Als Genehmigungsmanager für Stundenerfassungen können Sie Stundenerfassungen für die Ressourcen, für die Sie verantwortlich sind, genehmigen bzw. ablehnen.
Die Administratoreinstellungen im Modul "Project Management" geben an, ob die Stundenerfassungen durch Ressourcenmanager und/oder Projektleiter geprüft und genehmigt werden müssen.
- Als Ressourcenmanager können Sie die Stundenerfassungen von Ressourcen prüfen, denen Sie als Genehmigungsmanager für Stundenerfassungen zugewiesen sind.
- Als Projektleiter können Sie die Stundenerfassungen von Ressourcen prüfen, die bestimmten Vorgängen in den Projekten zugewiesen sind, für die Sie zuständig sind.
- Wenn Sie ein delegierter Genehmigungsmanager eines Ressourcenmanagers sind, können Sie die Stundenerfassungen der Ressourcen prüfen, denen der Ressourcenmanager als Genehmigungsmanager für Stundenerfassungen zugewiesen wurde.
- Wenn Sie ein delegierter Genehmigungsmanager eines Projektleiters sind, können Sie die Stundenerfassungen der Ressourcen prüfen, die Vorgängen in den Projekten zugewiesen sind, für die Sie genehmigungsberechtigt sind. Ein Projektleiter kann Genehmigungsberechtigungen für die einzelnen Projekte an unterschiedliche Benutzer delegieren.
Tipp: Die Genehmigung der Stundenerfassung ist nicht notwendig, wenn in den Administratoreinstellungen für die Stundenerfassung im Modul "Project Management" festgelegt ist, dass Stundenerfassungen automatisch genehmigt werden. Sie können Stundenerfassungen jedoch ablehnen, auch wenn die automatische Genehmigung aktiviert ist.
Die Stundenerfassungen können folgenden Status haben: "Übermittelt", "Erneut übermittelt", "Nicht übermittelt", "Genehmigt", "Vom Projektleiter genehmigt", "Vom verantw. Manager genehmigt" oder "Abgelehnt". Je nach Stundenerfassungsstatus können Sie die folgenden Vorgänge ausführen:
Aktion | Stundenerfassungsstatus |
Mit der Option Genehmigen | Übermittelt, Erneut übermittelt, Vom Projektleiter genehmigt*, Vom verantw. Manager genehmigt* |
Mit der Option Ablehnen | Übermittelt, Genehmigt, Vom Projektleiter genehmigt*, Vom verantw. Manager genehmigt*, Erneut übermittelt |
E-Mail-Erinnerung | Alle |
*Die Statusarten "Vom Projektleiter genehmigt" und "Vom verantw. Manager genehmigt" sind nur gültig, wenn in den Administratoreinstellungen im Modul "Project Management" festgelegt ist, dass zwei Genehmigungsstufen benötigt werden. In diesem Fall wird der Status "Vom Projektleiter genehmigt" beim Filter "Aktion erforderlich" für einen Ressourcenmanager angezeigt, wenn zwei Genehmigungsstufen benötigt werden, die Genehmigung des Projektleiters bereits vorliegt, die des Ressourcenmanagers jedoch noch aussteht. Genauso wird der Status "Vom verantw. Manager genehmigt" beim Filter "Aktion erforderlich" für einen Projektleiter angezeigt, wenn zwei Genehmigungsstufen benötigt werden, die Genehmigung des Ressourcenmanagers bereits vorliegt, die des Projektleiters jedoch noch aussteht.
So können Sie eine Stundenerfassung genehmigen bzw. ablehnen:
- Stundenerfassungsgenehmigung starten.
- Wählen Sie die entsprechende Erfassungsperiode oben auf der Seite aus.
Standardmäßig wird die Erfassungsperiode ausgewählt, die das aktuelle Datum enthält.
- Klicken Sie bei Bedarf auf
, um die Stundenerfassungen nach dem Status "Aktion erforderlich", "Übermittelt" oder "Erneut übermittelt" zu filtern.
Der Status "Aktion erforderlich" zeigt alle Stundenerfassungen an, die momentan von Ihnen geprüft werden müssen. Der Status "Übermittelt" zeigt alle übermittelten und erneut übermittelten Stundenerfassungen an. Der Status "Erneut übermittelt" zeigt alle erneut übermittelten Stundenerfassungen unabhängig von der ausgewählten Erfassungsperiode an.
- Markieren Sie die Stundenerfassung, die Sie genehmigen oder ablehnen möchten. Mehrere Stundenerfassungen können Sie auswählen, wenn Sie die Umschalt- oder Strg-Taste gedrückt halten.
Wenn Sie eine Stundenerfassung auswählen, werden die zur Ressource gehörigen Vorgänge in der Vorgangstabelle auf der unteren Seitenhälfte angezeigt. Um die Vorgänge zu filtern, die angezeigt werden sollen, klicken Sie über der Vorgangstabelle auf
.
- Um die ausgewählte(n) Stundenerfassung(en) zu genehmigen, klicken Sie auf
, oder Sie klicken mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Stundenerfassung und wählen Genehmigen. Um die ausgewählte(n) Stundenerfassung(en) zu genehmigen, klicken Sie auf
, oder Sie klicken mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Stundenerfassung und wählen Genehmigen.
- Wenn Sie eine Stundenerfassung ablehnen, werden Sie aufgefordert, die Ablehnung zu bestätigen und eine E-Mail an die Ressource(n) der zugehörigen Stundenerfassung zu senden. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen zum Senden einer Ablehnungs-E-Mail, und klicken Sie auf "OK". Sie können den Inhalt der E-Mail nach Bedarf ändern.