Utilisez la page Définir les étapes pour créer ou modifier les données et vérifier les exigences de chaque étape d'un modèle de workflow de demande de projet.
Sur la page Définir les étapes, vous pouvez :
- Définir les exigences d'un état spécifique
- Choisir les états des champs de données et définir les valeurs par défaut
- Sélectionner des vérificateurs
- Spécifier un type de vérification
Définition des exigences d'une étape spécifique
- Dans le graphique de workflow, cliquez sur l'icône de l'étape.
- Cliquez sur l'onglet correspondant à la catégorie de données à définir, par exemple, Champs généraux ou Vérificateurs.
- Après avoir défini les besoins relatifs aux modèles, cliquez sur Enregistrer le modèle.
Choix des états des champs de données et définition de valeurs par défaut
Vous définissez l'état de chaque champ de données pour déterminer si le champ doit être affiché, s'il est modifiable et s'il est nécessaire.
Les paramètres d'état des champs de données sont spécifiques à chaque étape et vous permettent de personnaliser le modèle de workflow en fonction des besoins variables de chaque groupe de vérification sur tout le processus de workflow. Par exemple, il est possible que les vérificateurs de l'étape 2 aient besoin d'accéder aux informations sur le budget fournies, mais que les vérificateurs de l'étape 4 n'aient pas besoin d'accéder à ces informations, ou n'y soient pas autorisés. Vous pouvez donc rendre modifiables les champs de données correspondants à l'étape 2 et les masquer à l'étape 4. Vous pouvez également spécifier les valeurs par défaut de certains champs. Lorsque vous spécifiez la valeur par défaut d'un champ réglé sur Editer, cette valeur peut être remplacée pendant le workflow.
Remarque : pour les modèles de demande de projet, à l'étape 1, vous ne pouvez pas régler l'état ou la valeur par défaut des champs de modèle obligatoires Nom de la demande et ID de la demande.
- Requis - Tous les champs obligatoires doivent être remplis pour qu'un workflow puisse passer à l'étape suivante.
- Générer automatiquement (ne s'applique qu'au modèle de demande) - Ce paramètre n'est disponible que pour le champ ID de la demande, lors de la première étape. Ce champ permet de ne pas demander à l'initiateur de spécifier un ID unique pour la demande de projet.
- Editer - Les champs Editer peuvent être remplis ou modifiés, mais ne servent pas nécessairement à faire passer le workflow à l'étape suivante.
- Masquer - Les champs masqués n'apparaissent pas sur le formulaire Demande de projet.
- Lecture seule - Les champs en lecture seule apparaissent sur le formulaire Demande de projet, mais ne peuvent pas être modifiés.
- Masquer et affecter la valeur par défaut (ne s'applique qu'au modèle de demande) - Ce paramètre n'est disponible que pour les champs EPS père et Responsable, lors de la première étape. Ce paramètre permet de ne pas spécifier une valeur par défaut pour ces champs et de masquer les champs lors de la première étape.
- Affecter des documents/Impossible d'affecter des documents - Ce paramètre permet d'activer ou de désactiver la possibilité d'affecter des documents à des étapes particulières au sein d'un workflow permettant l'utilisation des documents en pièce jointe. Lorsque l'état est configuré sur Impossible d'affecter des documents, le formulaire de demande de workflow ne comporte pas de section Documents.
Choix des vérificateurs
Pour chaque étape d'un modèle hormis la première, vous devez spécifier au moins un vérificateur sur la base du routage du code projet ou en sélectionnant des utilisateurs. Cochez l'option correspondant à la méthode à utiliser, puis affectez des codes projet ou des utilisateurs particuliers.
Remarque : si vous prévoyez d'utiliser le routage du code projet, vous devez veiller à ce qu'un utilisateur soit associé au moins à l'une des valeurs de chaque code projet que vous souhaitez utiliser. Vous devez associer des valeurs de code projet et des utilisateurs, appelés destinataires de workflow, dans le module Project Management. Seuls les codes projet dont au moins une valeur est associée à un destinataire de workflow pourront être sélectionnés pour le routage.
- Routage par code projet
Pour affecter un code projet de routage, cliquez sur le bouton Affecter. Vous pouvez affecter un seul code projet de routage à chaque étape. - Routage par nom d'utilisateur
Pour affecter des vérificateurs, cliquez sur Affecter des utilisateurs. Lorsque vous effectuez un routage par nom d'utilisateur, vous pouvez sélectionner un nombre illimité de vérificateurs. Si le type de routage est l'approbation par séquence, utilisez les flèches pour organiser la liste en fonction des besoins.
Seuls les utilisateurs disposant de l'accès aux modules approprié figurent dans la liste des vérificateurs disponibles.
Spécification d'un type de vérification
Le type de vérification du modèle détermine les modalités de progression d'un workflow à travers les étapes définies.
Tout le monde doit vérifier - Le workflow est routé vers tous les vérificateurs sélectionnés pour l'étape et apparaît dans le portlet Action requise d'un tableau de bord. La séquence selon laquelle les vérificateurs font progresser la demande de projet n'est pas spécifiée. Le workflow passe à l'étape suivante lorsque tous les vérificateurs l'ont promu.
N'importe qui peut vérifier - Le workflow est routé vers tous les vérificateurs sélectionnés pour l'étape et apparaît dans le portlet Action requise d'un tableau de bord. La séquence selon laquelle les vérificateurs font progresser la demande de projet n'est pas spécifiée. Toutefois, lorsque le vérificateur d'une étape a fait progresser le workflow, celui-ci est supprimé des listes Action requise de tous les autres vérificateurs et passe à l'étape suivante.
Tout le monde doit vérifier selon la séquence - Le workflow est routé vers un seul vérificateur à la fois, selon la séquence spécifiée pour l'étape. Il apparaît en première position dans le portlet Action requise du tableau de bord du premier vérificateur. Lorsqu'un vérificateur fait progresser le workflow, ce dernier est supprimé de sa liste Action requise, routé vers le vérificateur suivant et apparaît dans le portlet Action requise du vérificateur suivant. Lorsque le dernier vérificateur spécifié dans la séquence fait progresser le workflow, celui-ci passe à l'étape suivante.