Si P6 Web Access est installé et que des référentiels de contenu et de workflow sont configurés, vous pouvez lancer ou participer à une vérification de document.
Remarque : pour les documents de projet, votre capacité à lancer une vérification dépend de la politique de sécurité.
Qu'est-ce qu'une vérification de document ?
Une vérification de document est un processus de workflow au cours duquel une version spécifique d'un document est affectée à une ou plusieurs personnes pour vérification. Un type de vérification est affecté à chaque vérification de document et détermine les approbations nécessaires ainsi que la séquence de vérification du workflow.
Les vérifications de document sont utiles lorsqu'un document requiert l'approbation d'une ou plusieurs personnes. Par exemple, vous pouvez disposer d'un document personnel que vous souhaitez faire vérifier par quatre autres membres de votre service. Avant de mettre le document à la disposition de tous les membres du projet, vous souhaitez que chaque membre du service vérifie la précision du document. La création d'une vérification de document facilite le partage d'informations et la collecte de commentaires spécifiques émanant d'autres personnes.
Lancement d'une vérification de document
Vous pouvez lancer une vérification de document depuis les détails du document pour n'importe quel document. Lorsque vous lancez une vérification de document, vous pouvez spécifier le nom des personnes chargées de mener à bien cette vérification et sélectionner un des types de vérification suivants :
- N’importe qui peut vérifier permet à tous les vérificateurs répertoriés d'approuver ou de rejeter la version du document. Une fois le document approuvé par un vérificateur, le statut de la vérification devient Vérification approuvée ; lorsqu'un vérificateur le rejette, le statut devient Vérification rejetée.
- Tout le monde doit vérifier contraint tous les vérificateurs répertoriés à répondre à la vérification du document pour la terminer. Pour faire passer le statut de la vérification à Approuvée, tous les vérificateurs doivent approuver le document. Pour faire passer le statut de la vérification à Rejetée, le refus d'un seul vérificateur suffit à rejeter le document.
- Tout le monde doit vérifier selon la séquence contraint tous les vérificateurs répertoriés à répondre à la vérification du document dans un ordre donné pour la terminer. Pour faire passer le statut de la vérification à Approuvée, tous les vérificateurs doivent approuver le document. Pour faire passer le statut de la vérification à Rejetée, le refus d'un seul vérificateur suffit à rejeter le document. Dès qu'un vérificateur rejette le document, la vérification est terminée.
Lorsque vous lancez une vérification, le document apparaît dans le portlet Workflows de projets et de documents d'un tableau de bord. Ici, vous pouvez cliquer sur le lien correspondant à la page Détails du document, qui vous permet de consulter la liste de toutes les réponses des vérificateurs ainsi que les noms des vérificateurs qui n'ont pas encore répondu. Depuis la page Détails du document, vous pouvez également afficher les détails de la vérification.
Une fois la vérification terminée, le document n'apparaît plus dans le portlet Workflows de projets et de documents. Dès lors, vous pouvez accéder aux détails relatifs à la vérification depuis l'onglet Détails de la vérification de la page Détails du document.
Vérification d'un document
Si vous êtes affecté à la vérification d'un document, ce document s'affiche sur le portlet Action requise d'un tableau de bord. Là, vous pouvez cliquer sur le lien vers le document pour répondre à la vérification.
Lorsque vous répondez à une vérification, le document n'apparaît plus dans le portlet Action requise. Dès lors, vous pouvez accéder aux détails relatifs à la vérification terminée dans Détails du document.