Mit dem Dialogfeld "Dokumentdetails" können Sie Details zu einem Projektdokument anzeigen. Mit dem entsprechenden Zugriff, der auf der Sicherheitsrichtlinie eines Dokuments basiert, können Sie auch die Details eines Dokuments bearbeiten.
"Dokumentdetails" umfasst fünf Registerkarten: Allgemein, Beschreibung, Zugehörige Elemente, Version und Verlauf.
Die Informationen zu Status überprüfen finden Sie auf der Registerkarte "Version". Klicken Sie unter "Status überprüfen" auf den Link, um den Prüfstatus des Dokuments anzuzeigen.
Allgemein
Auf der Registerkarte "Allgemein" werden allgemeine Dokumentinformationen angezeigt. Auf dieser Registerkarte können nur sechs Felder bearbeitet werden: "Titel", "Sicherheitsrichtlinie", "Vorlagendokument", "Inhaber", "Dokumentkategorie" und "Referenznummer".
- Es muss ein Wert für Titel angegeben werden. Aktualisieren Sie dieses Feld mit einem neuen Titel für das Dokument.
- Sicherheitsrichtlinie wird in einem Dropdown-Menü angezeigt, und es gibt drei Sicherheitsoptionen: "Persönlich", "Schreibgeschützt" und "Freigegeben". "Persönlich" bedeutet, dass nur der Benutzer, der das Dokument hinzugefügt hat, dieses auch anzeigen, ändern oder löschen kann. "Schreibgeschützt" bedeutet, dass das Dokument von allen Teammitgliedern angezeigt, aber nicht geändert oder gelöscht werden kann. "Freigegeben" bedeutet, dass ein Dokument von allen Mitgliedern des Projektteams angezeigt, geändert oder gelöscht werden kann.
- Falls das Kontrollkästchen Vorlagendokument aktiviert ist, kann das Dokument als Vorlage verwendet werden. Mit dieser Vorlage wiederum können neue Dokumente erstellt werden.
- Inhaber ist der für den Vorgang verantwortliche Benutzer. Sie können blättern, um diese Person diesem Feld zuzuweisen.
- Mithilfe der Klassifizierung Dokumentkategorie können verschiedene Dokumente organisiert werden. Die Kategorie wird in der Client-/Serveranwendung vom Benutzer eingerichtet.
- Referenznummer ist die Referenz- oder Katalognummer des Dokuments. Die Referenznummer wird vom Benutzer definiert.
Die verbleibenden Felder auf der Registerkarte "Allgemein" sind schreibgeschützt:
- Mithilfe von Zugriffsebene wird festgelegt, wer auf das Dokument zugreifen darf. Es gibt drei Zugriffsebenen: "Projekt", "Arbeitsgruppe" und "Privat". Wenn Sie Zugriff zu dem Projekt haben, bedeutet "Projekt", dass Sie Zugriff auf dieses Dokument haben. Wenn Sie der Arbeitsgruppe angehören, bedeutet "Arbeitsgruppe", dass Sie Zugriff auf dieses Dokument haben. "Privat" bedeutet, dass nur der Benutzer, der das Dokument erstellt hat, auch darauf zugreifen kann.
- Autor ist die Person, die das Dokument verfasst bzw erstellt hat.
- Version ist die letzte bzw. neueste Version des Dokuments.
- Letzte Änderung von zeigt den Namen der Person an, die das Dokument zuletzt geändert hat.
- Änderungsdatum zeigt das Datum und die Uhrzeit an, zu dem das Dokument zuletzt geändert wurde.
- Format zeigt das Anwendungsformat an, in dem das Dokument erstellt oder nach dem Aktualisieren eingecheckt wurde.
- Größe gibt die Größe des Dokuments in KB an.
- Prüfstatus gibt an, ob das Dokument geprüft wird und welchen Status es derzeit hat. Wird das Dokument nicht geprüft, ist das Feld leer. Die Prüfstatus umfassen: "Leer", "In Prüfung", "Genehmigt", "Abgelehnt" und "Beendet".
Beschreibung
Auf der Registerkarte "Beschreibung" werden alle Notizen angezeigt, die für das Dokument spezifisch sind. Auf dieser Registerkarte können Sie Notizen zum Dokument eingeben und formatieren.
Zugehörige Elemente
Auf der Registerkarte "Zugehörige Elemente" werden alle Elemente nach Name und Beschreibung angezeigt, die zu dem Dokument gehören. Die zugehörigen Elemente umfassen Vorgänge, Dokumente, PSP oder Probleme.
So verknüpfen Sie ein Element:
- Klicken Sie auf das Symbol der Elementart, die Sie verknüpfen möchten.
so verknüpfen Sie einen Vorgang oder ein PSP-Element
so verknüpfen Sie ein Problem
So verknüpfen Sie ein Dokument
- Navigieren Sie zu dem Element.
- Klicken Sie auf "OK" und anschließend auf "Schließen".
Version
Auf der Registerkarte "Version" werden Informationen zu den Versionen des Dokuments angezeigt.
- Version zeigt alle Versionen des Dokuments als Links an. Klicken Sie auf den Link der Versionsnummer, um das Dokument anzuzeigen. Wenn Sie auf die Versionsnummer klicken, können Sie außerdem Prüfungsdetails anzeigen und aktualisieren.
- Mit dem Link Prüfstatus wird angegeben, ob das Dokument geprüft wird und welchen Status es derzeit hat. Falls das Dokument nicht geprüft wird oder falls die Prüfung abgeschlossen ist, ist dieses Feld leer. Falls das Dokument geprüft wird, klicken Sie auf den Link, um die Prüfungsdetails für eine beliebige Version des Dokuments zu öffnen.
- Geändert von zeigt den Namen der Person an, die das Dokument zuletzt geändert hat.
- Änderungsdatum zeigt das Datum und die Uhrzeit der letzten Änderung des Dokuments an.
- Anmerkungen zeigt alle Anmerkungen an, die eingegeben wurden, als ein ausgechecktes Dokument wieder eingecheckt wurde.
Auf der Registerkarte "Version" werden auch Informationen zu den Prüfungsdetails des Dokuments angezeigt. Klicken Sie auf den Link "Status überprüfen", um die Prüfungsdetails anzuzeigen.
Status prüfen
Um den Prüfstatus aufzurufen, klicken Sie auf die Registerkarte "Version" und dann auf den Link "Status überprüfen". Ist unter "Status überprüfen" kein Link verfügbar, wurde das Dokument nicht geprüft.
Hinweis: Ein Dokument mit der Sicherheitsrichtlinie "Persönlich" kann nicht geprüft werden. Nur Dokumente mit der Sicherheitsrichtlinie "Freigegeben" oder "Schreibgeschützt" können geprüft werden.
Das Dialogfeld "Status überprüfen" enthält die Details der Dokumentprüfung.
- Name gibt den Titel des zu prüfenden Dokuments an.
- Beschreibung gibt eine Beschreibung des Dokuments an.
- Initiator gibt den Namen der Person an, die die Prüfung eingeleitet hat, sowie das Datum und die Uhrzeit der Einleitung.
- Fälligkeitsdatum gibt das Datum an, an dem die Prüfung von allen Prüfern abgeschlossen sein muss.
- Prüfstatus gibt an, dass das Dokument überprüft wird, und zeigt den aktuellen Status an. Die Prüfstatus umfassen: "Leer", "In Prüfung", "Genehmigt", "Abgelehnt" und "Beendet".
- Prüfungsart gibt an die Prüfungsart für das Dokument an. Die Arten der Prüfung sind: "Jeder kann Prüfung vornehmen", "Jeder muss Prüfung vornehmen" oder "Jeder muss in Folge Prüfung vornehmen".
- Ausstehende Prüfer gibt die Prüfer an, die das Dokument noch prüfen müssen.
Verlauf
Auf der Registerkarte "Verlauf" wird der Verlauf des Dokuments angezeigt.
- Datum zeigt das Datum und die Uhrzeit der letzten Änderung des Dokuments an.
- Benutzer zeigt den Namen des Benutzers an, der das Dokument zuletzt geändert hat.
- Aktion zeigt an, welche Aktion der Benutzer mit dem Dokument durchgeführt hat.
- Version zeigt die Version des Dokuments an, die geändert wurde.