches
ou
pour la repositionner.
- Pour modifier les détails de l'étape, cliquez dans un champ, puis modifiez le contenu, si nécessaire. Vous ne pouvez pas modifier le nom des étapes ajoutées à partir d'un modèle.
- Pour supprimer une étape, sélectionnez-la et cliquez sur
. Pour supprimer plusieurs étapes, sélectionnez-les en maintenant enfoncée la touche Ctrl ou Maj tout en cliquant.
- Pour enregistrer la progression d'une étape, indiquez le pourcentage de travail effectué dans le champ % d'avancement étape. Si vous indiquez 100 %, la case Terminé correspondante est automatiquement cochée une fois les modifications enregistrées.
- Pour indiquer qu'une étape est terminée, cochez la case Terminé. Si vous cochez la case Terminé, le pourcentage d'avancement de l'étape passe à 100 une fois les modifications enregistrées.
Astuce : lorsque la boîte de dialogue s'ouvre, vous pouvez continuer à sélectionner des tâches dans le Tableau des tâches, mais également ajouter, éditer, supprimer ou mettre à jour la progression des étapes de tâche des tâches sélectionnées.
- Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue et conserver vos modifications ou sur Annuler pour fermer la boîte de dialogue sans conserver vos modifications.
- Si vous choisissez de conserver vos modifications, cliquez sur
(Ctrl+S), sur la barre d'outils Tâches, pour enregistrer vos modifications ou sur
(Ctrl+Z) pour les annuler.
Affecter, supprimer ou modifier des rubriques Bloc-notes
Les rubriques Bloc-notes sont créées dans le module Project Management, généralement par un administrateur. Vous pouvez utiliser les rubriques Bloc-notes pour partager des informations sur une tâche (son objet ou les instructions permettant de la terminer).
Pour utiliser les rubriques Bloc-notes d'une tâche :
- Dans le Tableau des tâches, cliquez avec le bouton droit de la souris sur une tâche et sélectionnez Modifier des blocs-notes de tâche.
La boîte de dialogue Blocs-notes de tâche affiche une liste des rubriques Bloc-notes existantes pour la tâche, le cas échéant.
- Dans la boîte de dialogue Blocs-notes de tâche, exécutez l'une des actions suivantes :
- Pour affecter une rubrique Bloc-notes à une tâche, cliquez sur
. Sélectionnez la rubrique Bloc-notes à affecter, puis cliquez sur Affecter et sur Fermer.
- Pour afficher, ajouter ou modifier les notes d'une rubrique, double-cliquez sur le champ Description de la rubrique Bloc-notes, puis cliquez sur le bouton Parcourir pour afficher un éditeur de texte. Ajoutez, modifiez ou supprimez des commentaires, si nécessaire. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur OK.
- Pour supprimer une affectation de rubrique Bloc-notes, sélectionnez la ligne correspondante, puis cliquez sur
.
Astuce : lorsque la boîte de dialogue s'ouvre, vous pouvez continuer à sélectionner des tâches dans le Tableau des tâches, mais également affecter, réviser ou supprimer des rubriques Bloc-notes des tâches sélectionnées.
- Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue et conserver vos modifications ou sur Annuler pour fermer la boîte de dialogue sans conserver vos modifications.
- Si vous choisissez de conserver vos modifications, cliquez sur
(Ctrl+S), sur la barre d'outils Tâches, pour enregistrer vos modifications ou sur
(Ctrl+Z) pour les annuler.
Copier, couper et coller les tâches ou les données de colonne
Les fonctions Couper, Copier, Coller et Remplir vers le bas sont accessibles par le menu Edition () de la barre d'outils des tâches. Lorsque plusieurs projets sont ouverts sur la page Tâches, vous pouvez couper, copier et coller les tâches d'un projet à l'autre à votre gré, comme vous le feriez dans un même projet.
Pour copier une tâche :
Sélectionnez la tâche à copier. Dans le menu Edition de la barre d'outils, choisissez
Copier (Ctrl+C).
Pour couper une tâche :
Sélectionnez la tâche à couper. Dans la barre d'outils, cliquez sur
(Ctrl+X).
Pour coller une tâche :
Sélectionnez la ligne au-dessus de l'emplacement où vous souhaitez insérer la tâche copiée ou coupée au préalable. Dans le menu Edition de la barre d'outils, choisissez
Coller (Ctrl+V). Une tâche coupée ou copiée peut être collée plusieurs fois jusqu'à ce que vous enregistriez les données, coupiez ou colliez un autre élément ou quittiez la page Tâches.
Utiliser la fonction Remplir vers le bas pour copier les données de colonne dans des lignes non continues
- Cliquez dans la cellule de la colonne à copier, puis utilisez la combinaison Ctrl+clic pour sélectionner les lignes de destination.
Vous pouvez également utiliser la combinaison Maj+clic pour sélectionner des lignes adjacentes. - Dans le menu Edition de la barre d'outils, choisissez
Remplir vers le bas (Maj+1).
Utiliser la fonction Remplir vers le bas pour copier les données de colonne dans des lignes adjacentes
- Cliquez dans la cellule de la colonne à copier.
- Placez le curseur sur la poignée de sélection qui apparaît dans l'angle inférieur droit de la cellule. Le curseur prend une forme réticulaire.
- Cliquez et faites glisser la souris vers le haut ou le bas pour sélectionner les lignes dans lesquelles vous souhaitez effectuer la copie, puis relâchez le bouton de la souris.
Astuces supplémentaires sur les fonctions Copier, Couper et Coller
Pour copier, couper et coller des données entre plusieurs cellules, vous pouvez également sélectionner des données dans une cellule et utiliser les combinaisons de touches Ctrl+C (Copier), Ctrl+X (Couper) et Ctrl+V (Coller).
Lorsque vous coupez une tâche, tous les attributs le sont également.
Lorsque vous copiez une tâche, tous les attributs sont copiés, à l'exception de l'ID de tâche parce que chaque ID de tâche doit être unique. Une fois que vous avez enregistré vos modifications, un ID de tâche est affecté automatiquement à la tâche copiée, à l'aide de l'option ID par défaut définie dans les préférences.
Lorsque vous collez une tâche dans un autre projet, les éléments suivants sont exclus lors du collage de la tâche : codes tâche de niveau projet, codes tâche de niveau EPS (si les projets appartiennent à différents nœuds EPS), produits et documents et alertes.
Si vous êtes en mode Affichage des tâches groupé, que vous effectuez un couper ou un copier, et que vous collez une tâche, celle-ci adopte la valeur du groupe dans lequel vous effectuez l'opération de collage, à quelques exceptions près. Par exemple, si votre vue est regroupée par type de tâche, que vous copiez une tâche standard et que vous la collez dans le groupe dépendant des ressources, la tâche devient dépendante des ressources. Exception à la règle : dans certains cas, la logique d'entreprise d'application est invalidée en appliquant l'attribut du nouveau groupe. Par exemple, si vous copiez un jalon de début qui place une contrainte à un groupe de jalons de fin, la tâche devient un jalon de fin, mais la contrainte de début est supprimée parce qu'un jalon de fin ne peut pas être associé à une contrainte de début.
Chaque tâche modifiée par une opération de copier, couper ou coller affiche une icône () dans la première colonne. Par exemple, si vous copiez une tâche associée à des liens, la tâche copiée, ainsi que ses tâches prédécesseurs et successeurs affichent
indiquant qu'elles ont changé.
Rechercher des tâches
Vous pouvez rechercher rapidement les tâches à partir de critères de recherche appliqués à la colonne de données que vous spécifiez.
- Dans la ligne dans laquelle vous souhaitez commencer la recherche, cliquez dans la colonne du champ de données sur laquelle vous souhaitez lancer la recherche.
- Dans la barre d'outils, cliquez sur
(Ctrl+F).
- Entrez vos critères de recherche, indiquez vos options, puis cliquez sur Rechercher.
- La ligne de la première tâche qui répond à vos critères est mise en surbrillance. Pour passer à la ligne suivante, appuyez sur Alt+F.
Si aucune tâche ne répond à vos critères, le message Fin s'affiche. Le même message s'affiche après avoir passé en revue tous les résultats.
Afficher des liens de tâches dans Suivi Logique
Suivi Logique vous permet de naviguer en avant/arrière dans les séquences de tâches pour consulter les liens de type prédécesseur/successeur. Vous pouvez utiliser Suivi Logique pour déterminer pourquoi une tâche est prévue à un moment donné, en répondant à des questions telles que : certains prédécesseurs étaient-ils retardés ? Certains prédécesseurs ou successeurs ont-ils une contrainte obsolète ? Deux tâches censées avoir un lien de type « début-début » ont-elles actuellement un lien « fin-début » ? Pourquoi existe-t-il une marge négative ?
Pour ouvrir la boîte de dialogue Suivi Logique :
Cliquez avec le bouton droit sur une tâche du tableau des tâches et sélectionnez Suivi Logique dans le menu des tâches. La boîte de dialogue Suivi Logique s'affiche.
Pour analyser les liens de type prédécesseur ou successeur d'une tâche :
Sélectionnez la tâche que vous voulez analyser dans le tableau des tâches. Dans la boîte de dialogue Suivi Logique, la tâche que vous avez sélectionnée s'affiche dans une zone bordée de bleu. Les cadres de tâches situés à gauche de la tâche sélectionnée sont des prédécesseurs. Les cadres de tâches situés à droite de la tâche sélectionnée sont des successeurs. Les champs de tâche bordés de rouge représentent les tâches critiques.
Dans la boîte de dialogue Suivi Logique, les indicateurs visuels suivants représentent des tâches critiques, des liens critiques et des liens pilotes :
- Les cadres de tâches au contour rouge correspondent à des tâches critiques ; les cadres de tâches au contour noir correspondent à des tâches non critiques.
- Les lignes rouges continues représentent les liens critiques tandis que les lignes noires représentent les liens non critiques.
- Les lignes continues représentent les liens pilotes alors que les tirets représentent les liens non pilotes.
Pour des informations plus détaillées, notamment sur la personnalisation de l'affichage et l'impression du contenu Suivi Logique, reportez-vous à la rubrique Utilisation de Suivi Logique.
Modifier des dates ou durées de tâche dans le diagramme de Gantt
Il est facile de mettre à jour les dates et les durées d'une tâche en redimensionnant ou en déplaçant les barres du diagramme de Gantt.
Pour modifier la date ou la durée d'une tâche :
Cliquez sur une barre de tâche, des poignées de sélection apparaissent.
- Pour modifier la date de début ou la date de fin, faites glisser la poignée de sélection appropriée.
- Pour appliquer une contrainte de début au plus tôt, placez le curseur au centre de la barre et faites-le glisser le long de l'échelle de temps. Ensuite, indiquez si vous souhaitez appliquer une contrainte à la tâche à des fins de planification.
Si vous choisissez de ne pas afficher la boîte de dialogue, celle-ci ne réapparaîtra pas avant votre prochaine connexion. Chaque fois que vous déplacez une barre sur le diagramme de Gantt, votre décision d'ajouter ou non une contrainte s'applique jusqu'à ce que vous quittiez l'application et que vous vous reconnectiez.
Après avoir redimensionné ou déplacé une barre du diagramme de Gantt, lorsque vous enregistrez vos modifications, la durée restante de la tâche est recalculée à partir des nouvelles dates et du calendrier de la tâche. Comme le calendrier de la tâche est appliqué au moment de l'enregistrement, une date indiquée pour une tâche peut varier légèrement si elle tombe en dehors des jours ouvrés. En outre, si vous déplacez une barre du diagramme de Gantt, sans la redimensionner, la durée peut varier en fonction de la période de temps non travaillée du calendrier de la tâche.
Astuce : dans le diagramme de Gantt, vous pouvez imposer uniquement une contrainte de début au plus tôt. Vous pouvez appliquer d'autres types de contrainte, ainsi que des contraintes secondaires dans le tableau des tâches et dans l'onglet Statut de Détails de tâche.
Planifier des projets ouverts
Remarque : pour planifier un projet, vous devez disposer des privilèges requis pour ce projet. Lorsque plusieurs projets sont ouverts sur la page Tâches, vous devez disposer de ce privilège de projet pour tous les projets ouverts afin de pouvoir les planifier. Si vous ne possédez pas ce privilège pour tous les projets ouverts, l'icône
est désactivée.
- Dans la barre d'outils, cliquez sur
(F9).
- Sélectionnez l'une des options suivantes :
Sélectionnez Tous les projets utilisent leur propre date de mise à jour si vous souhaitez planifier tous les projets ouverts en fonction de la date de mise à jour actuellement spécifiée pour chaque projet ouvert. Sélectionnez cette option lorsque les projets ouverts possèdent des dates de mise à jour différentes et que vous souhaitez conserver ces dates.
Sélectionnez Appliquer la date de mise à jour sélectionnée à tous les projets ouverts lorsque vous souhaitez appliquer la même date de mise à jour à tous les projets ouverts au moment de la planification. Si vous sélectionnez cette option, cliquez sur
pour sélectionner une date de mise à jour. Par défaut, parmi les projets ouverts, l'application utilise la date de mise à jour au plus tôt en tant que date de mise à jour pour tous les projets ouverts, sauf si vous indiquez une autre date. Cette date par défaut s'affiche dans le champ Date de mise à jour à moins que vous la changiez.
- Sélectionnez la case Afficher le journal de planification une fois terminé si vous souhaitez afficher le journal du planning une fois le travail terminé.
Le journal du planning indique les erreurs, les avertissements, les exceptions ainsi que les informations de base sur la tâche, comme le paramétrage des options et les statistiques (par exemple nombre de tâches par statut). Le rapport apparaît dans une autre fenêtre du navigateur une fois le service de planification terminé. Vous pouvez également le visualiser ultérieurement, à partir de la page Projets > Outils.
- Pour vérifier les options, cliquez sur Options de planification.
Lorsque plusieurs projets sont ouverts sur la page Tâches, les options de planification qui s'affichent par défaut sont les options définies pour le premier projet répertorié sur la page Tâches. Lorsque vous modifiez les options de planification, celles-ci sont appliquées à tous les projets ouverts.
- Cliquez sur Planifier.
Sélectionner les tâches avec l'avancement attendu
Pour rechercher rapidement les tâches à mettre à jour, vous pouvez utiliser la fonction Eclairage sur l'avancement qui met en évidence toutes les tâches qui devraient être en cours sur une période spécifique. Cette période est définie par le plus petit incrément de l'échelle de temps actuelle depuis la dernière date de mise à jour. Par exemple, si l'échelle de temps en cours est définie sur Mois/Semaine, la fonction Eclairage sur l'avancement met en surbrillance toutes les tâches qui devraient être en cours pendant la semaine depuis la date de mise à jour.
Pour afficher ou masquer la fonction Eclairage sur l'avancement, dans la barre d'outils, cliquez sur .
Dans le diagramme de Gantt, la fonction Eclairage sur l'avancement affiche une couleur d'arrière-plan jaune, ou rideau, pour indiquer la période au cours de laquelle l'avancement s'est produit. Vous pouvez faire glisser l'extrémité de la zone mise en surbrillance afin de prolonger ou d'écourter la période.
Dans le tableau des tâches, toutes les tâches qui auraient dû progresser sont mises en surbrillance. Vous pouvez utiliser la combinaison de touches Ctrl+ flèche haut ou bas pour naviguer vers chaque tâche mise en surbrillance selon la séquence, en enregistrant l'avancement dans les colonnes de données appropriées. Pour calculer automatiquement l'avancement de certaines tâches, vous pouvez inclure la colonne Calcul automatique du réalisé dans votre vue afin d'activer cette option selon vos besoins pour des tâches spécifiques.
Ouvrir les projets avec dépendances d'un projet
Lorsqu'une tâche d'un projet est liée à une tâche d'un autre projet (liens inter-projets), ces projets dépendent les uns des autres. Lorsque vous utilisez des projets sur la page Tâches, vous pouvez ouvrir les projets avec dépendances d'un projet en procédant comme suit :
- Sur la barre d'outils Tâches, cliquez sur
pour afficher la boîte de dialogue Ouvrir les projets avec dépendances.
La boîte de dialogue répertorie tous les projets actuellement ouverts.
- Pour afficher les projets avec dépendances d'un projet, cliquez sur
en regard du nom du projet.
- Pour ouvrir un projet avec dépendances, sélectionnez-le dans la liste, puis cliquez sur OK. Pour ouvrir plusieurs projets avec dépendances, sélectionnez-les en maintenant enfoncée la touche Ctrl ou Maj tout en cliquant.
Si un projet avec dépendances est déjà ouvert, un message s'affiche. Cliquez sur OK pour fermer le message et la boîte de dialogue.
Choisir et organiser le contenu de la page Tâches
Astuce : pour réorganiser rapidement les colonnes actuellement affichées sur la page Tâches, faites un glisser-déposer.
Cliquez sur , puis effectuez vos sélections dans tous les onglets de la boîte de dialogue Personnaliser la vue de tâche.
Lorsque vous avez terminé votre personnalisation, dans le menu Vues de tâches de la barre d'outils des tâches (
), cliquez sur
Enregistrer la vue pour sauvegarder vos modifications ou, si vous souhaitez créer une nouvelle vue reflétant ces changements, cliquez sur
Enregistrer la vue sous.
Personnaliser la barre d'outils des tâches
La barre d'outils des tâches est divisée en sections fonctionnelles, telles que les paramètres d'affichage et les paramètres du diagramme de Gantt. Vous pouvez sélectionner les sections de la barre d'outils à afficher et à masquer.
Pour afficher ou masquer une section, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la barre d'outils, puis sélectionnez la section à afficher ou à masquer. Une coche indique que la section est actuellement affichée.
Astuce : pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Personnalisation de la barre d'outils des tâches.
Personnaliser la présentation visuelle
Pour masquer/afficher le diagramme de Gantt :
- Cliquez sur Afficher le diagramme de Gantt
pour afficher le diagramme.
- Cliquez sur Masquer le diagramme Gantt
pour masquer le diagramme.
Pour développer toutes les lignes d'une vue groupée :
Cliquez sur Agrandir tout
.
Pour réduire toutes les lignes d'une vue groupée :
Cliquez sur Réduire tout
.
Pour redimensionner une colonne :
Placez-vous sur le bord vertical de l'en-tête de colonne et faites glisser. Le curseur prend la forme d'une flèche horizontale lorsque la position est correcte.
Pour repositionner une colonne :
Placez le curseur dans un en-tête de colonne puis cliquez et faites glisser vers le nouvel emplacement.
Pour redimensionner les sections du tableau/diagramme :
Placez le curseur sur la barre verticale séparant le tableau du diagramme puis faites glisser et redimensionnez. Le curseur prend alors la forme d'une flèche horizontale lorsqu'il est correctement positionné sur la barre verticale.
Vous pouvez faire glisser la barre pour masquer toutes les colonnes du tableau à l'exception de la première colonne.
Ajuster l'échelle de temps
- Pour effectuer un zoom sur l'échelle de temps afin que toutes les barres soient visibles, cliquez sur
.
- Pour amener rapidement la barre d'une tâche ou d'un groupe particulier dans la zone d'affichage, double-cliquez à droite de la ligne de la tâche ou du groupe sur le diagramme.
- Pour ajuster manuellement l'échelle de temps, cliquez sur la partie supérieure de l'en-tête de l'échelle de temps et relâchez le bouton de la souris. Faites ensuite glisser la flèche horizontale qui apparaît.
- Pour modifier les paramètres de l'échelle de temps (comme Trimestre/Mois ou Période financière), vous pouvez cliquer sur la ligne d'en-tête de l'échelle de temps avec le bouton droit de la souris ou choisir des incréments d'échelle de temps dans l'onglet Personnaliser les barres de la vue.
Astuce : si l'option d'échelle de temps financière est disponible, sélectionnez-la pour afficher la plage de périodes financières définie dans le module Project Management. Si votre organisation assure le suivi des données réelles dans les périodes financières, mais que l'échelle de temps financière n'est pas disponible, les projets ne sont pas résumés par période financière (ce qui est déterminé par une préférence d'administration dans le module Project Management) ou les périodes financières ne sont pas correctement configurées. Contactez l'administrateur système pour résoudre le problème.
Développer la page Tâches pour l'ajuster à toute la zone d'affichage de l'écran
Le développement de la vue Tâches masque les éléments du navigateur et de l'interface d'application Web Access qui ne sont pas requis dans la vue.
Cliquez sur Mode plein écran
. Pour revenir à un affichage normal, cliquez sur Mode écran
.
Remarque : l'aide en ligne n'est pas disponible lorsque l'affichage est à l'état agrandi. Pour y accéder, revenez à l'affichage normal.
Afficher tous les liens ou uniquement les liens pilotes entre les tâches
- Cliquez sur Afficher tous les liens
pour afficher tous les liens entres les tâches dans le diagramme de réseau PERT ou le diagramme de Gantt.
- Cliquez sur Afficher uniquement les liens pilotes
pour afficher uniquement les liens pilotes entres les tâches.
Créer ou supprimer une vue
Vous pouvez créer une vue Tâche destinée à votre usage personnel ou que vous comptez partager avec des tiers que vous précisez. Si vous disposez des privilèges requis, vous pouvez également créer des vues globales accessibles à tous les utilisateurs. Pour plus d'informations sur la sécurité d'accès et des données pour l'affichage des tâches, reportez-vous à la rubrique Affichages des tâches.
Pour créer une vue :
- Dans la liste déroulante Visualiser, choisissez la vue sur laquelle baser la nouvelle vue.
Vous pouvez baser votre nouvelle vue sur une vue par défaut ou sur n'importe quelle vue personnalisée déjà existante.
- Dans le menu Vues de tâches de la barre d'outils (
), cliquez sur
Enregistrer la vue sous.
- Saisissez un nom unique pour la nouvelle vue, puis cliquez sur OK.
- Personnalisez la vue pour sélectionner le contenu et la présentation des données de la vue selon vos besoins. Pour plus d'informations sur la sélection du contenu et de la présentation, reportez-vous aux autres sections de cette page.
- Si vous souhaitez partager la nouvelle vue, utilisez l'onglet Personnaliser l'accès à la vue pour sélectionner les utilisateurs auxquels vous souhaitez autoriser l'accès. Par défaut, lorsque vous créez une vue, elle est enregistrée uniquement pour votre usage personnel, sauf si vous spécifiez un autre type d'accès.
- Après avoir personnalisé et spécifié l'accès aux vues, cliquez sur Enregistrer la vue.
Astuce : pour créer une vue pour gérer les structures WBS d'un projet, dans l'onglet Regroupement et le champ Niveau 1, choisissez WBS. Dans le champ Jusqu'au niveau, choisissez Tout.
Pour supprimer une vue :
Sélectionnez la vue dans la liste déroulante Vue pour l'afficher. Puis, dans le menu Visualiser de la barre d'outils
(
), cliquez sur Supprimer la vue
.
Regrouper et trier les tâches
Le regroupement permet de répertorier ensemble, ou de classer, toutes les tâches qui contiennent la même valeur pour un champ sélectionné. Si, par exemple, vous décidez d'effectuer un regroupement par projet, puis par ressource principale, la page Tâches regroupe les tâches par groupes de projets. Puis, au sein de chaque groupe de projets, les tâches sont à nouveau classées en fonction de la ressource principale. Enfin, dans chaque groupe de ressources principales, les tâches sont triées en fonction du champ de tri et de l'ordre de tri que vous avez définis (par exemple, date de début).
Dans le diagramme de Gantt, lorsque vous regroupez les tâches, une barre de résumé s'affiche pour chaque groupe. Vous pouvez plier et déplier le groupe selon vos besoins pour vous concentrer uniquement sur le résumé ou les détails des données de planning du projet.
Dans le tableau des tâches, lorsque vous regroupez des tâches, chaque niveau de regroupement est identifié et séparé par un bandeau ou un arrière-plan coloré. Vous pouvez choisir d'afficher les consolidations, ou le résumé des totaux, pour chaque groupe.
Remarque : des résultats d'affichage inattendus peuvent se produire lorsque les paramètres Heures par période sont stockés par calendrier dans le module Project Management et que vous regroupez les tâches par champs de durée, par exemple Durée initiale ou Durée planifiée. Si des résultats d'affichage inattendus apparaissent lors du regroupement de tâches par champs de durée, définissez votre préférence de format de durée sur Heures. Vous pouvez modifier votre préférence de format de durée dans Préférences globales. Reportez-vous à Spécifier le format des unités de temps, dates et devises dans Préférences globales pour plus de détails.
Exporter des données de tâche
- Choisissez ou personnalisez une vue pour afficher uniquement les données à exporter. Toutes les données, à l'exception des informations des lignes de groupes, sont exportées selon le format dans la vue des tâches courante.
- Dans la barre d'outils du menu Action (
), sélectionnez Exporter
.
- Indiquez si vous souhaitez ouvrir ou enregistrer le fichier d'exportation.
Importer des tâches
Vous pouvez importer des tâches dans un projet de P6 Web Access à partir d'un fichier Microsoft® Excel (.xls).
- Dans la barre d'outils du menu Action (
), sélectionnez Importer
.
Astuce : toutes les nouvelles tâches sont importées au niveau racine du projet. Si vous voulez importer des tâches dans une structure WBS particulière, sélectionnez la structure WBS voulue avant d'ajouter/d'importer les tâches.
- Entrez le nom du fichier à importer ou utilisez la fonction Parcourir pour le sélectionner, puis cliquez sur Soumettre.
- A l'issue de l'importation, affichez ou enregistrez le fichier journal de l'importation.
Si vous optez pour l'enregistrement du fichier, indiquez le format .txt, et acceptez ou modifiez le nom de fichier par défaut, puis cliquez sur OK.
Ajouter, supprimer ou modifier les codes tâche projet et les valeurs de code
Si vous disposez des privilèges appropriés, cliquez sur pour ouvrir la page Codes tâche. Sur la page Code tâches, tous les projets actuellement ouverts sont classés par ordre alphabétique. Pour afficher les codes tâche et les valeurs de code définies pour chaque projet, cliquez sur
en regard du nom du projet. Sur cette page, vous pouvez :
- afficher, supprimer ou modifier des codes tâches de niveau projet et des valeurs de code associés aux projets ouverts
- ajouter de nouveaux codes tâches de niveau projet et de nouvelles valeurs de code à n'importe quel projet ouvert
- convertir les codes tâche de niveau projet en codes tâche globaux ou EPS
Imprimer les vues des tâches
Pour imprimer la vue des tâches en cours d'affichage, cliquez sur dans la barre d'outils. Pour plus d'informations sur l'impression des vues de tâches, reportez-vous à la rubrique Impression des données de tâches.