Si P6 Web Access est configuré de sorte à utiliser le référentiel de contenu, vous pouvez effectuer une recherche en texte intégral sur des documents.
- Depuis l'espace de travail de projet, vous pouvez rechercher tous les documents de projet. Pour accéder à la page Rechercher, cliquez sur
dans le portlet Documents de projet de l'espace de travail de projet.
- Depuis un tableau de bord, vous pouvez rechercher tous les documents personnels et tous les documents de projet auxquels vous avez accès. Pour accéder à la page Rechercher, cliquez sur
dans le portlet Mes documents d'un tableau de bord.
- Depuis un groupe de travail, vous pouvez rechercher tous les documents qui appartiennent à ce groupe de travail et tous les autres documents de projet. Pour accéder à la page Rechercher, cliquez sur
dans le portlet Documents d'un groupe de travail.
Vous pouvez choisir d'effectuer une recherche simple à l'aide de mots-clés et d'opérateurs, ou d'effectuer une recherche avancée, qui est une recherche de documents plus complexe.
Astuce : vous ne pouvez rechercher que des documents de projet qui ont été ajoutés à P6 Web Access par un utilisateur pour lequel la fonctionnalité de référentiel de contenu a été configurée.
Durant la recherche, tous les documents répondant à vos critères de recherche sont affichés. Les documents sont classés par ordre de pertinence par rapport aux critères de recherche. Les documents qui répondent le mieux aux critères de recherche sont affichés en début de liste.
Pour effectuer une recherche simple de documents de projet
- Dans le portlet Documents de projet de l'espace de travail de projet, cliquez sur Rechercher dans la liste déroulante Rechercher. La boîte de dialogue Recherche de documents s'affiche.
- Entrez vos critères de recherche dans la zone de texte. Vous pouvez limiter la recherche à la version la plus récente des documents et indiquer le nombre maximum d'éléments que vous voulez afficher dans les résultats de la recherche.
Rechercher le titre et le contenu est un critère de recherche qui permet d'effectuer une recherche dans les titres des documents et dans leur contenu.
Rechercher uniquement dans les versions actuelles est un critère de recherche qui permet d'effectuer une recherche uniquement dans les versions actuelles du document.
Limiter les résultats à (100 maximum) vous permet de déterminer le nombre de documents dont les résultats seront affichés au cours de la recherche.
- Sélectionnez les conditions de recherche, puis cliquez sur Rechercher.
Pour effectuer une recherche avancée de documents de projet
- Dans le portlet Documents de projet de l'espace de travail de projet, cliquez sur Rechercher dans la liste déroulante Rechercher. La boîte de dialogue Recherche de documents s'affiche.
- Cliquez sur Avancé. Vous pouvez effectuer une recherche par personne ou par date.
Auteur lance une recherche de documents en fonction du nom de la personne ayant créé ou ajouté le document. Pour effectuer une sélection dans une liste d'utilisateurs P6 Web Access et Progress Reporter, cliquez sur
. Sélectionnez chaque utilisateur que vous voulez inclure dans la recherche et cliquez sur Ajouter. Pour terminer, cliquez sur Fermer.
Pour supprimer un utilisateur de la sélection, sélectionnez son nom, puis cliquez sur. Pour sélectionner plusieurs utilisateurs, appuyez sur la touche Ctrl et cliquez sur chaque utilisateur.
Dernière modification effectuée par effectue une recherche de documents en fonction du nom de la dernière personne à avoir modifié ces documents. Pour effectuer une sélection dans une liste d'utilisateurs P6 Web Access et Progress Reporter, cliquez sur. Sélectionnez chaque utilisateur que vous voulez inclure dans la recherche et cliquez sur Ajouter. Pour terminer, cliquez sur Fermer.
Pour supprimer un utilisateur de la sélection, sélectionnez son nom, puis cliquez sur. Pour sélectionner plusieurs utilisateurs, appuyez sur la touche Ctrl et cliquez sur chaque utilisateur.
Date de création recherche des documents en fonction de la date à laquelle ils ont été créés ou ajoutés à P6 Web Access. Pour définir une période de recherche, cliquez suret choisissez les dates de début et de fin.
Date de modification recherche les documents en fonction de la date de leur dernière mise à jour. Pour définir une période de recherche, cliquez suret choisissez les dates de début et de fin.
- Sélectionnez les conditions de recherche dans la liste des champs de recherche supplémentaires affichée. Vous pouvez choisir une combinaison de conditions ; chaque condition sélectionnée crée une instruction ET.
Par exemple, si vous sélectionnez l'utilisateur Jean Dujardin dans le champ Auteur en indiquant respectivement le 3 juin 2004 et le 5 juin 2004 comme date de début et date de fin de création, P6 Web Access recherche tous les documents qui ont été ajoutés par Jean Dujardin ET qui ont été créés entre le 3 et le 5 juin 2004.
Astuce : lorsque vous utilisez des options de recherche avancée, vous ne pouvez rechercher que les dernières versions des documents.
Pour effacer les résultats de la recherche
- Dans le portlet Documents de projet de l'espace de travail de projet, cliquez sur le menu déroulant Rechercher.
- Cliquez sur Effacer les résultats de la recherche. Tous les documents et dossiers existants s'affichent dans le portlet Documents de projet
Pour ajouter des documents de projet au dossier Documents de projet récents
Pour le dossier Documents de projet récents qui apparaît dans le portlet Mes documents, sélectionnez le titre de chaque document et cliquez sur . Vous pouvez ajouter jusqu'à cinquante documents de projet à ce dossier.
Remarque : vous ne pouvez ajouter que des documents de projet à la liste, et chaque document ne peut être ajouté qu'une seule fois.