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Page Documents (avec référentiel de contenu)

Astuces

Liens connexes

Lorsque P6 Web Access est configuré pour utiliser le référentiel de contenu, la page Projets > Documents présente une liste de dossiers qui contiennent les documents relatifs à tous les projets ouverts.

Dans la page Documents, vous pouvez afficher, entrer, sortir et télécharger des documents sélectionnés d'un ou plusieurs projets, associer des éléments supplémentaires à un document spécifique, et comparer des documents entre projets.

Avec les privilèges appropriés, vous pouvez modifier les informations de documents ou utiliser le document de votre choix comme modèle pour créer d'autres documents de même type pour plusieurs projets.

Je veux

Lisez ces astuces avant de commencer

Onglet Projet

Visualiser des documents de projet

L'onglet Projet fournit la liste des dossiers de chaque projet ouvert. Si vous développez un dossier et sélectionnez un document qu'il contient, vous pouvez afficher les détails du document.

Tâches de la barre d'outils de l'onglet Projet

En fonction de vos privilèges, la sélection d'un document dans l'onglet Projet entraîne l'affichage des onglets Détails du document suivants qui contiennent des informations sur le document sélectionné :


Onglet Produits et documents

Afficher des projets de travail et des documents créés sans référentiel de contenu

L'onglet Prod. & Docs vous permet d'afficher dans Web Access la liste des documents créés dans P6 Project Management, sans référentiel de contenu.

Tâches de la barre d'outils de l'onglet Prod. & Docs

En fonction de vos privilèges, la sélection d'un document dans l'onglet Prod. & Docs entraîne l'affichage des onglets Détails du document suivants qui contiennent des informations sur le document sélectionné :


Général

L'onglet Général affiche des informations générales sur le document. Seuls six champs de cet onglet peuvent être édités : Titre, Politique de sécurité, Modèle de document, Propriétaire, Catégorie de document et Numéro de référence.

Les champs restants de l'onglet Général sont en lecture seule :

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Description

L'onglet Description affiche toutes les notes spécifiques au document. Saisissez et configurez le format des notes du document sur cet onglet.

Eléments associés

L'onglet Eléments associés affiche tous les éléments associés au document en indiquant leur nom et leur description. Les éléments associés peuvent comprendre des tâches, des documents, des éléments WBS ou des alertes.

Pour associer un élément :

  1. Cliquez sur l'icône relative au type d'élément à associer.
    • relateactivityWBS pour associer une tâche ou un élément WBS
    • relateissue pour associer une alerte
    • relatedocument pour associer un document
  2. Naviguez jusqu'à l'élément.
  3. Cliquez sur OK, puis sur Fermer.

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Version

L'onglet Version affiche des informations sur les versions du document.

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Historique

L'onglet Historique affiche l'historique du document.

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Pour effectuer une opération sur un document

En plus d'afficher les détails du document, vous pouvez également ajouter ou éditer les documents et les dossiers. Les icônes de la barre d'outils des documents permettent d'effectuer les opérations suivantes :

Astuces :

Actualiser Cliquez sur Actualiser Actualiser pour mettre à jour la vue du contenu répertorié dans l'onglet Projet ou Prod. & Docs de la page Documents.

Ajouter un document Les options du menu Ajouter un document adddocflèche permettent d'effectuer les tâches suivantes :

Remarques :

Visualiser Les options du menu Visualiser viewdocflèche permettent d'effectuer les tâches suivantes :

Modifier le niveau d'accès Les options du menu Modifier l'accès makeprivateflèche permettent de modifier les privilèges d'accès pour les documents, notamment :

Supprimer supprimer pour supprimer le document sélectionné. Reportez-vous à supprimer pour en savoir plus.

Entrer/sortir sortie flècheLes options du menu Entrer/sortir permettent d'effectuer les tâches suivantes :

Remarque : pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Entrer, sortie, annuler la sortie.

Lancer la vérification recentdocslist Ouvre la boîte de dialogue Lancer la vérification, dans laquelle vous pouvez vérifier un document si vous disposez des privilèges appropriés. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Vérification d'un document.

Ajouter aux documents récents recentdocslist Ajoute le document sélectionné à la liste des documents récents.

Couper-coller couper flèche Les options du menu Couper-coller permettent d'effectuer les tâches suivantes :

Remarque : pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Couper et coller des documents.

Courrier électronique courrier électronique Ouvre un nouveau courrier électronique qui contient un lien vers le document et les détails de base, notamment le nom du projet et des documents, ainsi que la version des documents. Vous devez indiquer les destinataires et pouvez modifier l'objet et le corps du message avant de l'envoyer. Reportez-vous à courrier électronique pour en savoir plus.

Rechercher rechercherflècheLes options du menu Rechercher permettent d'effectuer les tâches suivantes :

Remarque : la fonction de recherche par auteur est disponible si votre référentiel de contenu prend en charge cette fonction. Pour plus d'informations sur les fonctionnalités Web Access prises en charge par votre référentiel de contenu, contactez votre administrateur P6.

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Définitions de champs

Titre
Nom permettant d'identifier le document. Vous pouvez entrer un nouveau nom.
Niveau d'accès.
Permet de transformer le document en document privé et d'afficher le nom du projet auquel appartient le document.

Pour supprimer le document du projet et le transformer en document personnel afin d'être le seul à pouvoir le consulter, choisissez Personnel.

Pour rendre le document accessible à toutes les personnes associées au projet, choisissez Projet.

Politique de sécurité
Affiche la politique de sécurité appliquée au document. La politique de sécurité définit les droits d'accès des utilisateurs sur le document et les tâches qu'ils sont autorisés à exécuter. Si vous êtes le propriétaire du document, ce champ est activé et vous pouvez choisir une autre politique de sécurité. Plus d'infos>>
Remarque : ce champ est supprimé si vous faites passer le niveau d'accès du document à personnel.
Auteur
Personne ayant créé ou ajouté le document dans P6 Web Access.
Version
Numéro de version le plus récent du document.
Dernière modification effectuée par
La dernière personne à avoir mis à jour le document ou à avoir accompli une action sur le document.
Date de modification
Date de la dernière mise à jour du document.
Catégorie de document
Classification utilisée pour organiser différents types de documents.
Format
Type de fichier associé au document.
Taille
Taille de fichier du document, en Ko.
Statut de la vérification
Indique si le document est en cours de vérification ou pas. Si le document n'est pas en cours de vérification, ce champ est vierge.
Propriétaire
Personne responsable du document. Pour changer de propriétaire, cliquez sur .
Numéro de référence
Numéro de référence ou de catalogue du document.
Modèle de document
Sert à indiquer que le document en question est un modèle de document. Cochez ce champ si vous voulez utiliser ce document en tant que modèle pour créer de nouveaux documents.

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