当P6 Web Access配置为使用内容存储库时,“项目>文档”页会显示包含与所有已打开项目相关的文档的文件夹的列表。
在“文档”页中,您可以查看、Check In、Check Out以及从一个或多个项目下载所选文档,将其他条目与所选文档相关联,以及跨项目比较文档。
如果具有适当权限,您就可以编辑文档信息或使用所选文档作为模板为多个项目创建相同类型的新文档。
我想要
开始之前请阅读这些提示
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可对文档执行的操作取决于文档安全证书。
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启动审批功能仅在安装和配置了工作流程存储库时可用。有关工作流程存储库状态的详细信息,请咨询您的P6管理员。
根据内容存储库的配置,按作者搜索的功能可能不可用。有关您的内容存储库支持的Web Access功能的信息,请咨询您的P6管理员。
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如果P6 Web Access与Oracle Universal Content Management内容存储库结合使用,您的项目工作组文档将显示在“我的文档”portlet中的搜索结果中。
“项目”页面
查看项目文档
“项目”页面提供了每个打开项目的文件夹的列表。通过展开文件夹并选择它包含的文档,您可以查看文档详情。
“项目”页面工具栏任务
- 单击“刷新”
以更新“项目”页面的视图。
- 单击“增加文档”
或单击“增加文档”
菜单的箭头
,然后选择
以增加文档菜单选项以及增加项目文档(含内容存储库)。
- 选择“视图”
菜单的箭头
以选择用于查看和下载文档的选项。
- 选择“更改存取”
菜单的箭头
以选择用于更改文档存取权限的选项。请参阅更改存取菜单选项。
- 单击“删除紧前作业”
以删除所选作业的紧前作业逻辑关系。请参阅删除。
- 单击Check In/Check Out
菜单的箭头
以选择用于Check In和Check Out文档的选项以及撤消Check Out的选项。请参阅Check In/Check Out菜单的选项。
- 单击“启动审批”
会打开一个对话框,您可以在其中完成所选文档的预览以及提供意见和批准。请参阅启动审批图标和审批文档。
- 单击“增加到最近”
以将选择的文档增加到最近的文档列表。
- 单击“剪切/粘贴”
菜单的箭头
以选择用于剪切和粘贴文档以将其移至不同位置的选项。请参阅剪切/粘贴菜单选项。
- 单击“电子邮件”
以使用电子邮件将文档发送给有权限的收件人。请参阅使用电子邮件发送文档。
- 单击“搜索”
菜单的箭头
以选择用于关键字搜索以及清除搜索结果以找到文档的选项。请参阅搜索文档。
根据您的权限,在“项目”页面中选择文档会导致以下“文档详情”页面显示有关所选文档的信息:
“工作产品和文档”页面
查看创建的不含内容存储库的工作项目和文档
“工作产品和文档”页面使您能够在Web Access中查看在P6 Project Management中创建的不含内容存储库的文档列表。
“工作产品和文档”页面工具栏任务
- 单击“刷新”
以更新“工作产品和文档”页面的视图。
- 单击“删除紧前作业”
以删除所选作业的紧前作业逻辑关系。请参阅删除。
- 单击“电子邮件”
以允许您使用电子邮件将文档发送给有权限的收件人。请参阅使用电子邮件发送文档。
根据您的权限,在“工作产品和文档”页面中选择文档会导致以下“文档详情”页面显示有关所选文档的信息:
常用
“常用”页面显示常用文档信息。在该页面上仅能编辑六个字段:标题、安全证书、模板文档、所属者、文档类别和参考编号:
- 标题是必填字段。利用新标题为文档更新该字段。
- 安全证书在下拉菜单中显示,有三个安全选项:个人、只读和共享。“个人”表示只有增加文档的用户才能查看、修改或删除文档。“只读”表示所有团队成员都可以查看文档,但不能修改或删除。“共享”表示所有项目团队成员可以查看、修改或删除文档。
- 模版文档,如果选中,将允许该文档用作模板。该模板可轮流用于创建新文档。
- 所属者是指负责文档的人。您可以浏览以向该字段分配此人。
- 文档类别是一种分类,可用于组织不同的文档。用户在客户端/服务器应用程序中设置该类别。
- 参考编号是文档的参考或目录编号。参考编号由用户定义。
“常用”页面上的尚需字段为只读:
- 存取等级确定了谁能存取该文档。有三个存取级别:项目、工作组和私有。项目表示如果您可以存取该项目,就可以存取该文档。工作组表示如果您包括在工作组中,您将可以存取该文档。私有表示只有创建该文档的用户才能存取该文档。
- 作者是书写或创建文档的人。
- 版本是文档的最新版本。
- 最后修改者列出了文档的最后修改人的名称。
- 修改日期列出了最后修改文档的日期和时间。
- 格式列出了创建文档的应用程序格式或在更新后check in的格式。
- 大小表示文档的大小(按KB计算)。
- 审批状态表示是否文档在审批中并列出了当前的状态。如果文档不是在审批中,此字段则为空白。审批状态为空白、审批中、已批准、已驳回和已终止。
说明
“说明”页面显示了特定于文档的所有备注。输入并格式化该页上有关文档的备注。
关联事项
“关联事项”页面显示了与文档的名称和说明关联的所有事项。关联事项可以包括作业、文档、WBS或问题。
要关联到条目:
- 单击要关联事项类型的图标。
关联作业或WBS元素
关联问题
关联文档
- 导航到事项。
- 单击“确定”,然后单击“关闭”。
版本
“版本”页面显示有关文档版本的信息。
- 版本以链接的方式列出了所有文档的版本。单击版本号的链接以查看文档。
- 审批状态是一个链接,表示是否文档在审批中,并列出了当前状态。如果文档不处于审批状态中或审批已完成,则该字段为空白。如果文档处于审批状态,单击链接以打开任何版本文档的审批详情。
- 修改者列出了文档的最后修改人的名称。
- 修改日期列出了最后修改文档的日期和时间。
- 意见列出了在已经check out的文档重新check in时输入的任何意见。
历史
“历史”标签显示文档的历史。
- 日期列出了最后修改文档的日期和时间。
- 用户列出了最后修改文档的用户名。
- 操作列出了用户对文档进行的操作。
- 版本列出了修改文档的版本。
在文档上执行操作
除了查看文档详情外,您还可以增加和编辑文档及文件夹。单击文档工具栏中的图标可执行以下功能:
提示:
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可对文档执行的操作取决于文档安全证书。
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启动审批功能仅在安装和配置了工作流程存储库时可用。有关工作流程存储库状态的详细信息,请咨询您的P6管理员。
刷新单击“刷新”以更新“文档”页的“项目”或“工作产品和文档”页面中所列内容的视图。
- 增加文档
打开“选择文件”对话框,您可以从中选择要增加到项目的文档。有关更多信息,请参阅增加项目文档。
- 从现有模板复制打开“选择一个模板来复制”对话框,您可以在其中选择要用于创建新文档的模板。有关更多信息,请参阅从已存在的模板复制文档。
- 创建一个新的模板打开“选择文件”对话框,您可以在其中从您的硬盘驱动器或远程位置选择要用作新模板的文件。
- 增加文件夹
为项目创建新的文档文件夹。打开“增加文件夹”对话框,您可以在其中选择新文件夹的名称和安全证书,之后新文件夹会显示的项目文件夹中。有关更多信息,请参阅增加文件夹。
备注:
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当您在portlet中打开“文档”页时,工具栏中会显示
“编辑详情”图标。选择一个文档,然后单击“编辑详情”,将会打开“文档详情”对话框,其中提供了有关文档以及“常用”、“说明”、“相关条目”、“版本”和“历史”页中的可编辑字段的信息。(有关详细信息,请参阅文档详情或文件夹详情。)
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从Web Access的“项目”工具栏中打开“文档”页时,不会显示“编辑详情”图标。从“项目”页面或“工作产品和文档”页面中选择文档会导致显示相关的“文档详情”页面。
- 查看文档
在新浏览器窗口中打开所选文档的只读副本。有关更多信息,请参阅查看。
- 使用AutoVue查看
在Web Access中启动Oracle的AutoVue,以查看和标记多种格式的文档,其中包括使用计算机辅助设计(CAD)和计算机辅助制造(CAM)应用程序开发的文件。如果您的P6 Web Access系统配置了内容存储库,则可以使用此功能。有关Oracle的AutoVue的详细信息,请参阅AutoVue在线帮助和产品文档。
- 下载
以将文档的副本保存到您的本地计算机或另一个指定的位置。有关更多信息,请参阅下载。
更改存取等级 “更改存取”菜单中的选项使您能够更改对文档的存取权限,包括:
- 成为私有
更改存取使文档只有文档所属者可访问。有关更多信息,请参阅存取。
- 分配给项目
打开“选择项目”对话框,您可以在其中将文档重新分配给另一个项目。
- 分配给工作组
打开“选择工作组”对话框,您可以在其中将文档重新分配给另一个工作组。
删除以删除选择的文档。有关更多信息,请参阅删除。
Check In/Check Out“Check In/Check Out”菜单中的选项使您能够:
- Check In
解除对check out文档的锁定,并使您能从本地计算机上传文档的更新副本或新文档。仅当您Check Out了选中文档并在Project Management模块中分配了合适的安全权限时,此链接才启用。
- Check Out
将文档的副本保存到本地计算机或另一个指定的位置,并锁定文档以防止其他用户对其进行同时更新。用户可查看和下载签出后文档,但其不能修改、删除或签出文档。仅在文档未签出或在审批中时,才启用此链接。
- 撤消Check Out
解除对文档的锁定并可提供给其他用户对其进行下载、修改、删除或Check Out。仅在Check Out文档且您是Check Out选中文档的用户或管理员超级用户时,才启用此链接。
备注:有关详细信息,请参阅check in、check out和撤消checkout。
启动审批 打开“启动审批”对话框,如果您有适当的权限,您可以在其中审批文档。有关更多信息,请参阅审批文档。
在新位置粘贴文档之前剪切文档。
在新文档粘贴文档。
备注:有关详细信息,请参阅剪切和粘贴文档。
电子邮件 打开了包括文档和诸如项目、文档名称和文档版本之类基本详情的链接的新电子邮件消息。您可指定收件人并在发送电子邮件之前编辑消息的主题和正文。有关详细信息,请参阅电子邮件。
打开“文档搜索”对话框,您可以在其中输入关键字搜索的文本,选择在项目中的所有文档的标题和内容中搜索、仅在当前版本中或所有版本中搜索关键字,需要时还可以限制结果, 有关更多信息,请参阅搜索。
- 清除搜索结果清除以前搜索的结果。
备注:如果您的内容存储库支持,还可以使用按作者搜索的功能。有关您的内容存储库支持的Web Access功能的信息,请咨询您的P6管理员。
字段定义
- 标题
- 识别文档的名称。您可以键入新名称。
- 存取等级
- 使您能将文档更改为私有文档,并显示文档目前所属的项目的名称。
要从项目中删除文档,并使其成为仅供您查看的私有文档,请选择“私有”。
要向与项目相关联的所有用户提供文档,请选择“项目”。
- 安全证书
- 显示了应用于文档的安全证书。安全证书定义用户对文档的存取权限及其可在文档上执行的任务。如果您是文档所属者,则将启用此字段,您可选择另一个安全证书。更多>>
备注:如果您将文档存取等级更改为私有,则会删除此字段。
- 作者
- 在P6 Web Access中创建或增加文档的人员。
- 版本
- 文档的最新版本号。
- 最后修改者
- 最后对文档进行更新或执行操作的人员。
- 修改日期
- 文档最后更新的日期。
- 文档类别
- 用于对各种文档类型进行组织的分类。
- 格式
- 与文档相关联的文件类型。
- 大小
- 用KB计量的文件大小。
- 审批状态
- 表明文档是否在审批中。如果文档不是在审批中,此字段则为空白。
- 所属者
- 负责文档的人员。要更改所属者,请单击
。
- 参考编号
- 文档的参考编号或目录编号。
- 文档模板
- 用于表明文档是文档模板。请标记此字段,以便将此文档用作创建新文档的模板。