P6 Web Accessがインストールされていてコンテンツリポジトリとワークフローリポジトリが設定されている場合、以下の操作が可能です。
テンプレートドキュメントとは
P6 Web Accessでは、テンプレートドキュメントをコピーして、新規ドキュメントを作成することができます。既存ドキュメントをベースに後でドキュメントを複数作成する必要がある場合、その既存ドキュメントをテンプレートドキュメントとして使用すると便利です。
たとえば、プロジェクトの各メンバが毎月の経費報告の作成に使用するExcel (.xls)ドキュメントがあるとします。このドキュメントをテンプレートドキュメントとしてプロジェクトに追加することができます。そのプロジェクトにアクセス可能なすべてのユーザは、このテンプレートドキュメントをコピーして、毎月の経費報告を作成できます。テンプレートドキュメントを変更すれば、そのプロジェクトにアクセス可能なすべてのユーザが、最新のテンプレートドキュメントを使用してドキュメントを作成できます。
注意:ワークフロー、テンプレートドキュメント、および関連機能を利用するには、P6 Web Accessワークフローリポジトリをインストールして設定する必要があります。詳細については、P6管理者にお問い合わせください。
テンプレートドキュメントの作成および編集
適切な権限を持っている場合、テンプレートドキュメントを作成および編集することができます。テンプレートドキュメントを作成すると、以下の操作が可能です。
プロジェクトドキュメントポートレットで新規テンプレートドキュメントを作成するには
- [プロジェクト]ツールバーの
をクリックし、プロジェクトワークスペースを表示します。
- 開いているプロジェクトが複数ある場合、[プロジェクトの選択]リストから作業するプロジェクトを選択します。
注意:開いているプロジェクトが1つしかない場合、[プロジェクトの選択]リストは表示されません。開いているプロジェクトが複数ある場合、[プロジェクトの選択]ボックスに、アクセス権を持つ、開いているすべてのプロジェクトが一覧表示されます。実行するアクションや、ページに表示されるすべてのデータは、選択したプロジェクトだけに適用されます。
- プロジェクトドキュメントポートレットで、[ドキュメントの追加]ドロップダウンリストから[新規テンプレートの作成]を選択します。[ファイルの選択]ダイアログボックスが表示されます。
ヒント: プロジェクトワークスペースにプロジェクトドキュメントポートレットが表示されていない場合、[カスタマイズ]をクリックして、[プロジェクト]セクションの[プロジェクトドキュメント]チェックボックスをオンにします。
- ファイルを選択してから[OK]をクリックします。
をクリックして、ドキュメントの詳細を更新します。
- [保存]をクリックします。
[プロジェクト] > [ドキュメント]ページで新規テンプレートドキュメントを作成するには
- [プロジェクト]ツールバーの
をクリックし、ドキュメントページを表示します。
- 開いているプロジェクトが複数ある場合、[プロジェクトの選択]リストから作業するプロジェクトを選択します。
注意:開いているプロジェクトが1つしかない場合、[プロジェクトの選択]リストは表示されません。開いているプロジェクトが複数ある場合、[プロジェクトの選択]ボックスに、アクセス権を持つ、開いているすべてのプロジェクトが一覧表示されます。実行するアクションや、ページに表示されるすべてのデータは、選択したプロジェクトだけに適用されます。
- [ドキュメント]ページで、[ドキュメントの追加]ドロップダウンリストから[新規テンプレートの作成]を選択します。[ファイルの選択]ダイアログボックスが表示されます。
- ファイルを選択してから[OK]をクリックします。
- ドキュメントの詳細を更新します。
- [保存]をクリックします。
既存のテンプレートドキュメントのコピー
テンプレートドキュメントが作成されたら、プロジェクトのテンプレートドキュメントをコピーし、それを使用してプライベートドキュメント、ワークグループドキュメント、およびプロジェクトドキュメントを作成することができます。
既存のテンプレートドキュメントをコピーするには、最初にそのドキュメントのプロジェクトドキュメントフォルダの[ドキュメントの追加]ドロップダウンリストにアクセスする必要があります。
プロジェクトドキュメントポートレットから既存のテンプレートドキュメントをコピーするには
- [プロジェクト]ツールバーの
をクリックし、プロジェクトワークスペースを表示します。
- 開いているプロジェクトが複数ある場合、[プロジェクトの選択]リストから作業するプロジェクトを選択します。
注意:開いているプロジェクトが1つしかない場合、[プロジェクトの選択]リストは表示されません。開いているプロジェクトが複数ある場合、[プロジェクトの選択]ボックスに、アクセス権を持つ、開いているすべてのプロジェクトが一覧表示されます。実行するアクションや、ページに表示されるすべてのデータは、選択したプロジェクトだけに適用されます。
- プロジェクトドキュメントポートレットで、[ドキュメントの追加]ドロップダウンリストから[既存テンプレートからコピー]を選択します。[コピーするテンプレートの選択]ダイアログボックスが表示されます。
ヒント: プロジェクトワークスペースにプロジェクトドキュメントポートレットが表示されていない場合、[カスタマイズ]をクリックして、[プロジェクト]セクションの[プロジェクトドキュメント]チェックボックスをオンにします。
- テンプレートを検索するか、リストからテンプレートを選択します。
- [OK]をクリックします。
をクリックして、ドキュメントの詳細を更新します。
- [保存]をクリックします。
ヒント: プロジェクトのすべてのテンプレートドキュメントにアクセスできます。
ドキュメントポートレットから新規テンプレートを追加したり、同様にドキュメントポートレットを追加することもできます。
ドキュメント追加ページにアクセスするには
- プライベートドキュメント - ダッシュボードのドキュメントポートレットで、[ドキュメントの追加]をクリックします。
- ワークグループドキュメント - ワークグループページのドキュメントポートレットで、[ドキュメント追加]をクリックします。
ヒント:プロジェクトワークスペースにプロジェクトポートレットが表示されない場合、ダッシュボードにドキュメントポートレットが表示されない場合、またはワークグループページにドキュメントポートレットが表示されない場合、ページの一番上にある[カスタマイズ]をクリックしてポートレットが表示されるようにオプションを設定します。
テンプレートドキュメントは、プロジェクトドキュメントを削除する場合と同様の手順で削除することができます。
[プロジェクト] > [ドキュメント]ページで既存のテンプレートドキュメントをコピーするには
- [プロジェクト]ツールバーの
をクリックし、ドキュメントページを表示します。
- 開いているプロジェクトが複数ある場合、[プロジェクトの選択]リストから作業するプロジェクトを選択します。
注意:開いているプロジェクトが1つしかない場合、[プロジェクトの選択]リストは表示されません。開いているプロジェクトが複数ある場合、[プロジェクトの選択]ボックスに、アクセス権を持つ、開いているすべてのプロジェクトが一覧表示されます。実行するアクションや、ページに表示されるすべてのデータは、選択したプロジェクトだけに適用されます。
- [ドキュメント]ページで、[ドキュメントの追加]ドロップダウンリストから[既存テンプレートからコピー]を選択します。[コピーするテンプレートの選択]ダイアログボックスが表示されます。
- テンプレートを検索するか、リストからテンプレートを選択します。
- [OK]をクリックします。
- ドキュメントの詳細を更新します。
- [保存]をクリックします。
ヒント: プロジェクトのすべてのテンプレートドキュメントにアクセスできます。
ドキュメントポートレットからテンプレートをコピーしたり、同様にドキュメントポートレットをコピーすることもできます。
ドキュメント追加ページにアクセスするには
- プライベートドキュメント - ダッシュボードのドキュメントポートレットで、[ドキュメントの追加]をクリックします。
- ワークグループドキュメント - ワークグループページのドキュメントポートレットで、[ドキュメント追加]をクリックします。
ヒント:プロジェクトワークスペースにプロジェクトポートレットが表示されない場合、ダッシュボードにドキュメントポートレットが表示されない場合、またはワークグループページにドキュメントポートレットが表示されない場合、ページの一番上にある[カスタマイズ]をクリックしてポートレットが表示されるようにオプションを設定します。
テンプレートドキュメントは、プロジェクトドキュメントを削除する場合と同様の手順で削除することができます。
テンプレートドキュメントのアクセスレベルの変更
テンプレートドキュメントのアクセスレベルの変更
テンプレートドキュメントを自分だけが使用できるようにするには、ドキュメントのアクセスレベルを公開からプライベートまたはワークグループに変更します。
ドキュメントのアクセスレベルを変更すると、そのドキュメントはテンプレートドキュメントとして使用できなくなり、そのプロジェクトへのアクセス権を持つほかのユーザがそのドキュメントに基づいて新規ドキュメントを作成することができなくなります。
アクセスレベルを変更するには
- プロジェクトドキュメントポートレットまたは[ドキュメント]ページで、ドキュメントを選択します。
- [プライベートにする]メニューを選択し、以下のいずれかを実行します。
をクリックして、ドキュメントをプライベートにします。
をクリックして、ドキュメントをプロジェクトドキュメントにします。
をクリックして、ドキュメントをワークグループドキュメントにします。