如果P6 Web Access安装有经配置的内容存储库和工作流程存储库,您可以:
模板文档内容
模板文档可被复制用来在P6 Web Access中创建新文档。在您要使用现有文档为基础来创建后续文档时,模板文档将很有用。
例如,您可能具有一个Excel (.xls)文档,每个项目成员都需要使用该文档来创建其他费用月报表。您可以将此文档作为模板文档增加到项目。所有对该项目具备存取权限的用户均可以在每次要为自己创建当前月份的其他费用报表时复制此现有模板文档。当对模板文档作出更改后,所有对项目具备存取权限的用户都可以轻松地从更新的模板文档中创建文档。
备注:工作流程、模板文档及其相关功能的可用性需要安装和配置P6 Web Access工作流程存储库。有关信息,请咨询您的P6管理员。
创建和编辑模板文档
如果您具备相应的权限,则可以创建和编辑模板文档。创建模板文档时,您可以:
- 在项目工具栏上单击
以显示项目工作中心。
- 如果打开了多个项目,请从“选择项目”列表选择要处理的项目。
备注:如果打开单个项目,则不会显示“选择项目”列表。打开多个项目时,“选择项目”框将列出您有权存取的所有已打开项目。您执行的任何操作以及显示在该页上的所有数据都仅应用于选定的项目。
- 在“项目文档”portlet中,从“增加文档”下拉列表中选择“创建新模板”。将显示“选择文件”对话框。
提示: 如果“项目文档”portlet在项目工作中心没有出现,可单击“自定义”,然后在“项目”部分标记“项目文档”复选框。
- 选择文件,然后单击“确定”。
- 单击
以更新文档详情。
- 单击“保存”。
- 在项目工具栏上单击
以显示“文档”页。
- 如果打开了多个项目,请从“选择项目”列表选择要处理的项目。
备注:如果打开单个项目,则不会显示“选择项目”列表。打开多个项目时,“选择项目”框将列出您有权存取的所有已打开项目。您执行的任何操作以及显示在该页上的所有数据都仅应用于选定的项目。
- 在“文档”页中,从“增加文档”下拉列表中选择“创建新模板”。将显示“选择文件”对话框。
- 选择文件,然后单击“确定”。
- 更新文档详情。
- 单击“保存”。
复制现有模板文档
一旦创建了模板文档,您可以复制项目模板文档并用于创建后续私有、工作组和项目文档。
要复制现有模板文档,您必须首先存取该文档“项目文档”文件夹中的“增加文档”下拉列表。
- 在项目工具栏上单击
以显示项目工作中心。
- 如果打开了多个项目,请从“选择项目”列表选择要处理的项目。
备注:如果打开单个项目,则不会显示“选择项目”列表。打开多个项目时,“选择项目”框将列出您有权存取的所有已打开项目。您执行的任何操作以及显示在该页上的所有数据都仅应用于选定的项目。
- 在“项目文档”portlet中,从“增加文档”下拉列表中选择“从已存在的模板复制”。将显示“选择一个模板来复制...”对话框。
提示: 如果“项目文档”portlet在项目工作中心没有出现,可单击“自定义”,然后在“项目”部分标记“项目文档”复选框。
- 搜索或从列表中选择模板。
- 单击“确定”。
- 单击
以更新文档详情。
- 单击“保存”。
提示: 您可以存取项目所有的模板文档。
您也可以用同样方式从“我的文档”portlet和“文档”portlet中增加新模板。
存取以下文档的“增加文档”页
- 私有文档 - 从仪表板的“我的文档”portlet中,单击“增加文档”。
- 工作组文档 - 从“工作组”页的“文档”portlet中,单击“增加文档”。
提示:如果“项目”portlet未显示在“项目工作中心”上、“我的文档”portlet未显示在仪表板上或者“文档”portlet未显示在“工作组”页上,请在页顶部单击“自定义”来设置显示选项。
您可以删除模板文档,其操作与删除项目文档类似。
- 在项目工具栏上单击
以显示“文档”页。
- 如果打开了多个项目,请从“选择项目”列表选择要处理的项目。
备注:如果打开单个项目,则不会显示“选择项目”列表。打开多个项目时,“选择项目”框将列出您有权存取的所有已打开项目。您执行的任何操作以及显示在该页上的所有数据都仅应用于选定的项目。
- 在“文档”页中,从“增加文档”下拉列表中选择“从已存在的模板复制”。将显示“选择一个模板来复制...”对话框。
- 搜索或从列表中选择模板。
- 单击“确定”。
- 更新文档详情。
- 单击“保存”。
提示: 您可以存取项目所有的模板文档。
您也可以用同样方式从“我的文档”portlet和“文档”portlet中复制模板。
存取以下文档的“增加文档”页
- 私有文档 - 从仪表板的“我的文档”portlet中,单击“增加文档”。
- 工作组文档 - 从“工作组”页的“文档”portlet中,单击“增加文档”。
提示:如果“项目”portlet未显示在“项目工作中心”上、“我的文档”portlet未显示在仪表板上或者“文档”portlet未显示在“工作组”页上,请在页顶部单击“自定义”来设置显示选项。
您可以删除模板文档,其操作与删除项目文档类似。
更改模板文档的存取等级
更改模板文档的存取层次
如果要使模板文档仅适用于用户本身,您可以将模板存取等级从“公共”更改为“私有”或“工作组”。
一旦更改文档存取层次,文档将不再作为模板文档使用并且对该项目具备存取权限的用户也将不能从中创建新文档。
更改存取等级
- 从“项目文档”portlet或“文档”页中,选择文档。
- 选择“成为私有”菜单,然后完成以下其中一项操作:
- 单击
以使文档转成为私有
- 单击
以使文档转成为项目文档
- 单击
以使文档转成为工作组文档