ワークフローテンプレートは、実行か中止かの決定を行う前に、新規作業要求を組織全体に回覧して情報を収集し、 状況を把握するためのプロセスを定義します。要求テンプレートは、新規プロジェクト要求を評価するときのワークフローを定義する際に使用します。
注意:ワークフローと関連機能を利用するには、P6 Web Accessワークフローリポジトリをインストールして設定する必要があります。詳細については、P6管理者にお問い合わせください。
標準テンプレートフォームのライブラリを作成し、組織特有のさまざまな作業要求に対するデータ、回覧、承認の要件を定義できます。ワークフローの各ステージにテンプレートデータ、回覧者、承認要件を設定できます。ワークフローステージでは、全員による承認などの必要な承認タイプを指定し、レビュー者として参加する組織内の人を指定できます。ワークフローが新しいステージに移行すると、ワークフローテンプレートでそのステージに指定されている各レビュー者に[アクション要求]エントリが作成されます。ユーザはダッシュボードでアクション要求情報を表示できます。ワークフローのいずれかのステージにおいてレビュー者がプロジェクト要求を却下した場合、その要求またはプロセスは起案者に戻って以降の処理が行われます。
通常は、組織のニーズを満たすワークフローテンプレート構造を定義する権限が1人のユーザに与えられ、作成されたテンプレートに従ったプロジェクト要求を開始する権限が複数のユーザに与えられます。テンプレートを作成してプロジェクト要求を起案する機能は、Project Managementアプリケーションでシステム管理者が定義したセキュリティ権限によって制御されます。
必要な権限がある場合、組織内で発生する通常の作業要求における情報収集とレビューの必要性に応じて、テンプレートをいくつでも定義できます。作成できるワークフローテンプレートの数に制限はありません。
Project Managementアプリケーションでは、[管理設定]で1人のユーザがワークフロー管理者に指定されます。ワークフロー管理者を選択することで、アクティブプロジェクト要求内のステージでレビュー者全員が削除された場合でも、ワークフローを移行するよう任意のユーザに通知できます。
注意:このような状況が発生するのは、レビュー者に指定されたすべてのユーザが削除されたか、回覧プロジェクトコードが削除されたか、回覧プロジェクトコードにマップされているユーザが削除された場合です。