Timesheet Approval permet aux utilisateurs ayant les privilèges de sécurité requis de traiter les feuilles de temps soumises pour une période spécifiée.
Que souhaitez-vous faire ?
- En savoir plus sur Timesheet Approval
- Connaître les informations affichées dans Timesheet Approval
- Spécifier la période de la feuille de temps
- Filtrer les feuilles de temps par statut
- Approuver ou rejeter des feuilles de temps
- Envoyer des rappels aux ressources par courrier électronique
- Ajouter ou afficher des notes de feuille de temps
- Personnaliser les tableaux des tâches et des feuilles de temps
- Exécuter un rapport de feuille de temps
- Imprimer le contenu des tableaux des tâches et des feuilles de temps
- Sélectionner un responsable délégué d'approbation de feuilles de temps
Vue générale de l'approbation des feuilles de temps
En tant que responsable de l'approbation des feuilles de temps, vous pouvez approuver ou rejeter des feuilles de temps, notifier le statut des feuilles de temps aux ressources, ajouter des notes de feuille de temps et exécuter des rapports de feuilles de temps. Vous pouvez également déterminer si une ressource n'a pas débuté ou n'a pas soumis une feuille de temps donnée et affecter un responsable d'approbation délégué pour traiter vos feuilles de temps lorsque vous n'êtes pas en mesure de le faire vous-même (par exemple lorsque vous êtes en congé).
Les paramètres administratifs du module Project Management spécifient si les responsables des ressources et/ou les responsables de projet doivent vérifier et approuver les feuilles de temps.
- Si vous êtes responsable de ressources, vous pouvez vérifier les feuilles de temps des ressources auxquelles vous avez été affecté en tant que responsable de l'approbation des feuilles de temps.
- Si vous êtes responsable de projet, vous pouvez vérifier les feuilles de temps des ressources affectées à des tâches des projets dont vous êtes chargé.
- Si vous êtes le délégué d'un responsable de l'approbation des feuilles de temps, vous pouvez vérifier les feuilles de temps des ressources auxquelles le responsable a été affecté en tant que responsable de l'approbation des feuilles de temps.
- Si vous êtes le délégué d'un responsable de projet, vous pouvez vérifier les feuilles de temps des ressources affectées à des tâches du ou des projets pour lesquels vous avez reçu les droits d'approbation. Un responsable de projet peut déléguer les droits d'approbation à des utilisateurs distincts pour chaque projet.
Remarque : pour afficher, approuver ou rejeter des feuilles de temps, vous devez disposer de l'accès au module et des privilèges de sécurité appropriés. Pour accéder à Timesheet Approval dans P6 Web Access, Timesheet Approval doit faire partie de la vue d'interface utilisateur qui vous a été attribuée.
Quelles sont les informations affichées dans Timesheet Approval ?
Timesheet Approval affiche un tableau de feuilles de temps (haut de page) et un tableau de tâches (bas de page). Le tableau des feuilles de temps répertorie toutes les feuilles de temps que vous êtes chargé de traiter pendant la période sélectionnée en fonction des critères de filtre choisis (Action requise, Soumis, Non soumis, etc.).
Le tableau des tâches présente le nombre d'heures normales, le nombre d'heures hors projet et le nombre total d'heures allouées aux tâches d'un projet par chaque ressource associée aux feuilles de temps sélectionnées.
Pour les deux tableaux, vous pouvez grouper et trier les éléments en fonction de critères prédéfinis, personnaliser les colonnes, effectuer une recherche de feuilles de temps ou de tâches et imprimer leur contenu.
Spécifier la période de la feuille de temps
Le sélecteur de dates indique la période de la feuille de temps actuelle. Vous pouvez sélectionner une autre période dans la liste déroulante.
L'étiquette de champ du sélecteur de dates change de façon dynamique en fonction du filtre sélectionné. Par exemple, si vous affichez uniquement les feuilles de temps soumises, le libellé de ce champ est Feuilles de temps soumises pour.
Lorsque vous accédez à Timesheet Approval, la période de feuille de temps contenant la date actuelle s'affiche par défaut (le cas échéant).
Astuces :
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Si aucune période de feuille de temps n'existe pour les dates pour lesquelles vous voulez vérifier les feuilles de temps, la période n'a pas été définie. Les périodes de feuille de temps sont définies dans le module Project Management.
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Si vous choisissez l'option de filtre Resoumis, la période de feuille de temps est ignorée et la page affiche toutes les feuilles de temps resoumises, quelle que soit leur période.
Filtrer les feuilles de temps par statut
Pour filtrer les feuilles de temps que vous êtes chargé de traiter, cliquez sur au-dessus du tableau de feuilles de temps, puis sélectionnez une option de filtre.
Sélectionnez Action requise pour afficher les feuilles de temps que vous devez approuver, ou Tout pour afficher toutes les feuilles de temps que vous devez traiter pendant la période de feuille de temps sélectionnée. Vous pouvez également choisir d'afficher les feuilles de temps ayant le statut Soumis, Resoumis, Non soumis, Approuvé ou Rejeté.
Astuce : action requise est le filtre par défaut. L'application enregistre cependant votre choix de filtre dès lors que vous quittez Timesheet Approval.
Pour plus d'informations sur les différentes options de filtre, reportez-vous à la rubrique Personnalisation de Timesheet Approval.
Approuver ou rejeter des feuilles de temps
Pour approuver ou rejeter des feuilles de temps, filtrez les feuilles par statut (Action requise, Soumis ou Resoumis). Le statut Action requise affiche toutes les feuilles de temps qui doivent être approuvées. Sélectionnez la feuille de temps que vous voulez approuver ou rejeter. Pour en sélectionner plusieurs, maintenez enfoncée la touche Ctrl ou Maj tout en cliquant. Lorsque vous sélectionnez une feuille de temps, les tâches qui lui sont associées figurent dans le tableau des tâches dans la partie inférieure de la page.
Pour approuver une feuille de temps sélectionnée, cliquez sur ou sur la feuille avec le bouton droit de la souris et choisissez Approuver. Pour rejeter la feuille de temps sélectionnée, cliquez sur
ou sur la feuille avec le bouton droit de la souris et choisissez Rejeter.
Astuce : lorsque le niveau d'approbation des feuilles de temps correspond à Auto-approbation ou Auto-soumission (voir définition dans les Préférences admin du module Project Management), vous ne pouvez ni approuver, ni rejeter les feuilles de temps.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Approuver ou rejeter des feuilles de temps.
Envoyer des rappels aux ressources par courrier électronique
Pour envoyer un rappel à une ressource au sujet d'une feuille de temps non débutée, non soumise ou rejetée, sélectionnez la feuille de temps en question et cliquez sur . Pour en sélectionner plusieurs, maintenez enfoncée la touche Ctrl ou Maj tout en cliquant. Dans la boîte de dialogue de messagerie, toutes les ressources associées aux feuilles de temps sélectionnées apparaissent dans le champ Cci :. Dans l'espace réservé à l'objet et au corps du message figure automatiquement le texte correspondant à la sélection de filtre. Vous pouvez modifier ce texte. Cliquez sur Envoyer un courrier électronique lorsque vous avez terminé.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Envoyer une notification de feuille de temps.
Haut de page
Ajouter ou afficher des notes de feuille de temps
Pour ajouter ou afficher les notes d'une feuille de temps, cliquez sur dans la ligne de feuille de temps qui convient. Pour ajouter une note, entrez 20 000 caractères maximum dans la zone de texte Ajouter une note, puis cliquez sur Ajouter. La section Historique des notes de feuille de temps de la boîte de dialogue Notes de feuille de temps affiche toutes les notes ajoutées à une feuille de temps, en commençant par la plus récente. Lorsque vous avez terminé d'ajouter ou de consulter les notes, cliquez sur Fermer.
Astuce : pour afficher rapidement la dernière note ajoutée à une feuille de temps, déplacez le pointeur de la souris au-dessus de
sur la ligne concernée. Si la note dépasse de l'espace qui lui est réservé, ou s'il existe d'autres notes, cliquez sur Plus d'infos pour ouvrir la boîte de dialogue Notes de feuille de temps.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Ajouter ou afficher des notes de feuille de temps.
Personnaliser les tableaux des tâches et des feuilles de temps
Outre le filtrage des feuilles de temps par statut, vous pouvez également filtrer la liste des tâches, regrouper et trier les données des la liste des feuilles de temps et des tâches et choisir les colonnes à afficher dans chaque tableau.
Pour filtrer la liste des tâches, cliquez sur au-dessus du tableau des tâches, puis sélectionnez le filtre Toutes les tâches, Tâches ou Activités hors projet.
Pour regrouper les données de la liste des feuilles de temps ou des tâches, cliquez sur au-dessus du tableau concerné, puis sélectionnez une option dans la liste déroulante Grouper par.
Pour trier la liste des feuilles de temps et des tâches par ordre croissant, cliquez sur la ligne d'en-tête de la colonne à trier. Cliquez à nouveau sur la ligne d'en-tête pour trier par ordre décroissant.
Pour sélectionner les colonnes à afficher, cliquez sur au-dessus du tableau concerné. Pour déplacer les colonnes entre les listes Colonnes disponibles et Colonnes sélectionnées, sélectionnez les colonnes concernées puis utilisez les flèches gauche ou droite. Pour en sélectionner plusieurs, maintenez enfoncée la touche Ctrl ou Maj tout en cliquant. Utilisez les flèches haut et bas pour déplacer les colonnes vers le haut ou vers le bas dans la liste des colonnes sélectionnées. Pour rétablir les paramètres par défaut, cliquez sur Par défaut. Lorsque vos modifications sont terminées, cliquez sur OK.
Pour plus d'informations sur la personnalisation des tableaux des feuilles de temps et des tâches, reportez-vous à la rubrique Personnaliser les détails de feuille de temps.
Exécuter un rapport de feuille de temps
Pour exécuter un rapport de feuille de temps, cliquez sur au-dessus du tableau des feuilles de temps. La boîte de dialogue Rapports d'approbation des feuilles de temps s'ouvre. Dans la partie supérieure de la boîte de dialogue figurent les rapports de feuilles de temps standard, prédéfinis. Dans la partie inférieure figurent les rapports de feuilles de temps personnalisés, configurés par un administrateur.
Pour exécuter un rapport standard, cliquez sur le nom du rapport. Lorsque le rapport est terminé, il s'ouvre automatiquement au format PDF. Vous pouvez l'enregistrer.
Pour exécuter un rapport personnalisé, sélectionnez la ligne du rapport en question et cliquez sur . Le statut du rapport indique En attente. Pendant l'exécution du rapport, le statut passe à En cours d'exécution ; lorsqu'il est terminé, le statut passe à Terminé. Cliquez alors sur le nom du rapport pour l'ouvrir au format HTML.
Pour actualiser le statut du rapport après avoir choisi de l'exécuter, cliquez sur . Pour annuler l'exécution du rapport, sélectionnez la ligne du rapport en question et cliquez sur
.
Remarque : par défaut, les rapports standard affichent toujours les données pour la période de feuille de temps sélectionnée dans Timesheet Approval. Si vous sélectionnez la période de feuille de temps actuelle, le rapport sera vide. Les rapports personnalisés sont exécutés en fonction des périodes de feuille de temps spécifiées lors de la création du rapport. Si aucune période n'a été spécifiée, le rapport affiche uniquement les données de la période actuelle.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Exécuter un rapport de feuille de temps.
Imprimer le contenu du tableau des tâches et des feuilles de temps
Vous pouvez imprimer le contenu des deux tableaux depuis Timesheet Approval.
Pour définir les options d'impression telles que l'orientation (portrait ou paysage), l'échelle, les marges, les en-têtes et pied de page, cliquez sur au-dessus du tableau concerné. La boîte de dialogue Mise en page s'ouvre.
Pour obtenir un aperçu avant impression, cliquez sur au-dessus du tableau concerné. La boîte de dialogue Aperçu avant impression s'ouvre.
Pour imprimer le contenu de l'un des tableaux, cliquez sur au-dessus du tableau concerné.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Imprimer les détails de feuille de temps.
Sélectionner un responsable délégué d'approbation de feuilles de temps
Que vous soyez un responsable de ressources ou de projet, vous avez la possibilité d'affecter un utilisateur délégué pour traiter vos feuilles de temps lorsque vous n'êtes pas en mesure de le faire vous-même. Après avoir sélectionné un délégué pour vos ressources ou vos projets, vous pouvez activer et désactiver ses droits d'approbation à tout moment.
Pour sélectionner, supprimer, activer ou désactiver un délégué, cliquez sur .
Pour sélectionner un délégué, cliquez sur le bouton Parcourir. Si vous êtes responsable de ressources, vous pouvez sélectionner un délégué feuilles de temps parmi l'ensemble des utilisateurs. Si vous êtes responsable de projet, vous pouvez affecter un délégué à chaque projet dont vous êtes responsable.
Pour supprimer un délégué, sélectionnez le nom de l'utilisateur et appuyez sur Supprimer.
Pour activer les droits d'approbation d'un responsable de ressources délégué, cochez la case en regard du nom du délégué, puis cliquez sur OK. Dans le cas d'un responsable de projet, cochez la case en regard de chaque délégué à activer, ou la case située tout en haut pour activer tous les délégués.
Pour désactiver les droits d'approbation d'un délégué, décochez la case en regard du nom du délégué, ou, pour les responsables de projet, décochez la case située tout en haut pour désélectionner tous les délégués.
Lorsque vous activez ou désactivez les droits d'approbation d'un délégué, celui-ci reçoit une notification.
Remarque : lorsque vous activez les droits d'approbation d'un délégué, vous continuez de disposer des droits d'approbation en tant que responsable de ressources ou de projet. Si vous souhaitez que votre ou vos délégués disposent des droits d'approbation en permanence, il vous suffit de cocher la case d'activation lors de l'affectation de l'utilisateur en tant que délégué.
Pour plus d'informations sur l'affectation de délégués, reportez-vous à la rubrique Affecter et activer un responsable d'approbation de feuilles de temps délégué.