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Workflow-Vorlagen planen

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Die Möglichkeit zur Erstellung von Workflow-Vorlagen wird durch Sicherheitsberechtigungen gesteuert, die vom Systemadministrator festgelegt werden. In der Regel ist eine Person berechtigt, die Workflow-Vorlagenstruktur zu definieren, die den Anforderungen des Unternehmens entspricht.

Wenn Sie über die erforderliche Berechtigung verfügen, können Sie so viele Vorlagen definieren, wie Sie benötigen. P6 Web Access ermöglicht die Erstellung einer unbegrenzten Anzahl von Workflow-Vorlagen. Durch sorgfältige Planung können Sie jedoch genauer bestimmen, wie viele Vorlagen und welche Struktur Sie benötigen.

Benutzer, die Projektanforderungen einleiten, müssen aus den verfügbaren Vorlagen auswählen. Durch eine durchdachte Planung können Sie verhindern, dass die Benutzer aus einer unübersichtlichen Vielzahl von Vorlagen auswählen müssen. Dadurch wird außerdem gewährleistet, dass der richtige Workflow zur Automatisierung des Prüfungs- und Genehmigungsablaufs bei neuen Anforderungen verwendet wird.

Tipps zur Planung

Wenn in Ihrem Unternehmen bereits Prozesse zur Prüfung neuer Arbeitsanforderungen festgelegt sind, werden Sie diese wahrscheinlich einfach in Workflow-Vorlagen von P6 Web Access übertragen. Falls nicht, kann es hilfreich sein, die folgenden Ratschläge zu berücksichtigen.

Legen Sie vor dem Erstellen einer Workflow-Vorlage Folgendes fest:

Da Sie die Vorlagendatenanforderungen, die Zugriffsrechte sowie die Prüfungsart jeder Phase festlegen, können Sie die nötige Zahl der Phasen einfacher ermitteln, wenn Sie die Prüfer gemäß den jeweils von diesen benötigten Daten gruppieren. Angenommen, es gibt drei Rollengruppen, die in der Regel neue Arbeitsanforderungen prüfen: eine Gruppe befasst sich mit den Finanzen, die zweite ist für die Terminierung zuständig und die dritte für die Ressourcenzuordnung.

Wenn alle Mitglieder einer Gruppe denselben Zugriff auf dieselben Daten benötigen (z. B. Schreib- statt nur Lesezugriff), sollten Sie für die Vorlage drei Phasen festlegen. Wenn jedoch zum Beispiel einige Mitglieder der Finanzgruppe Daten angeben müssen, während andere nur zum Anzeigen berechtigt sind, sind vier Phasen erforderlich.

Indem Sie die Details des zu automatisierenden Vorgangs klarstellen, können Sie dafür sorgen, dass die Vorlagenbibliothek zu einem praktischen Werkzeug für die Prüfung neuer Initiativen wird.

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