Les préférences globales proposent des options pour personnaliser le format d'affichage des données dans toutes les sections de P6 Web Access. Les options que vous choisissez sont exclusivement les vôtres ; elles sont vos préférences qui se propagent dans l'ensemble de Web Access.
Exemples de préférences que vous pouvez définir :
- formats des unités de temps, dates et devises
- méthodes de calcul
- fonctions automatisées telles les notifications
- seuils de performance
Pour modifier vos préférences , sélectionnez les options que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur Enregistrer ou sur Enregistrer et fermer.
Dans l'onglet Préférences globales, vous pouvez :
- Spécifier la taille d'affichage des listes
- Choisir les paramètres d'affichage des performances et des données réelles
- Spécifier le format des unités de temps, dates et devises
- Définir les fonctions d'affectation des ressources.
- Choisir des options de notification
- Définir un système de mesure des scores de projet et des seuils de performance
Spécifier la taille d'affichage des listes
En haut de l'onglet Préférences globales, vous pouvez spécifier :
- Nombre maximum de lignes affichées dans chaque section
- Pour les listes simples, ou standard, cette option contrôle le nombre de lignes affichées sur une page.
Si vous indiquez 5, cinq étapes s'afficheront sur la page Etapes de Détails de tâche par exemple. Si la tâche sélectionnée compte plus de cinq étapes, un lien Suivant permet d'accéder à la page suivante de la liste.
Remarque : cette préférence ne s'applique pas aux portlets Espace de travail. Pour spécifier le nombre de lignes des listes des portlets d'un espace de travail spécifique, vous devez personnaliser l'espace de travail.
- Nombre maximum de lignes affichées dans les arborescences et les listes de sélection
- Cette option contrôle le nombre d'éléments affichés dans les listes hiérarchiques, par exemple la hiérarchie de projet/EPS de la boîte de dialogue Ouvrir projets.
Si le nombre d'éléments à afficher est supérieur au nombre maximum spécifié, un message vous informe que vous consultez une liste incomplète.
Choisir les paramètres d'affichage des performances et des données réelles
Ces paramètres figurent dans la section Général.
Astuces :
-
Lorsqu'une ressource affectée à une tâche est remplacée, cette ressource ainsi que la ressource de remplacement reçoivent un message de notification.
-
Si vous activez l'envoi automatique de courrier électronique,
vous recevez des messages de confirmation indiquant le nom des destinataires. Il est impossible d'envoyer un message à une ressource si son adresse électronique ne figure pas dans la base de données du projet. Vous savez alors que la ressource n'a pas reçu de notification, car vous n'obtenez aucun message de confirmation contenant le nom de cette ressource.
Calculer les informations de performance et de valeur acquise permet d'indiquer si vous souhaitez que toutes les informations sur la valeur acquise, les indicateurs de performance et les indices s'affichent sous forme de coûts ou d'unités main-d'œuvre. Ainsi, lorsque vous consultez des informations sur la valeur acquise dans l'onglet Statut de performance de Gestion de portefeuilles, les coûts ou les unités main-d'œuvre s'affichent, selon la configuration retenue pour cette préférence.
Afficher la valeur réelle et acquise à partir des données de la période financière permet de consulter les informations en fonction des données réelles des périodes passées stockées pour les périodes financières personnalisées. Cette option s'applique aux histogrammes et aux tableaux de répartition proposés dans les vues Gantt des portefeuilles, Affectation de l'équipe projet et Affectation des ressources.
Si vous sélectionnez cette option, les valeurs réelles des périodes financières stockées sont réparties uniformément de la date de début à la date de fin définies pour une période financière, et la valeur acquise est calculée à partir des quantités des périodes stockées.
Si vous ne sélectionnez pas cette option, les données réelles sont réparties uniformément à partir de la date de début réelle jusqu'à la date de mise à jour ou la date de fin réelle de la tâche ou de l'affectation.
Remarques :
-
Si vous sélectionnez cette option, mais que les valeurs d'une période ne sont pas stockées, le total des valeurs réelles déclarées s'affiche dans la période de l'échelle de temps représentant la date de mise à jour. Vous ne pouvez définir des périodes financières et stocker leurs données que dans le module Project Management. Pour plus d'informations, contactez votre administrateur système ou le département de gestion de projet.
-
Si les projets sont résumés par période financière (ce qui est déterminé par un paramètre d'administration dans le module Project Management), cette option est ignorée. Lorsque les projets sont résumés par période financière et que vous affichez une échelle de temps financière, le profil affiche les valeurs réelles de périodes passées si des valeurs ont été stockées pour une période financière. Pour les périodes financières dépourvues de valeurs stockées, le profil affiche toutes les valeurs d'unité et de coût dans les intervalles de période financière.
Afficher le texte sur les icônes d'onglet permet d'afficher ou de masquer le texte du bouton de la barre d'outils sur les barres d'outils Portefeuilles et Projets.
Spécifier le format des unités de temps, dates et devises
Dans la section Unités de temps, vous pouvez :
- Choisir l'incrément de temps (par exemple, heures ou jours) à utiliser pour afficher les valeurs dans les champs relatifs aux unités et à la durée dans P6 Web Access. Cochez ou décochez les cases pour afficher les sous-unités et un libellé pour l'incrément de temps (h,j,s,m,a).
- Indiquez si vous souhaitez afficher les unités/période des ressources sous forme de pourcentage ou d'unités par durée.
- Indiquez les facteurs de conversion (Heures par période) utilisés pour calculer les valeurs de champ d'unité de temps lorsqu'elles sont affichées en incréments, et non en heures.
Remarque : P6 Web Access calcule et enregistre les valeurs d'unité de temps par incréments d'une heure. Lorsque vous spécifiez un incrément de temps différent de Heures, P6 Web Access utilise les paramètres Heures par période (voir ci-dessous) pour convertir les heures dans l'incrément de temps spécifié.
Remarque : les paramètres Heures par période ne sont pas disponibles, sauf si votre administrateur système vous en a configuré l'accès.
P6 Web Access calcule et enregistre les valeurs d'unité de temps par incréments d'une heure. Si vous choisissez d'afficher et d'enregistrer les unités de temps en incréments différents de Heures, les facteurs de conversion spécifiés sont utilisés pour calculer les valeurs à des fins d'affichage et de stockage dans la base de données. Pour représenter avec précision les valeurs d'unité de temps de vos tâches, définissez les paramètres Heures par période qui correspondent au calendrier heures/temps de votre compétence dans l'organisation. Par exemple, si vous travaillez 9 heures par jour, paramétrez l'option Heures/Jour sur 9.
Astuce : si vous choisissez d'afficher les valeurs d'unité et de durée en incréments différents de Heures et que vous enregistrez les temps d'une tâche qui utilise les valeurs heures/période de calendrier autres que celles des paramètres de préférence globale Heures par période, les valeurs affichées risquent de ne pas correspondre au résultat escompté. En effet, l'affichage reflète le coefficient de conversion associé aux paramètres Heures par période, plutôt que la valeur heures/période définie par le calendrier des tâches. Par exemple,
Affichage de l'unité de temps = jour
Heures par période, paramètre heures/jour = 8h/j
Calendrier des tâches = 10h/j
Durée de tâche saisie par l'utilisateur = 30h
Durée affichée = 3j6h (durée de 30h/8h par jour, selon le facteur de conversion Heures par période, au lieu de 3j, en fonction du calendrier des tâches)
Si l'administrateur système ne vous a pas octroyé l'accès aux paramètres Heures par période, des résultats inattendus se produiront si les paramètres d'administration Heures par période ne correspondent pas au calendrier des heures/période que vous utilisez.
Utilisez la section Format de date pour spécifier les détails des champs de date et d'heure. Vous pouvez par exemple choisir d'afficher l'heure dans un format 12 ou 24 heures, ou ne pas l'afficher du tout.
Utilisez la section Devis pour spécifier un type de devise, un symbole et le nombre de décimales.
Définir les fonctions d'affectation des ressources.
Utilisez la section Affectation ressources pour spécifier les options de la fonction de résumé, des détails de tâche et des critères de recherche liées aux fonctions d'affectation des ressources et des ressources de tâche.
- Résumer automatiquement
Sélectionnez cette option pour résumer automatiquement le projet après avoir affecté des ressources. Etant donné que le calcul de la disponibilité des ressources s'appliquant aux fonctions d'affectation s'appuie sur un résumé d'informations, cette option garantit l'utilisation de données d'affectation des ressources à jour dans le cadre des décisions d'affectation.
Lorsque cette fonction est activée, vous pouvez vérifier le statut de la tâche de résumé sur la page Résumé de détails de ressources.
- Affectation des ressources
Sélectionnez cette option pour afficher les détails d'affectation des ressources d'une tâche, par exemple, les unités planifiées et les unités/période restantes.
- Afficher le Bloc-notes
Sélectionnez cette option pour afficher les Blocs-notes de tâche avec les détails des tâches.
- Afficher les étapes
Sélectionnez cette option pour afficher les étapes des tâches avec les détails.
- Si une ressource est affectée à une tâche déjà affectée
Si vous sélectionnez une ressource pour lui affecter une compétence existante ou que vous remplacez une affectation de ressource existante par une autre ressource, vous pouvez choisir de toujours utiliser le taux unités/période et le taux de majoration pour heure supplémentaire en cours de la nouvelle ressource, ou vous pouvez choisir d'afficher un message vous invitant chaque fois à sélectionner les taux à appliquer à l'affectation.
- Si une ressource et une compétence partagent l'affectation d'une tâche
Lorsque vous sélectionnez une ressource pour lui affecter une compétence existante ou que vous spécifiez une compétence pour une affectation de ressource existante, vous pouvez choisir de toujours appliquer le taux de la ressource ou de la compétence (Prix/Unité) à la tâche ou d'afficher un message vous invitant à sélectionner à chaque fois le taux à appliquer.
- Afficher la limite de compétence en fonction de
Dans le module Project Management, vous pouvez définir la disponibilité maximale (limite) dans le temps de chaque compétence du dictionnaire de compétences. Par défaut, les limites de disponibilité sont calculées à partir de la limite définie pour la ressource principale de chaque compétence ; vous pouvez cependant choisir d'afficher les limites de disponibilité en fonction des limites personnalisées définies dans le module Project Management. Dans P6 Web Access, les limites de compétence apparaissent sous forme de diagrammes, histogrammes et tableaux de répartition qui présentent les données d'allocation des compétences (diagramme de planification des capacités et histogramme d'utilisation de compétence par exemple).
Remarque : un paramètre d'administration est également nécessaire pour implémenter cette fonction. Pour plus d'informations, contactez votre administrateur système.
Avec la fonction d'affectation des ressources, vous pouvez cliquer sur le nom d'une tâche pour afficher des détails limités, en fonction des trois options précédentes sélectionnées.
Remarque : le champ Source du taux de la tâche indique si le taux de la ressource ou de la compétence est appliqué à une tâche. La source du taux et le type de taux déterminent la valeur prix/unité utilisée pour calculer les coûts de la tâche.
Remarque : si aucune limite de disponibilité n'est définie pour une compétence dans le module Project Management, la disponibilité maximale de la compétence est égale à zéro.
- Nombre d'éléments disponibles pour la recherche
Indiquez le nombre de critères de recherche autorisé pour la recherche des ressources affectées aux tâches. La valeur maximum valide est 10.
Choisir des options de notification
Utilisez les options de la section Notifications pour recevoir un courrier électronique sur des événements spécifiques de P6 Web Access.
Utilisez les options de la section Général pour notifier les ressources lorsque des affectations sont effectuées ou modifiées.
Astuce : les paramètres de courrier électronique de la section Général vous permettent d'activer l'envoi automatique d'une notification aux ressources affectées à une tâche, ou supprimées ou remplacées sur une liste d'affectation de tâches. Lorsque vous sélectionnez l'option d'envoi automatique de courrier électronique, vous pouvez demander à confirmer avant l'envoi d'un message.
Définir un système de mesure des scores de projet et des seuils de performance
Utilisez la section Score du projet pour choisir les codes projet à utiliser pour le calcul des scores. Vous pouvez également définir des seuils numériques pour les indicateurs graphiques utilisés pour représenter les trois niveaux de score prédéfinis.
La fonction Score du projet vous aide à évaluer les projets en vous permettant d'identifier et de quantifier les caractéristiques à utiliser pour mesurer et classer les projets. Vous pouvez afficher les scores de projet dans le portlet Statistiques de projet, disponible au niveau des tableaux de bord et de l'espace de travail de projet, à condition de posséder l'accès au module requis.
Utilisez la section Seuil de performance pour définir les paramètres de performance, de valeur acquise et d'indice qui apparaissent dans les portlets Performance de projet de tableaux de bord et dans l'onglet Statut de performance de Gestion de portefeuilles.
Astuce : les portlets Performance de projet sont identiques dans l'espace de travail de projet et les tableaux de bord, mais les paramètres définis dans les Préférences globales s'appliquent uniquement dans les portlets de tableaux de bord ; pour chaque projet, vous pouvez définir des paramètres de seuil de performance spécifiques lors de la personnalisation de l'espace de travail. Vous ne pouvez accéder à la page Portefeuilles > Statut de performance que si vous disposez de l'accès au module requis.
Les vues Performance et Valeur acquise présentent notamment les champs suivants : Planning à la date de mise à jour, Coût à la date de mise à jour, Planning prévisionnel de fin et Coût prévisionnel de fin. La vue Indice comprend les champs suivants : Indice de performance des coûts (IPC), Indice de performance délai (IPD) et Indice de performance reste à faire (IPRAF). Pour obtenir plus de détails sur le calcul des performances, cliquez sur Aide en haut de la page Statut de performance ou sur
