En tant que responsable d'approbation de feuilles de temps, vous pouvez envoyer une notification à une ressource de feuille de temps à tout moment. Vous pouvez, par exemple, rappeler à une ressource ou un groupe de ressources que des feuilles de temps n'ont pas encore été soumises.
Lorsque vous envoyez un courrier électronique, le corps du message est automatiquement rempli en fonction du filtre de feuille de temps sélectionné dans Timesheet Approval. Vous pouvez modifier le corps du message si nécessaire.
Pour envoyer un courrier électronique à une ressource de feuille de temps donnée
- Dans Timesheet Approval, sélectionnez la feuille de temps concernée dans le tableau des feuilles de temps.
- Cliquez sur
.
Le courrier électronique est automatiquement adressé à la ressource associée à la feuille de temps. L'objet et le corps du message sont automatiquement remplis en fonction du filtre de feuille de temps sélectionné. Vous pouvez modifier le message si nécessaire.
- Cliquez sur Envoyer un courrier électronique.
Pour envoyer un message à un groupe de ressources de feuilles de temps
- Dans Timesheet Approval (le cas échéant), cliquez sur
au-dessus du tableau des feuilles de temps pour sélectionner le filtre de feuille de temps qui convient.
Astuce : vous pouvez envoyer un courrier électronique à plusieurs ressources de feuille de temps, quels que soient les paramètres de filtre et de regroupement choisis. L'objectif de cette étape est de vous aider à classer au mieux vos feuilles de temps par groupes logiques avant d'envoyer un courrier électronique.
Si vous voulez, par exemple, envoyer un rappel à toutes les ressources de feuille de temps qui n'ont pas soumis de feuille de temps pour la période actuelle, définissez le filtre sur Non soumis.
Vous pouvez aussi choisir le filtre Tout, cliquer sur
et regrouper les feuilles de temps par Statut.
Pour plus d'informations sur les options de filtre et Grouper par, reportez-vous à la rubrique Personnaliser Timesheet Approval.
- Maintenez enfoncée la touche Ctrl ou Maj tout en cliquant pour sélectionner toutes les feuilles de temps associées aux ressources destinataires de votre message.
- Cliquez sur
.
Le courrier électronique est automatiquement adressé aux ressources associées aux feuilles de temps sélectionnées. L'objet et le corps du message sont automatiquement remplis en fonction du filtre de feuille de temps sélectionné. Vous pouvez modifier le message si nécessaire.
- Cliquez sur Envoyer un courrier électronique.