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Stundenerfassungs-E-Mail senden

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Als Genehmigungsmanager für Stundenerfassungen können Sie jederzeit eine E-Mail an eine Ressource senden, die ihre Stunden erfasst. Beispiel: Sie möchten eine Ressource oder eine Ressourcengruppe daran erinnern, dass sie ihre Stundenerfassungen noch nicht übermittelt haben.

Wenn Sie beschließen, eine E-Mail zu senden, werden im Text Ihrer E-Mail automatisch die Daten eingegeben, die auf Ihrer Filterauswahl in der Stundenerfassungsgenehmigung basieren. Sie können den Text der E-Mail nach Bedarf ändern.

So senden Sie eine E-Mail an eine einzelne Ressource.
  1. In der Stundenerfassungsgenehmigung wählen Sie die entsprechende Stundenerfassung in der Stundenerfassungstabelle aus.
  2. Klicken Sie auf E-Mail.

Die E-Mail wird automatisch an die zur Stundenerfassung gehörige Ressource gerichtet. Im Betreff und im Text Ihrer E-Mail werden automatisch die Daten eingegeben, die Ihrer Filterauswahl für die Stundenerfassung entsprechen. Sie können die E-Mail nach Bedarf ändern.

  1. Klicken Sie auf "E-Mail senden".
So senden Sie eine E-Mail an eine Ressourcengruppe.
  1. Klicken Sie in der Stundenerfassungsgenehmigung (sofern zutreffend) über der Stundenerfassungstabelle auf Filtern nach, um den entsprechenden Filter auszuwählen.
Tipp: Sie können eine E-Mail unabhängig von Filter- und Gruppierungseinstellungen an mehrere Ressourcen senden, die ihre Stunden erfassen. Dieser Schritt hilft Ihnen, Ihre Stundenerfassungen in logische Gruppen zu unterteilen, bevor Sie eine E-Mail senden.

Beispiel: Wenn Sie eine Erinnerung an alle Stundenerfassungsressourcen senden möchten, die ihre Stundenerfassung für die aktuelle Periode noch nicht eingereicht haben, setzen Sie den Filter auf "Nicht übermittelt".

Alternativ dazu können Sie, wenn Sie den Filter auf "Alle" setzen, auf Gruppieren nach klicken und die Stundenerfassungen nach Status gruppieren.

Weitere Informationen zu den Filter- und Gruppierungsoptionen finden Sie in Stundenerfassungsgenehmigung anpassen.

  1. Indem Sie die Umschalt- oder Strg-Taste gedrückt halten, können Sie die Stundenerfassungen der Ressourcen auswählen, denen Sie eine E-Mail senden möchten.
  1. Klicken Sie auf E-Mail.

Die E-Mail wird automatisch an die Ressourcen der ausgewählten Stundenerfassungen gerichtet. Im Betreff und im Text Ihrer E-Mail werden automatisch die Daten eingegeben, die Ihrer Filterauswahl für die Stundenerfassung entsprechen. Sie können die E-Mail nach Bedarf ändern.

  1. Klicken Sie auf "E-Mail senden".

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