Eine Workflow-Vorlage definiert einen Vorgang, anhand dessen Anforderungen für neue Arbeit zur Genehmigung durch ein Unternehmen geleitet werden können. Anforderungsvorlagen werden verwendet, um Workflows für die Auswertung neuer Projektanforderungen zu definieren.
Hinweis: Workflows und verwandte Funktionen sind nur verfügbar, wenn das Workflow-Repository von P6 Web Access installiert und konfiguriert ist. Weitere Information erhalten Sie von Ihrem P6-Administrator.
Sie können eine Bibliothek mit Standard-Vorlagenformularen erstellen, um die Daten-, Weiterleitungs- und Genehmigungsanforderungen für die verschiedenen Arten von Arbeitsanforderungen in Ihrem Unternehmen festzulegen. Vorlagendaten, Weiterleitungsprinzipien und Genehmigungsanforderungen können für jede Phase des Workflows einzeln festgelegt werden. Für eine Workflow-Phase können Sie die Art der erforderlichen Genehmigung, z. B. Genehmigung durch alle, sowie die Personen im Unternehmen angeben, die als Prüfer beteiligt sind. Beim Übergang des Workflows zur nächsten Phase wird für jeden Prüfer, der für diese Phase in der Workflow-Vorlage festgelegt ist, ein Eintrag unter "Aktion erforderlich" hinzugefügt. Benutzer können Informationen zu "Aktion erforderlich" über ein Dashboard einsehen. Wenn die Projektanforderung in einer Workflow-Phase von einem Prüfer abgelehnt wird, geht der Workflow für weitere Maßnahmen zurück an den Initiator.
In der Regel ist nur eine einzige Person berechtigt, die Workflow-Vorlagenstruktur entsprechend den Unternehmensanforderungen zu definieren. Dagegen können viele Personen berechtigt sein, Projektanforderungen zu starten, die auf diesen Vorlagen beruhen. Die Fähigkeiten zum Erstellen von Vorlagen und Einleiten von Projektanforderungen unterliegen Sicherheitsberechtigungen, die vom Systemadministrator im Modul "Project Management" festgelegt werden.
Wenn Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, können Sie so viele Vorlagen definieren, wie nötig sind, um den Datenerfassungs- und Prüfungsanforderungen der gängigen Arbeitsanforderungen in Ihrem Unternehmen gerecht zu werden. Die Zahl der möglichen Workflow-Vorlagen ist nicht begrenzt.
Ebenfalls im Modul "Project Management" wird über die Administratoreinstellungen ein Benutzer als Workflow-Administrator festgelegt. Durch die Auswahl eines Workflow-Administrators wird sichergestellt, dass jemand benachrichtigt werden kann, um den Workflow weiterzuleiten, falls alle Prüfer in einer Phase einer aktiven Projektanforderung gelöscht wurden.
Hinweis: Dies kann vorkommen, wenn alle als Prüfer zugewiesenen Benutzer gelöscht werden, wenn ein Weiterleitungsprojektcode gelöscht wird oder wenn der Benutzer, der einem Weiterleitungsprojektcode zugeordnet ist, gelöscht wird.