使用“文档详情”对话框查看项目文档的详情。同时,具有基于文档安全证书的合适存取权限,您也可以编辑文档详情。
“文档详情”包含五个页面:常用、说明、关联事项、版本和历史。
“审批状态”信息位于“版本”页面。单击“审批状态”的链接以存取文档的审批状态。
常用
“常用”页面显示常用文档信息。在该页面上仅能编辑六个字段:标题、安全证书、模板文档、所属者、文档类别和参考编号:
- 标题是必填字段。利用新标题为文档更新该字段。
- 安全证书在下拉菜单中显示,有三个安全选项:个人、只读和共享。“个人”表示只有增加文档的用户才能查看、修改或删除文档。“只读”表示所有团队成员都可以查看文档,但不能修改或删除。“共享”表示所有项目团队成员可以查看、修改或删除文档。
- 模版文档,如果选中,将允许该文档用作模板。该模板可轮流用于创建新文档。
- 所属者是指负责文档的人。您可以浏览以向该字段分配此人。
- 文档类别是一种分类,可用于组织不同的文档。用户在客户端/服务器应用程序中设置该类别。
- 参考编号是文档的参考或目录编号。参考编号由用户定义。
“常用”页面上的尚需字段为只读:
- 存取等级确定了谁能存取该文档。有三个存取级别:项目、工作组和私有。项目表示如果您可以存取该项目,就可以存取该文档。工作组表示如果您包括在工作组中,您将可以存取该文档。私有表示只有创建该文档的用户才能存取该文档。
- 作者是书写或创建文档的人。
- 版本是文档的最新版本。
- 最后修改者列出了文档的最后修改人的名称。
- 修改日期列出了最后修改文档的日期和时间。
- 格式列出了创建文档的应用程序格式或在更新后check in的格式。
- 大小表示文档的大小(按KB计算)。
- 审批状态表示是否文档在审批中并列出了当前的状态。如果文档不是在审批中,此字段则为空白。审批状态为空白、审批中、已批准、已驳回和已终止。
说明
“说明”页面显示了特定于文档的所有备注。输入并格式化该页上有关文档的备注。
关联事项
“关联事项”页面显示了与文档的名称和说明关联的所有事项。关联事项可以包括作业、文档、WBS或问题。
要关联到条目:
版本
“版本”页面显示有关文档版本的信息。
- 版本以链接的方式列出了所有文档的版本。单击版本号的链接以查看文档。单击版本号时,您也可以查看和更新“审批详情”。
- 审批状态是一个链接,表示是否文档在审批中,并列出了当前状态。如果文档不处于审批状态中或审批已完成,则该字段为空白。如果文档处于审批状态,单击链接以打开任何版本文档的审批详情。
- 修改者列出了文档的最后修改人的名称。
- 修改日期列出了最后修改文档的日期和时间。
- 意见列出了在已经check out的文档重新check in时输入的任何意见。
“版本”页面还包括有关文档审批详情的信息。单击“审批状态”的链接以查看审批详情。
审批状态
要存取审批状态,您必须单击“版本”页面,然后单击“审批状态”链接。如果“审批状态”之下无可用链接,则文档不存在审批。
备注:无法审批具备个人安全证书的文档。安全证书必须是“共享”或“只读”的文档才可用于审批。
“审批状态”对话框显示文档的审批详情。
- 名称 显示文档在审批时的标题。
- 说明 显示文档的任何说明。
- 启动者 显示审批启动人的名称和启动审批的日期和时间。
- 截止日期显示所有审批者必须全部完成审批的日期。
- 审批状态表示是否文档在审批中并列出了当前的状态。审批状态为空白、审批中、已批准、已驳回和已终止。
- 审批类型显示文档的审批类型。审批类型:任何人均可审批、每人都必须审批,并且每人都必须按顺序来审批。
- 尚未批复的审批者列出了仍然需要审批文档的审批者的名称。
历史
“历史”标签显示文档的历史。
- 日期列出了最后修改文档的日期和时间。
- 用户列出了最后修改文档的用户名。
- 操作列出了用户对文档进行的操作。
- 版本列出了修改文档的版本。