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Modèles de documents

Astuces

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Si P6 Web Access est installé et qu'un référentiel de contenu et un référentiel de workflow sont configurés, vous pouvez :

Qu'est-ce qu'un modèle de document ?
Un modèle de document est un document que vous pouvez copier pour créer de nouveaux documents dans P6 Web Access. Les modèles de documents vous sont permettent de créer de nouveaux documents à partir d'un document existant .

Par exemple, vous pouvez disposer d'un document Excel (.xls) que tous les membres du projet devront utiliser pour créer un rapport de dépenses mensuelles. Vous pouvez ajouter ce document en tant que modèle de document au projet. Tous les utilisateurs qui accèdent au projet peuvent copier ce modèle de document chaque fois qu'ils veulent créer leur propre rapport de dépenses pour le mois en cours. Lorsque des modifications sont apportées au modèle de document, tous les utilisateurs ayant accès au projet peuvent facilement créer des documents à partir du modèle de document mis à jour.

Remarque : la disponibilité des workflows, des modèles de documents et de leurs fonctionnalités nécessite l'installation et la configuration du référentiel de workflow de P6 Web Access. Pour plus d'informations, contactez votre administrateur P6.

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Créer et modifier des modèles de document

Si vous disposez des privilèges appropriés, vous pouvez créer et éditer des modèles de documents. Lorsque vous créez des modèles de document, vous pouvez :

Pour créer un nouveau modèle de document à partir du portlet Documents de projet

  1. Cliquez sur Espace de travail de projet dans la barre d'outils des projets pour afficher l'espace de travail de projet.
  2. Si plusieurs projets sont ouverts, choisissez le projet que vous voulez utiliser dans la liste Sélectionner un projet.
Remarque : si un seul projet est ouvert, la liste Sélectionner un projet ne s'affiche pas. Lorsque plusieurs projets sont ouverts, la boîte de dialogue Sélectionner un projet affiche la liste de tous les projets ouverts auxquels vous avez accès. L'ensemble des actions que vous effectuez, ainsi que toutes les données affichées sur la page, s'appliquent uniquement au projet sélectionné.
  1. Dans le portlet Documents de projet, dans la liste déroulante Ajouter un document, sélectionnez Créer un modèle de document. La boîte de dialogue Sélectionner un fichier s'affiche.
Astuce : si le portlet Documents de projet n'est pas affiché sur l'espace de travail de projet, cliquez sur Personnaliser et cochez la case Documents de projet dans la section Projet.
  1. Sélectionnez un fichier, puis cliquez sur OK.
  2. Cliquez sur détails pour mettre à jour les détails du document.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

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Pour créer un nouveau modèle de document à partir de la page Projets > Documents

  1. Cliquez sur docspage dans la barre d'outils des projets pour afficher la page Documents.
  2. Si plusieurs projets sont ouverts, choisissez le projet que vous voulez utiliser dans la liste Sélectionner un projet.
Remarque : si un seul projet est ouvert, la liste Sélectionner un projet ne s'affiche pas. Lorsque plusieurs projets sont ouverts, la boîte de dialogue Sélectionner un projet affiche la liste de tous les projets ouverts auxquels vous avez accès. L'ensemble des actions que vous effectuez, ainsi que toutes les données affichées sur la page, s'appliquent uniquement au projet sélectionné.
  1. Dans la liste déroulante Ajouter un document sur la page Documents, sélectionnez Créer un modèle de document. La boîte de dialogue Sélectionner un fichier s'affiche.
  2. Sélectionnez un fichier, puis cliquez sur OK.
  3. Mettez les détails du document à jour.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

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Copier un modèle de document existant

Après avoir créé un modèle de document de projet, vous pouvez le copier et l'utiliser pour créer ensuite des documents personnels, de projet et de groupe de travail.

Pour copier un modèle de document existant, vous devez d'abord accéder à la liste déroulante Ajouter un document dans le dossier Documents de projet correspondant au document.

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Pour copier un modèle de document existant à partir du portlet Documents de projet

  1. Cliquez sur Espace de travail de projet dans la barre d'outils des projets pour afficher l'espace de travail de projet.
  2. Si plusieurs projets sont ouverts, choisissez le projet que vous voulez utiliser dans la liste Sélectionner un projet.
Remarque : si un seul projet est ouvert, la liste Sélectionner un projet ne s'affiche pas. Lorsque plusieurs projets sont ouverts, la boîte de dialogue Sélectionner un projet affiche la liste de tous les projets ouverts auxquels vous avez accès. L'ensemble des actions que vous effectuez, ainsi que toutes les données affichées sur la page, s'appliquent uniquement au projet sélectionné.
  1. Dans le portlet Documents de projet, dans la liste déroulante Ajouter un document, sélectionnez Copier à partir du modèle existant. La boîte de dialogue Sélectionner un modèle pour la copie... s'affiche.
Astuce : si le portlet Documents de projet n'est pas affiché sur l'espace de travail de projet, cliquez sur Personnaliser et cochez la case Documents de projet dans la section Projet.
  1. Recherchez un modèle ou sélectionnez-en un dans la liste.
  2. Cliquez sur OK.
  3. Cliquez sur détails pour mettre à jour les détails du document.
  4. Cliquez sur Enregistrer.
Astuce : vous pouvez accéder à tous les modèles de documents qui existent pour le projet.

Vous pouvez également ajouter un nouveau modèle à partir des portlets Mes documents et Documents de la même manière.

Pour accéder à la page Ajouter un document pour un

Vous pouvez supprimer un modèle de document comme vous supprimez un document de projet.

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Pour copier un modèle de document existant à partir de la page Projets > Documents

  1. Cliquez sur docspage dans la barre d'outils des projets pour afficher la page Documents.
  2. Si plusieurs projets sont ouverts, choisissez le projet que vous voulez utiliser dans la liste Sélectionner un projet.
Remarque : si un seul projet est ouvert, la liste Sélectionner un projet ne s'affiche pas. Lorsque plusieurs projets sont ouverts, la boîte de dialogue Sélectionner un projet affiche la liste de tous les projets ouverts auxquels vous avez accès. L'ensemble des actions que vous effectuez, ainsi que toutes les données affichées sur la page, s'appliquent uniquement au projet sélectionné.
  1. Dans la liste déroulante Ajouter un document de la page Documents, sélectionnez Copier à partir du modèle existant. La boîte de dialogue Sélectionner un modèle pour la copie... s'affiche.
  2. Recherchez un modèle ou sélectionnez-en un dans la liste.
  3. Cliquez sur OK.
  4. Mettez les détails du document à jour.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
Astuce : vous pouvez accéder à tous les modèles de documents qui existent pour le projet.

Vous pouvez également copier un modèle à partir des portlets Mes documents et Documents de la même manière.

Pour accéder à la page Ajouter un document pour un

Vous pouvez supprimer un modèle de document comme vous supprimez un document de projet.

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Modifier le niveau d'accès d'un modèle de document

Modification du niveau d'accès à un modèle de document
Si vous désirez vous assurer qu'un modèle de document sera disponible pour vous seul, vous pouvez modifier le niveau d'accès du document de Public à Personnel ou Groupe de travail.

Lorsque vous modifiez le niveau d'accès du document, celui-ci ne fait plus office de modèle de document et les autres utilisateurs ayant accès au projet ne peuvent plus s'en servir pour créer de nouveaux documents.

Pour modifier le niveau d'accès

  1. Sélectionnez le document dans le portlet Documents de projet ou sur la page Documents.
  2. Sélectionnez le menu Rendre personnel, puis exécutez l'une des actions suivantes :

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