ワークフローテンプレートの作成機能は、システム管理者が定義するセキュリティ権限によって制御されます。通常、組織のニーズを満たすワークフローテンプレート構造を定義する権限が1人に与えられます。
必要な権限がある場合、テンプレートをいくつでも定義できます。P6 Web Accessで作成できるワークフローテンプレート数に制限はありませんが、入念な計画により、必要なテンプレート数と構造をより正確に判断できます。
プロジェクト要求を起案するユーザは使用可能なテンプレートから選択する必要があるため、あまりにも多くのワークフローテンプレートがあるとユーザをわずらわせることになりますが、計画によってこの問題を回避することができます。また、個々の新規要求のレビューと承認プロセスを自動化する際に、適切なワークフローが使用されることを保証できます。
計画のヒント
新規作業要求をレビューするプロセスが組織ですでに確立されている場合は、それらのプロセスをP6 Web Accessのワークフローテンプレートにマップするだけです。まだ確立されていない場合、以下のヒントをお読みください。
ワークフローテンプレートを作成する前に、以下を検討します。
- 特定のタイプの作業要求を誰に知らせるか
- 要求についてどのような情報が必要か
- 誰が要求を承認するか
- 必要なワークフローステージの数
テンプレートデータの要件、アクセス権、および各ステージのレビュータイプを指定する必要があるため、必要なデータタイプごとにレビュー者のグループを作成することで、 必要なステージの数を判断できます。たとえば、財務情報を提供またはレビューするグループ、スケジュールを検討するグループ、リソース割当を検討するグループのように、新規作業要求を主に検討する3つのロールグループがあるとします。
各ロールグループのメンバ全員が同一データへの同じアクセス権(編集権限や読取専用権限など)を必要とする場合、3つのステージからなるテンプレートを作成します。ただし、財務グループの一部のメンバはデータを提供する必要があり、残りのメンバはデータの表示権限しか必要ない場合、4つのステージが必要になります。
自動化するプロセスの詳細を明確にすることで、作成したテンプレートのライブラリは新規作業要求を検討する際の効果的なツールとなります。