Les fonctions de workflow de projet de Primavera automatisent les processus visant à lancer, organiser et approuver de nouvelles demandes : nouveaux projets ou modifications apportées aux projets existants.
Etape 1 : création de modèles
Pour implémenter les fonctions de workflow de projet, vous devez d'abord créer des modèles de workflow. En règle générale, une personne est autorisée à définir la structure des modèles de workflow répondant aux besoins de l'entreprise et plusieurs personnes peuvent être autorisées à initier des workflows reposant sur ces modèles.
Chaque modèle définit un processus de workflow déterminant les données spécifiques ainsi que les vérifications du personnel nécessaires à l'acheminement d'une nouvelle demande via différentes étapes menant à l'approbation finale. Il n'existe qu'un type de modèle de workflow : les modèles de demande. Ces modèles permettent de définir les workflows pour l'évaluation des nouvelles demandes de projet.
Vous pouvez créer un nombre illimité de modèles correspondant aux processus utilisés par votre entreprise pour vérifier les nouvelles demandes. Pour organiser vos modèles, vous pouvez également créer un nombre illimité de catégories de modèles.
Etape 2 : lancement des workflows
Une fois les modèles de workflow créés, les utilisateurs peuvent sélectionner le modèle répondant à leurs besoins pour initier un processus de vérification et d'approbation correspondant aux nouvelles demandes. Le modèle sélectionné définit les données, l'acheminement ainsi que les exigences en termes d'approbation utilisés à chaque étape du workflow. Au terme de la première étape, chaque étape du modèle spécifie le type d'approbation requis ; par exemple, l'approbation de tous et identifie les vérificateurs parmi les membres de l'entreprise. Lors de l'avancement du workflow, une entrée Action requise est ajoutée pour chaque vérificateur spécifié pour cette étape dans le modèle de demande.
Etape 3 : participation aux vérifications des workflows
Remarque :
La disponibilité et le fonctionnement correct des workflows et de leurs fonctionnalités nécessitent l'installation et la configuration du référentiel de workflow de P6 Web Access. Pour plus d'informations, contactez votre administrateur P6.
Lorsqu'un workflow de projet est initié et passe la première étape, les vérificateurs des étapes suivantes accèdent au workflow et le vérifient en cliquant sur son nom dans le portlet Action requise de leur tableau de bord. En fonction du type d'approbation et des mesures prises par chaque vérificateur, le workflow suit les étapes définies dans le modèle. Si une étape est rejetée, le workflow de projet est renvoyé à son initiateur pour permettre à ce dernier de prendre les mesures qui s'imposent.
Au cours du workflow, les utilisateurs associés à la demande peuvent accéder aux informations d'état le concernant et consulter l'espace de travail qui lui est réservé (groupe de travail) pour partager des informations. Le portlet Workflows de projets et de documents, disponible dans l'espace de travail, permet d'accéder à l'état du workflow ainsi qu'à son tableau de bord. Les utilisateurs peuvent accéder au groupe de travail du workflow depuis le formulaire d'état correspondant et depuis le formulaire de demande de projet.