Utilisez la boîte de dialogue Détails du document pour afficher les détails d'un document personnel. De plus, si vous disposez des droits d'accès appropriés, conformément à la politique de sécurité du document, vous pouvez modifier les détails d'un document.
La page Détails du document contient trois onglets : Général, Version et Historique.
Général
L'onglet Général affiche des informations générales sur le document. Seuls six champs de cet onglet peuvent être édités : Titre, Politique de sécurité, Modèle de document, Propriétaire, Catégorie de document et Numéro de référence.
- Le champ Titre est obligatoire. Mettez ce champ à jour avec un nouveau titre de document.
- Le champ Politique de sécurité s'affiche dans un menu déroulant et comprend trois options : Personnel, Lecture seule et Partagé. L'option Personnel signifie que seul l'utilisateur qui a ajouté le document peut le visualiser, le modifier ou le supprimer. L'option Lecture seule signifie que le document peut être visualisé par tous les membres de l'équipe mais qu'il ne peut pas être modifié ou supprimé. L'option Partagé signifie qu'un document peut être visualisé, modifié ou supprimé par tous les membres d'une équipe de projet.
- Le champ Modèle de document, s'il est sélectionné, permet d'utiliser le document comme modèle. Ce modèle permet ainsi de créer de nouveaux documents.
- Le champ Propriétaire correspond à l'utilisateur responsable du document. Vous pouvez rechercher la personne à affecter à ce champ.
- Le champ Catégorie de document correspond à la classification à utiliser pour organiser divers documents. La catégorie est configurée dans l'application cliente/serveur par l'utilisateur.
- Le champ Numéro de référence correspond au numéro de catalogue ou de référence des documents. Le numéro de référence est défini par l'utilisateur.
Les champs restants de l'onglet Général sont en lecture seule :
- Le champ Niveau d'accès détermine qui peut accéder au document. Trois niveaux d'accès existent : Projet, Groupe de travail et Personnel. Projet signifie que si vous avez accès au projet, vous aurez accès à ce document. Groupe de travail signifie que si vous appartenez au groupe de travail, vous aurez accès à ce document. Personnel signifie que seul l'utilisateur qui a créé le document y aura accès.
- Le champ Auteur correspond à la personne qui a créé ou rédigé le document.
- Le champ Version correspond à la dernière version du document.
- Le champ Dernière modification effectuée par indique le nom de la dernière personne à avoir modifié le document.
- Le champ Date de modification indique la date et l'heure de la dernière modification du document.
- Le champ Format indique le format de l'application dans lequel le document a été créé ou contrôlé après sa mise à jour.
- Le champ Taille indique la taille du document en Ko.
- Le champ Statut de la vérification indique si le document est en cours de vérification, ainsi que l'état actuel. Si le document n'est pas en cours de vérification, ce champ est vierge. Etats de vérification possibles : Vierge, En cours de vérification, Approuvé, Rejeté et Arrêté.
Version
L'onglet Version affiche des informations sur les versions du document.
- Le champ Version répertorie toutes les versions du document sous forme de liens. Cliquez sur le lien correspondant au numéro de version pour afficher le document correspondant.
- Le champ Statut de la vérification contient un lien précisant si le document est en cours de vérification et indique l'état actuel. Si le document n'est pas en cours de vérification ou si la vérification n'est pas terminée, ce champ est vierge. Si le document est en cours de vérification, cliquez sur le lien pour ouvrir les détails de la vérification de n'importe quelle version du document.
- Le champ Modifié par indique le nom de la dernière personne à avoir modifié le document.
- Le champ Date de modification indique la date et l'heure de la dernière modification du document.
- Le champ Commentaires contient les commentaires saisis lorsqu'un document sorti a été de nouveau entré.
Historique
L'onglet Historique affiche l'historique du document.
- Le champ Date indique la date et l'heure de la dernière modification du document.
- Le champ Utilisateur indique le nom du dernier utilisateur à avoir modifié le document.
- Le champ Action indique les actions exécutées sur le document par l'utilisateur.
- Le champ Version indique la version du document qui a été modifié.