Benutzer mit den entsprechenden Sicherheitsberechtigungen können in der Stundenerfassungsgenehmigung Stundenerfassungen bearbeiten, die für einen bestimmten Zeitraum eingereicht wurden.
Hier erhalten Sie Informationen zu folgenden Themen:
- Weitere Informationen über die Stundenerfassungsgenehmigung
- Auf der Registerkarte angezeigte Informationen
- Datum für die Stundenerfassungsperiode festlegen
- Stundenerfassungen nach Status filtern
- Stundenerfassungen genehmigen oder ablehnen
- E-Mail-Erinnerungen an Ressourcen senden
- Stundenerfassungsnotizen hinzufügen bzw. anzeigen
- Stundenerfassungs- und Vorgangstabelle anpassen
- Stundenerfassungsbericht ausführen
- Inhalte der Stundenerfassungs- und der Vorgangstabellen drucken
- Delegierten Genehmigungsmanager für Stundenerfassungen auswählen
Stundenerfassungsgenehmigung: Übersicht
Als Genehmigungsmanager für Stundenerfassungen können Sie Stundenerfassungen genehmigen oder ablehnen, Ressourcen über den Status der Stundenerfassungen benachrichtigen, Notizen zur Stundenerfassung hinzufügen und Stundenerfassungsberichte anzeigen. Sie können auch ermitteln, ob eine Ressource eine bestimmte Stundenerfassung nicht gestartet oder nicht übermittelt hat und einen delegierten Genehmigungsmanager zuweisen, der Ihre Stundenerfassungen bearbeitet, wenn Sie sie nicht selbst verarbeiten können (z. B. wenn Sie in Urlaub sind).
Die Administratoreinstellungen im Modul "Project Management" geben an, ob die Stundenerfassungen durch Ressourcenmanager und/oder Projektleiter geprüft und genehmigt werden müssen.
- Als Ressourcenmanager können Sie die Stundenerfassungen von Ressourcen prüfen, denen Sie als Genehmigungsmanager für Stundenerfassungen zugewiesen sind.
- Als Projektleiter können Sie die Stundenerfassungen von Ressourcen prüfen, die bestimmten Vorgängen in den Projekten zugewiesen sind, für die Sie zuständig sind.
- Wenn Sie ein delegierter Genehmigungsmanager eines Ressourcenmanagers sind, können Sie die Stundenerfassungen der Ressourcen prüfen, denen der Ressourcenmanager als Genehmigungsmanager für Stundenerfassungen zugewiesen wurde.
- Wenn Sie ein delegierter Genehmigungsmanager eines Projektleiters sind, können Sie die Stundenerfassungen der Ressourcen prüfen, die Vorgängen in den Projekten zugewiesen sind, für die Sie genehmigungsberechtigt sind. Ein Projektleiter kann Genehmigungsberechtigungen für die einzelnen Projekte an unterschiedliche Benutzer delegieren.
Hinweis: Um Stundenerfassungen anzuzeigen, zu genehmigen oder abzulehnen, benötigen Sie den entsprechenden Modulzugriff und die entsprechende Berechtigung. Um die Stundenerfassungsgenehmigung in P6 Web Access aufrufen zu können, muss die Stundenerfassungsgenehmigung in Ihrer Benutzeroberflächenansicht enthalten sein.
Welche Informationen werden in der Stundenerfassungsgenehmigung angezeigt?
In der Stundenerfassungsgenehmigung wird oben eine Stundenerfassungstabelle und unten eine Vorgangstabelle angezeigt. In der Timesheets-Tabelle sind alle Stundenerfassungen aufgeführt, für deren Verarbeitung Sie während der ausgewählten Stundenerfassungsperiode verantwortlich sind. Dies basiert auf den ausgewählten Filterkriterien ("Aktion erforderlich", "Übermittelt", "Nicht übermittelt" usw.).
In der Vorgangstabelle wird eine Struktur der Anzahl normaler Arbeitsstunden, Überstunden und Gesamtstunden angezeigt, die die Ressourcen der ausgewählten Stundenerfassungen Projektvorgängen zugeordnet haben.
Sowohl in der Timesheets-Tabelle als auch in der Vorgangstabelle können Sie aufgrund von vordefinierten Kriterien gruppieren und sortieren, die angezeigten Spalten anpassen, nach Stundenerfassungen oder Vorgängen suchen und den Inhalt der Tabelle drucken.
Datum für die Stundenerfassungsperiode festlegen
In der Stundenerfassungsauswahl wird das Datum der aktuellen Erfassungsperiode aufgeführt. Sie können eine andere Erfassungsperiode aus der Dropdown-Liste auswählen.
Die Feldbezeichnung für die Datumsauswahl ändert sich dynamisch entsprechend dem ausgewählten Filter. Wenn Sie z. B. den Filter auf "Übermittelt" setzen, lautet die Feldbezeichnung "Übermittelte Stundenerfassungen für".
Immer wenn Sie die Stundenerfassungsgenehmigung aufrufen, wird standardmäßig die Erfassungsperiode mit dem aktuellen Datum angezeigt (falls vorhanden).
Tipps:
-
Falls keine Erfassungsperiode für das Datum vorliegt, für das die Stundenerfassungen geprüft werden sollen, wurde die Periode nicht definiert. Die Stundenerfassungszeiträume werden im Modul "Project Management" definiert.
-
Wenn Sie die Stundenerfassungen nach dem Status "Erneut übermittelt" filtern, wird das Datum der Erfassungsperiode ignoriert und die Seite zeigt alle erneut übermittelten Stundenerfassungen unabhängig von der Erfassungsperiode an.
Stundenerfassungen nach Status filtern
Um Stundenerfassungen zu filtern, für deren Bearbeitung Sie zuständig sind, klicken Sie über der Stundenerfassungstabelle auf und wählen dann eine Filteroption.
Wählen Sie "Aktion erforderlich", um die Stundenerfassungen anzuzeigen, die momentan genehmigt werden müssen. Oder wählen Sie "Alle", um alle Stundenerfassungen anzuzeigen, für deren Bearbeitung Sie in der ausgewählten Erfassungsperiode zuständig sind. Sie können folgende Filter wählen: Übermittelt, Erneut übermittelt, Nicht übermittelt, Genehmigt oder Abgelehnt.
Tipp: "Aktion erforderlich" ist zwar der Standardfilter, die Anwendung speichert Ihre Filtereinstellungen allerdings jedes Mal, wenn Sie die Stundenerfassungsgenehmigung verlassen.
Weitere Informationen zu den einzelnen Filteroptionen finden Sie in Stundenerfassungsgenehmigung anpassen.
Stundenerfassungen genehmigen oder ablehnen
Filtern Sie die Stundenerfassungen nach dem Status "Aktion erforderlich", "Übermittelt" oder "Erneut übermittelt", wenn Sie Stundenerfassungen genehmigen oder ablehnen möchten. (Der Status "Aktion erforderlich" zeigt alle Stundenerfassungen an, die momentan genehmigt werden müssen). Markieren Sie die Stundenerfassung, die Sie genehmigen oder ablehnen möchten. Mehrere Stundenerfassungen können Sie auswählen, wenn Sie die Umschalt- oder Strg-Taste gedrückt halten. Wenn Sie eine Stundenerfassung auswählen, werden die zugehörigen Vorgänge in der Vorgangstabelle auf der unteren Seitenhälfte angezeigt.
Um die ausgewählte(n) Stundenerfassung(en) zu genehmigen, klicken Sie auf , oder Sie klicken mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Stundenerfassung und wählen Genehmigen. Um die ausgewählten Stundenerfassungen abzulehnen, klicken Sie auf
, oder Sie klicken mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Stundenerfassung und wählen dann Ablehnen aus.
Tipp: Wenn die Genehmigungsstufe "Automatische Genehmigung" oder "Automatische Übermittlung" lautet (wie in den Administratoreinstellungen im Modul "Project Management" angegeben), können Sie keine Stundenerfassungen genehmigen oder ablehnen.
Weitere Informationen finden Sie unter Stundenerfassungen genehmigen oder ablehnen.
E-Mail-Erinnerung an Ressourcen senden
Um eine Ressource an eine nicht gestartete, nicht übermittelte bzw. abgelehnte Stundenerfassung zu erinnern, wählen Sie die entsprechende Stundenerfassung aus und klicken auf . Mehrere Stundenerfassungen können Sie auswählen, wenn Sie die Umschalt- oder Strg-Taste gedrückt halten. Im E-Mail-Dialogfeld werden alle Ressourcen der ausgewählten Stundenerfassungen im Feld Bcc: aufgeführt. In die Bereiche für den Betreff und den Text der E-Mail wird automatisch der Text eingegeben, der der Filterauswahl der Stundenerfassung entspricht. Sie können den Text ändern. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf E-Mail senden.
Weitere Informationen finden Sie unter Senden einer E-Mail-Benachrichtigung für Stundenerfassungen.
Seitenanfang
Stundenerfassungsnotizen hinzufügen bzw. anzeigen
Um Notizen zu einer Stundenerfassung hinzuzufügen oder diese anzuzeigen, klicken Sie in der entsprechenden Zeile auf . Um eine Notiz einzugeben, geben Sie bis zu 20.000 Zeichen in das Textfeld "Notiz hinzufügen" ein und klicken dann auf Hinzufügen. Im Bereich "Notizenverlauf" des Dialogfelds "Stundenerfassungsnotizen" werden alle Notizen angezeigt, die für diese Stundenerfassung hinzugefügt wurden, wobei die aktuellste Notiz an erster Stelle steht. Wenn Sie mit dem Hinzufügen oder Anzeigen von Notizen fertig sind, klicken Sie auf Schließen.
Tipp: Um schnell die letzte zu einer Stundenerfassung hinzugefügte Notiz anzuzeigen, führen Sie den Mauszeiger in der entsprechenden Zeile über
. Wenn die Notiz länger als der dafür vorgesehene Platz ist oder wenn weitere Notizen vorliegen, klicken Sie auf Weiter, um das Dialogfeld "Stundenerfassungsnotizen" zu öffnen.
Weitere Informationen finden Sie unter Stundenerfassungsnotizen hinzufügen oder anzeigen.
Stundenerfassungs- und Vorgangstabelle anpassen
Zusätzlich zum Filtern der Stundenerfassungen nach Status können Sie die Vorgangsliste filtern, die Stundenerfassungs- oder die Vorgangsliste gruppieren und sortieren und auswählen, welche Spalten in den Tabellen angezeigt werden sollen.
Zum Filtern der Vorgangsliste klicken Sie über der Vorgangstabelle auf , dann wählen Sie als Filter "Alle Vorgänge", "Normale Vorgänge" oder "Gemeinkosten-Vorgänge".
Zum Gruppieren der Stundenerfassungs- bzw. der Vorgangsliste klicken Sie über der entsprechenden Tabelle auf und wählen dann einen Wert aus der Dropdown-Liste der Gruppierungsoptionen aus.
Zum Sortieren der Stundenerfassungs- bzw. der Vorgangsliste in aufsteigender Reihenfolge klicken Sie auf die Überschrift der Spalte, die Sie sortieren möchten. Klicken Sie erneut auf die Spaltenüberschrift, um die Sortierreihenfolge umzukehren.
Um auszuwählen, welche Spalten angezeigt werden sollen, klicken Sie über der entsprechenden Tabelle auf . Verschieben Sie die Spalten zwischen den Listen "Verfügbare Spalten" und "Ausgewählte Spalten", indem Sie die gewünschte Spalte auswählen und dann auf den Nach-rechts- bzw. Nach-links-Pfeil klicken. Mehrere Stundenerfassungen können Sie auswählen, indem Sie die Umschalt- oder Strg-Taste gedrückt halten. Mit den Aufwärts- und Abwärtspfeilen können Sie die Spalten in der Liste der ausgewählten Spalten nach oben oder nach unten verschieben. Um die Standardeinstellungen wieder aufzurufen, klicken Sie auf Standard. Wenn Sie alle Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf OK.
Weitere Informationen zum Anpassen der Stundenerfassungs- und der Vorgangstabelle finden Sie unter Stundenerfassungsdetails anpassen.
Stundenerfassungsbericht ausführen
Um einen Stundenerfassungsbericht auszuführen, klicken Sie über der Stundenerfassungstabelle auf , um das Dialogfeld "Zeitgenehmigungsberichte" zu öffnen. Im oberen Bereich des Dialogfelds finden Sie Standardberichte und vordefinierte Stundenerfassungsberichte, während im unteren Bereich die eigenen, von einem Administrator konfigurierten Berichte zu sehen sind.
Klicken Sie auf den Namen des Berichts, um einen Standardbericht auszuführen. Wenn der Bericht fertig gestellt ist, wird er automatisch im PDF-Format geöffnet. Sie können den Bericht speichern.
Um einen benutzerdefinierten Bericht auszuführen, wählen Sie diesen Bericht aus, klicken dann auf . Der Berichtstatus ändert sich in "Ausstehend". Während der Bericht ausgeführt wird, wechselt der Status in "Ausführung". Ist die Ausführung abgeschlossen, wechselt der Status in "Abgeschlossen". Wenn der Bericht fertig gestellt ist, klicken Sie auf den Namen des Berichts, um ihn im HTML-Format zu öffnen.
Um den Status des Berichts zu aktualisieren, nachdem Sie dessen Ausführung ausgewählt haben, klicken Sie auf . Um den Bericht abzubrechen, wählen Sie die Zeile mit dem benutzerdefinierten Bericht aus und klicken auf
.
Hinweis: Standardberichte zeigen standardmäßig immer Daten für die Stundenerfassungsperiode an, die Sie in der Stundenerfassungsgenehmigung auswählen. Wenn Sie die aktuelle Stundenerfassungsperiode auswählen, ist der Bericht leer. Benutzerdefinierte Berichte werden entsprechend dem Datum der Erfassungsperiode ausgeführt, das bei Erstellung des Berichts angegeben wurde. Wenn kein Erfassungsdatum angegeben wird, zeigt der Bericht nur die Daten für die aktuelle Erfassungsperiode an.
Weitere Informationen finden Sie unter Stundenerfassungsbericht ausführen.
Inhalte der Stundenerfassungs- bzw. der Vorgangstabelle drucken
Sie können den Inhalt beider Tabellen in der Stundenerfassungsgenehmigung drucken.
Zum Einstellen der Druckoptionen – wie Ausrichtung (Hochformat oder Querformat), Skalierung, Seitenränder oder Kopf- und Fußzeilen – klicken Sie über der entsprechenden Tabelle auf , um das Dialogfeld "Seite einrichten" zu öffnen.
Um eine Vorschau der Druckausgabe anzuzeigen, klicken Sie über der entsprechenden Tabelle auf , um das Dialogfeld "Seitenansicht" zu öffnen.
Um den Inhalt einer der beiden Tabellen zu drucken, klicken Sie über der entsprechenden Tabelle auf .
Weitere Informationen finden Sie unter Stundenerfassungsdetails drucken.
Delegierten Genehmigungsmanager für Stundenerfassungen auswählen
Gleichgültig, ob Sie Ressourcenmanager oder Projektleiter sind, Sie können einen delegierten Benutzer zuweisen, um Ihre Stundenerfassungen zu verarbeiten, wenn Sie sie nicht selbst verarbeiten können. Nachdem Sie einen Delegierten für Ihre Ressourcen oder Projekte ausgewählt haben, können Sie die Genehmigungsberechtigungen des Delegierten jederzeit aktivieren bzw. deaktivieren.
Um einen Delegierten auszuwählen, zu entfernen, zu aktivieren oder zu deaktivieren, klicken Sie auf .
Um einen Delegierten auszuwählen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Durchsuchen". Wenn Sie Ressourcenmanager sind, können Sie einen beliebigen Benutzer als Delegierten auswählen. Wenn Sie Projektleiter sind, können Sie jedem Projekt, für das Sie verantwortlich sind, einen Delegierten zuweisen.
Um einen Delegierten zu entfernen, markieren Sie den Namen des Benutzers und drücken die Entf-Taste.
Um die Genehmigungsrechte eines Delegierten zu aktivieren, markieren Ressourcenmanager das Kontrollkästchen neben dem Ressourcen-Delegierten und klicken auf "OK". Projektleiter markieren die Kontrollkästchen neben den Delegierten, die sie aktivieren möchten, oder sie markieren das oberste Kontrollkästchen, um alle Delegierten zu aktivieren.
Um die Genehmigungsrechte eines Delegierten zu deaktivieren, entfernen Sie das Häkchen im Kontrollkästchen neben dem Delegierten. Projektleiter entfernen das oberste Kontrollkästchen, um die Häkchen von den Kontrollkästchen aller Delegierten zu entfernen.
Wenn Sie die Genehmigungsrechte eines Delegierten aktivieren bzw. deaktivieren, erhält der Delegierte eine E-Mail-Benachrichtigung.
Hinweis: Wenn Sie die Genehmigungsrechte eines Delegierten aktivieren, bleiben Ihre eigenen Genehmigungsrechte als Ressourcenmanager oder Projektleiter bestehen. Wenn Sie einem Delegierten die Genehmigungsrechte dauerhaft übertragen möchten, markieren Sie einfach das Aktivierungskontrollkästchen, wenn Sie den Benutzer als Delegierten zuweisen.
Weitere Informationen zur Zuweisung von Delegierten finden Sie unter Delegierten Genehmigungsmanager für Stundenerfassungen zuweisen und aktivieren.