Das Workflowstatus-Formular ist eine grafische Darstellung des aktuellen Status einer Projektanforderung, die die neuesten Informationen zu allen Datenfeldern für Ihre Rolle im Workflow enthält: Initiator, Prüfer, Projektinhaber oder Benutzer mit der Berechtigung zum Anzeigen von Daten.
Die Informationen auf dem Workflowstatus-Formular sind schreibgeschützt.
Hinweis: Falls der Workflow Dokumente enthält, können Sie diese öffnen bzw. auf dem Desktop speichern und jeweils Änderungen vornehmen. Die überarbeitete Version kann jedoch nicht im Workflow gespeichert werden.
In diesem Bereich wird Folgendes beschrieben:
Grafischer Workflow
Die einzelnen Stufen eines Workflows sind durch grüne Quadrate gekennzeichnet, die mit den Namen der Stufe versehen sind. Genehmigte Stufen sind durch ein Häkchen gekennzeichnet. Abgelehnte Stufen werden durch ein X kenntlich gemacht.
Um detaillierte Informationen zu den Prüfern einer Stufe anzuzeigen, zeigen Sie mit der Maus auf das entsprechende Quadrat. Unabhängig von Ihrer Rolle im Workflow werden die folgenden Details angezeigt:
- Prüfungsart: "Jeder muss Prüfung vornehmen", "Jeder kann Prüfung vornehmen" oder "Jeder muss in Folge Prüfung vornehmen"
- eine Liste aller Prüfer für die Stufe
- ein Häkchen neben den Prüfern, die den Workflow bereits vorangebracht haben, ein Kennzeichen für die Genehmigung oder Ablehnung und die Angabe des Zeitpunkts
Prüfer ohne Häkchen haben ihre Aufgaben im Workflow noch nicht durchgeführt.
Klicken Sie zum Anzeigen der Arbeitsgruppe für den Workflow auf "Zusammenarbeiten". Diese Arbeitsgruppe stellt einen angepassten Arbeitsbereich dar, in dem alle zu diesem Workflow gehörenden Personen relevante Informationen austauschen können.
Datenfelder
Unabhängig von Ihrer Rolle bei der Anforderung stellen alle Datenfeldwerte, die im Workflowstatus-Formular angezeigt werden, die neuesten Informationen zur Projektanforderung dar. Welche Datenfelder angezeigt werden, hängt von Ihrer Rolle ab.
- Initiatoren können alle Datenfelder einsehen, die bei der Einleitung auf dem Anforderungsformular angezeigt wurden.
Initiatoren, die gleichzeitig Prüfer sind, können alle Datenfelder einsehen, die in der letzten Prüfungsstufe, für die sie vorgesehen waren, auf dem Anforderungsformular angezeigt wurden.
Initiatoren, die gleichzeitig Projektinhaber sind, können alle für die Workflow-Vorlage festgelegten Felder einsehen, wie unten dargestellt.
Initiatoren, die zudem über Berechtigungen zur Anzeige der Anforderung verfügen, können alle verfügbaren Felder für den Workflow einsehen, wie unten dargestellt.
- Prüfer können alle Datenfelder einsehen, die bei der letzten Stufe, die sie prüfen sollten, auf dem Anforderungsformular angezeigt wurden.
Prüfer, die gleichzeitig Projektinhaber sind, können alle für die Workflow-Vorlage festgelegten Felder einsehen, wie unten dargestellt.
Prüfer, die zudem über Berechtigungen zur Anzeige der Anforderung verfügen, können alle verfügbaren Felder für den Workflow einsehen, wie unten dargestellt.
- Projektinhaber können alle für die Projektanforderung verfügbaren Felder wie in der Workflow-Vorlage beschrieben einsehen. Kosten- und Finanzfelder, beispielsweise "Anfangsbudget" und benutzerdefinierte Kostenfelder, werden jedoch ohne Daten angezeigt, und sperrbare Projektcodes werden gar nicht angezeigt.
Projektinhaber, die auch über Berechtigungen zur Anzeige der Anforderung verfügen, können die Werte in den Kosten- und Finanzfeldern sowie die sperrbaren Projektcodes einsehen, wenn sie die entsprechende Sicherheitsberechtigung besitzen.
- Einzelbenutzer mit Berechtigungen zur Anzeige der Anforderung können sämtliche verfügbaren Felder wie in der Workflow-Vorlage definiert einsehen. Kosten- und Finanzfelder, beispielsweise "Anfangsbudget" und benutzerdefinierte Kostenfelder sowie sperrbare Projektcodes werden jedoch nur mit Werten angezeigt, wenn der Einzelbenutzer über die notwendigen Sicherheitsberechtigungen zum Anzeigen dieser Informationen verfügt.
Hinweis: Falls der Einzelbenutzer keine Berechtigung zur Anzeige von Kosten- und Finanzdaten hat, werden statt der Feldwerte Striche angezeigt. Die Felder für sperrbare Projektcodes werden in diesem Fall gar nicht angezeigt.