In der Stundenerfassungsgenehmigung können Sie die Stundendetails für die Stundenerfassungstabelle (oben) und für die Vorgangstabelle (unten) anpassen. Sie können die Stundenerfassungen nach Status und Vorgänge nach Art filtern, Sie können Gruppierungsoptionen setzen, Spaltendaten sortieren und Spalten ein- oder ausblenden.
Wenn Sie die Stundenerfassungsgenehmigung anpassen, speichert die Anwendung die ausgewählten Werte automatisch und zeigt sie beim nächsten Öffnen der Stundenerfassungsgenehmigung an.
Hier erhalten Sie Informationen zu folgenden Themen:
- Stundenerfassungen nach Status filtern
- Vorgänge nach Art filtern
- Stundenerfassungen gruppieren
- Vorgänge gruppieren
- Spalten ein- oder ausblenden
- Stundenerfassungen oder Vorgänge sortieren
Stundenerfassungen nach Status filtern
Um Stundenerfassungen zu filtern, für deren Bearbeitung Sie zuständig sind, klicken Sie über der Stundenerfassungstabelle (oben) auf , und wählen dann eine der folgenden Statusarten:
Tipp: "Aktion erforderlich" ist zwar der Standardfilter, die Anwendung speichert Ihre Filtereinstellungen allerdings jedes Mal, wenn Sie die Stundenerfassungsgenehmigung verlassen.
- Aktion erforderlich: Zeigt die Stundenerfassungen an, die momentan von Ihnen genehmigt werden müssen und die den Status "Übermittelt", "Erneut übermittelt", "Vom Projektleiter genehmigt" oder "Vom verantw. Manager genehmigt" haben.
Hinweis: Die Statusarten "Vom Projektleiter genehmigt" und "Vom verantw. Manager genehmigt" werden nur verwendet, wenn die Stundenerfassungsgenehmigung sowohl vom Projektleiter als auch vom Ressourcenmanager benötigt wird. Beispiel: Wenn Sie ein Ressourcenmanager sind, zeigt der Filter "Aktion erforderlich" die Stundenerfassungen als "Vom Projektleiter genehmigt" an, wenn sie bereits von einem Projektleiter genehmigt wurden und Ihre Genehmigung noch benötigt wird.
- Übermittelt: Für die ausgewählte Erfassungsperiode werden die Stundenerfassungen mit dem Status "Übermittelt" und "Erneut übermittelt" angezeigt.
- Erneut übermittelt: Für alle Erfassungsperioden werden die Stundenerfassungen mit dem Status "Erneut übermittelt" angezeigt.
Hinweis: Erneut übermittelte Stundenerfassungen sind Nachweise, die ursprünglich abgelehnt, von der Ressource korrigiert und erneut zur Prüfung vorgelegt wurden.
- Nicht übermittelt: Für die ausgewählte Erfassungsperiode werden die Stundenerfassungen mit dem Status "Nicht übermittelt" und "Nicht gestartet" angezeigt.
- Genehmigt: Für die ausgewählte Erfassungsperiode werden die Stundenerfassungen mit dem Status "Genehmigt", "Vom Projektleiter genehmigt" oder "Vom verantw. Manager genehmigt" angezeigt.
Hinweis: Der Filter "Genehmigt" zeigt nur Stundenerfassungen mit dem Status "Genehmigt", "Vom Projektleiter genehmigt" oder "Vom verantw. Manager genehmigt" an, die Sie selbst genehmigt haben. Beispiel: Wenn Sie ein Ressourcenmanager sind, zeigt der Filter "Genehmigt" nicht die Stundenerfassungen mit dem Status "Vom Projektleiter genehmigt"an, auch wenn Sie für die Genehmigung derselben Stundenerfassung zuständig sind.
- Abgelehnt: Für die ausgewählte Erfassungsperiode werden die Stundenerfassungen mit dem Status "Abgelehnt" angezeigt.
- Alle: Für die ausgewählte Erfassungsperiode werden alle Stundenerfassungen angezeigt, für deren Bearbeitung Sie zuständig sind.
Vorgänge nach Art filtern
In der Vorgangstabelle (unten) können Sie "Alle Vorgänge", "Normale Vorgänge" oder "Gemeinkosten-Vorgänge" anzeigen. Normale oder reguläre Vorgänge sind alle projektbezogenen Tätigkeiten. Gemeinkosten-Vorgänge sind Tätigkeiten, die keinen Projektbezug haben, wie beispielsweise Urlaubszeiten.
Um die Ressourcen-Stundenerfassung aufzurufen, die Sie in der Stundenerfassungstabelle ausgewählt haben, klicken Sie über der Vorgangstabelle auf . Dann führen Sie Folgendes durch:
- Wählen Sie Alle Vorgänge, um alle regulären Tätigkeiten und alle Gemeinkostenvorgänge für die ausgewählte Erfassungsperiode anzuzeigen. Diese Option ist standardmäßig ausgewählt.
- Wählen Sie Normale Vorgänge, um nur projektbezogene Vorgänge für die ausgewählte Stundenerfassungsperiode anzuzeigen.
- Wählen Sie Gemeinkosten-Vorgänge, um nur Vorgänge für die ausgewählte Stundenerfassungsperiode anzuzeigen, die sich nicht auf Projektarbeit beziehen.
Stundenerfassungen gruppieren
In der Stundenerfassungstabelle können Sie die Liste der angezeigten Stundenerfassungen anhand vordefinierter Gruppierungsoptionen sortieren. Um Stundenerfassungen zu gruppieren, klicken Sie über der Stundenerfassungstabelle auf und wählen dann eine der folgenden Optionen: "Keine", "Status", "Letzter Prüfer", "Geprüft am" oder "Stundenerfassungszeitraum".
Die Standardgruppierung wird folgendermaßen von dem von Ihnen ausgewählten Filter abgeleitet:
- Wenn der Stundenerfassungsfilter "Genehmigt" oder "Abgelehnt" lautet, wird als Standardgruppierung Keine vorgegeben.
- Wenn der Stundenerfassungsfilter "Alle", "Aktion erforderlich", "Übermittelt" oder "Nicht übermittelt" lautet, wird als Standardgruppierung Status vorgegeben.
- Wenn der Stundenerfassungsfilter "Erneut übermittelt" lautet, wird als Standardgruppierung Stundenerfassungszeitraum vorgegeben.
Hinweis: Die Gruppierungsoption "Stundenerfassungszeitraum" steht nur zur Verfügung, wenn der Stundenerfassungsfilter "Erneut übermittelt" oder "Aktion erforderlich" lautet.
Wenn Sie nach einer beliebigen anderen verfügbaren Gruppierungsoption als "Keine" gruppieren, werden in den folgenden Spalten Rollup-Stundenerfassungsdaten angezeigt: "Projekt Normal/Überstunden", "Gemeinkosten Normal/Überstunden" und "Gesamtstunden".
Vorgänge gruppieren
In der Vorgangstabelle können Sie die Liste der angezeigten Vorgänge anhand folgender Optionen sortieren: "Keine" (einfache Liste aller Vorgänge), "Projekt", "PSP", "Rolle" oder "Status". Um eine Gruppierungsoption auszuwählen, klicken Sie über der Vorgangstabelle auf und wählen dann die gewünschte Gruppierungsoption. Die Vorgänge werden standardmäßig nach Projekt gruppiert.
Wenn Sie die Gruppierung anhand einer beliebigen verfügbaren Option (außer "Keine") durchführen, zeigen die folgenden Spalten die Rollup-Daten des Vorgangs an: "Ist-Einheiten ohne Überstunden", "Ist-Einheiten Überstunden", "Resteinheiten", "Übermittelte Einheiten ohne Überstunden", "Übermittelte Überstundeneinheiten".
Spalten ein- oder ausblenden
Um die Spalten auszuwählen, die in der Stundenerfassungstabelle oder in der Vorgangstabelle angezeigt werden sollen, klicken Sie über der entsprechenden Tabelle auf .
Um eine Spalte einzublenden, wählen Sie diese in der Liste "Verfügbare Spalten" aus. Dann klicken Sie auf , um die Spalte in die Liste "Ausgewählte Spalten" zu verschieben. Wenn
deaktiviert ist, ist die Spalte bereits in der Liste "Ausgewählte Spalten" vorhanden.
Um eine Spalte auszublenden, wählen Sie diese in der Liste "Ausgewählte Spalten" aus. Dann klicken Sie auf , um die Spalte in die Liste "Verfügbare Spalten" zu verschieben.
Hinweis: In der Stundenerfassungstabelle kann die Spalte "Ressourcenname", und in der Vorgangstabelle die Spalte "Vorgangsname" nicht ausgeblendet werden.
Mehrere Stundenerfassungen können Sie auswählen, indem Sie die Umschalt- oder Strg-Taste gedrückt halten. Mit den Pfeilen können Sie die Spalten in der Liste der ausgewählten Spalten nach oben oder nach unten verschieben.
Um die Standardspalteneinstellungen wieder aufzurufen, klicken Sie auf Standard. Wenn Sie alle Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf OK.
Stundenerfassungen oder Vorgänge sortieren
Zum Sortieren der Stundenerfassungs- bzw. der Vorgangsliste in aufsteigender Reihenfolge klicken Sie auf die Überschrift der Spalte, die Sie sortieren möchten. Klicken Sie erneut auf die Spaltenüberschrift, um die Sortierreihenfolge umzukehren. Beispiel: Sie könnten eine Sortierung in der Spalte "Übermittelt am" durchführen, um die Stundenerfassungen in der Reihenfolge zu überprüfen, in der sie übermittelt wurden.
Wenn Sie eine Gruppierungsoption ausgewählt haben, werden die Daten innerhalb jeder Gruppe sortiert. Beispiel: Wenn Sie Stundenerfassungen nach Status gruppieren und eine Sortierung in der Spalte "Übermittelt am" durchführen, werden die Stundenerfassungen innerhalb jeder Statusart in der Reihenfolge anzeigt, in der sie übermittelt wurden (falls sie übermittelt wurden).
Standardmäßig wird die Stundenerfassungstabelle nach Ressourcenname und die Vorgangstabelle nach Vorgangsname sortiert.