Qu'est-ce qu'une vue de tâche ?
Une vue de tâche rassemble une sélection de données dans une présentation visuelle spécifique, également appelée format, via la page Projets > Tâches.
Je veux
- en savoir plus sur l'utilisation des vues de tâches
- créer, modifier ou supprimer une vue
- sélectionner et organiser les données contenues dans une vue
(par exemple sélectionner des colonnes de données, filtrer, grouper, trier) - personnaliser les barres du diagramme de Gantt dans une vue
- afficher les barres de périodes chômées dans le diagramme de Gantt
- personnaliser la présentation visuelle d'une vue sur la page Tâches
(par exemple ajuster l'échelle de temps, masquer ou afficher les barres du diagramme de Gantt) - lire des informations sur l'accès utilisateur aux vues de tâches
- en savoir plus sur la sécurité des données dans les vues de tâches
Utilisation des vues de tâches
Lors de la personnalisation de la page Tâches, vous pouvez sélectionner de nombreuses options pour créer des vues de tâches qui présentent les données de projet requises dans un format conforme à vos besoins. Vous pouvez afficher et planifier des tâches dans le diagramme de Gantt, planifier des tâches dans la Vue calendrier, et afficher les liens entre les tâches dans le tableau des tâches et le diagramme de réseau PERT.
Pour chaque vue, vous pouvez personnaliser des données et des choix spécifiques au contenu, comme le regroupement, le tri, le filtre et la sélection de colonnes, l'application d'une ligne de progression et la définition d'autres options de mise en forme, notamment les noms sur les diagrammes de Gantt et les désignations des incréments de l'échelle de temps dans la boîte de dialogue Personnaliser la vue de tâche, laquelle est affichée en cliquant sur Personnaliser la vue de tâche
dans la barre d'outils de la page Tâche.
Remarque : la boîte de dialogue Personnaliser la vue de tâche peut être remplacée par la boîte de dialogue Créer une vue de tâche lorsque vous créez une vue de tâche à partir de Projets, Gérer les vues de tâches, ou par la boîte de dialogue Détail lorsque vous modifiez une vue de tâche. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Gérer les vues de tâches.
La liste déroulante Visualiser de la barre d'outils Tâches vous permet d'accéder facilement et rapidement à toutes les vues de tâches disponibles. Lorsque vous utilisez des tâches, la sélection de la vue la mieux adaptée à vos besoins simplifie la procédure d'enregistrement des données d'un projet. Par exemple, si vous souhaitez enregistrer rapidement un ensemble de détails pour de nouvelles tâches, vous pouvez opter pour une vue sous forme de tableau, qui maximise le nombre de colonnes de données disponibles. Par ailleurs, si vous voulez appliquer automatiquement un attribut spécifique, comme un code WBS ou un code tâche, à toutes les tâches nouvellement créées, vous pouvez sélectionner une vue qui regroupe les activités en fonction de cet attribut.
Créer, modifier ou supprimer une vue
Vous pouvez créer, modifier ou supprimer une vue depuis la page Gérer les vues de tâches ou depuis la page Tâches.
Astuce : vous devez disposer du privilège de sécurité requis pour créer des vues de tâches globales.
Pour créer une vue depuis la page Tâches
- Ouvrez le projet ou le groupe de projets que vous voulez utiliser dans la section Projets.
- Cliquez sur
dans la barre d'outils des projets pour afficher la page Tâches.
- Dans la liste déroulante Visualiser de la barre d'outils des tâches, choisissez la vue sur laquelle baser la nouvelle vue. Vous pouvez baser votre nouvelle vue sur une vue par défaut ou sur n'importe quelle vue personnalisée déjà existante.
- Dans la barre d'outils Tâches, cliquez sur le menu Personnaliser la vue de tâche
, et sélectionnez Enregistrer la vue sous ou appuyez sur Ctrl+F11.
- Saisissez un nom unique pour la nouvelle vue, puis cliquez sur OK.
Remarques :
-
Reportez-vous à la rubrique Sélectionner et organiser les données contenues dans une vue pour plus d'informations sur la sélection du contenu et de la présentation des données dans une vue.
-
Pour partager la nouvelle vue, sélectionnez l'onglet Accès dans la boîte de dialogue Personnaliser la vue de tâche et choisissez de rendre la vue disponible à l'utilisateur actuel, à tous les utilisateurs ou à une liste d'utilisateurs spécifique. Par défaut, lorsque vous créez une vue, elle est enregistrée uniquement pour votre usage personnel, sauf si vous spécifiez un autre type d'accès.
-
Pour enregistrer les modifications les plus récentes apportées à la vue, sélectionnez Personnaliser la vue de tâche
dans la barre d'outils Tâches, et cliquez sur Enregistrer la vue ou appuyez sur Ctrl+F10.
Pour créer une vue sur la page Gérer les vues de tâches
- Choisissez Gérer les vues de tâches dans la section Projets du menu Action de la barre de navigation globale.
- Cliquez sur Créer une vue de tâche. Recherchez ou choisissez la vue que vous souhaitez utiliser comme modèle pour la nouvelle vue.
- Sur la page Créer une vue de tâche, entrez un nom unique pour la nouvelle vue, sélectionnez le contenu (données) et la présentation de la vue, et définissez l'accès utilisateur à la vue. Des informations détaillées sur les options de sélection du contenu et de la présentation figurent ci-dessous.
- Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : pour modifier une vue sur la page Gérer les vues de tâches, cliquez sur le nom de la vue à modifier. Sur la page Créer/Personnaliser la vue de tâche, choisissez et organisez le contenu et l'accès à la vue selon vos besoins, puis cliquez sur Enregistrer.
Pour modifier une vue
Dans la page Tâche, modifiez et enregistrez les modifications apportées à une vue dans la boîte de dialogue Personnaliser la vue de tâche.
Pour supprimer une vue
Pour supprimer une vue sur la page Tâches, choisissez la vue à supprimer dans la liste déroulante Visualiser. Lorsque la vue s'affiche, choisissez Supprimer la vue dans le menu Vues de tâches (
).
Pour supprimer une vue de la page Gérer les vues de tâches, cliquez sur le lien Supprimer correspondant de la vue pour supprimer une vue existante.
Sélectionner et organiser les données contenues dans une vue
Vous avez la possibilité de sélectionner ou de modifier le contenu et l'organisation de toute vue de tâche que vous avez vous-même créée. Pour les vues des tâches auxquelles vous avez accès, mais que vous n'avez pas créées, vous pouvez vérifier les paramètres dans les onglets Personnaliser la vue (disponibles sur la page Tâches), mais vous ne pouvez pas les modifier. Vous pouvez également vérifier les paramètres des vues que vous n'avez pas créées en sélectionnant une vue sur la page Gérer les vues de tâches. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Accès des utilisateurs aux vues Tâches.
Astuce : sur la page Tâches, pour réorganiser rapidement les colonnes affichées dans une vue, faites un glisser-déposer.
Sélection des colonnes de données de tâche
- Utilisez l'option Afficher la première colonne en tant que pour sélectionner le nom ou l'ID de tâche en tant que première colonne.
- Dans la liste Colonnes disponibles , sélectionnez les champs de données à afficher, puis cliquez sur les boutons fléchés pour les déplacer vers la liste Colonnes sélectionnées et indiquer leur ordre.
- Dans la liste déroulante Trier par , vous avez le choix entre de nombreux champs de tri classés par type, par exemple unités, dates ou données générales.
- L'ordre de tri peut être croissant ou décroissant.
- Les champs de texte sont triés par ordre alphabétique.
- Les champs numériques et de date sont triés dans l'ordre numérique ou du calendrier.
- Dans l'ordre de tri croissant, les cases à cocher sont triées de façon à présenter les cases cochées avant celles qui ne le sont pas.
- Quant au champ Statut de la tâche, son ordre de tri croissant est Non commencé, En cours et Terminé.
- Dans l'ordre de tri croissant, les champs de type Indicateur défini par l'utilisateur sont triés dans l'ordre suivant :
Ce sont les seuls champs que vous pouvez afficher dans la première colonne. Le premier élément apparaissant dans la liste Colonnes sélectionnées occupera la deuxième colonne de la page Tâches.
L'ordre descendant des champs de la liste Colonnes sélectionnées correspond à l'ordre d'affichage de gauche à droite des colonnes du tableau des tâches.
Astuce : vous pouvez afficher un maximum de 30 colonnes dans le tableau des tâches.
Regroupement des tâches
- Dans les listes déroulantes Niveau, sélectionnez jusqu'à dix champs ou catégories, afin de regrouper les tâches. Vous ne pouvez pas regrouper les tâches selon plusieurs champs hiérarchiques.
- Pour chaque groupe, sélectionnez la couleur de l'arrière-plan et celle du texte de la ligne d'en-tête, ou bandeau, du groupe.
- Indiquez l'ordre de tri de chaque groupe. L'ordre de tri des groupes suit les règles décrites ci-dessus pour le tri des tâches. Toutefois, le regroupement par champ hiérarchique donne accès à une option d'ordre de tri supplémentaire, à savoir Hiérarchie.
L'option Hiérarchie permet de trier les groupes selon la séquence définie pour l'élément hiérarchique plutôt que dans l'ordre alphabétique ou numérique. Par exemple, avec un ordre de tri de type Hiérarchie, trois éléments WBS définis respectivement comme WBS a, WBS c et WBS b, apparaîtront sous forme de bandes selon cette séquence, tandis que l'ordre de tri ascendant classera les éléments selon la séquence WBS a, WBS b et WBS c.
- Pour afficher le nom du champ du groupe, suivi par la valeur du champ, dans les lignes d'en-tête du groupe, dans la section Options de barre, sélectionnez Afficher le titre de champ.
- Pour afficher les totaux du groupe dans les lignes d'en-tête pour tous les champs (coûts, valeur numérique, nombre entier, date de début et date de fin) dans la section Options du bandeau, sélectionnez Afficher les calculs de champ.
Si vous optez pour un regroupement par champ hiérarchique, par exemple WBS ou code tâche, la liste déroulante Jusqu'au niveau est disponible et vous permet de choisir le nombre de niveaux de hiérarchie à utiliser pour regrouper les tâches.
Par exemple, si vous choisissez de regrouper les tâches en fonction du début au plus tôt, le nom de champ Début au plus tôt apparaît à gauche de la valeur de date du groupe. Si vous ne choisissez pas cette option, seule la valeur de date du groupe apparaît dans le bandeau.
Astuce : les cumuls des dates de début reflètent la date la plus ancienne du groupe, tandis que les cumuls des dates de fin représentent la date la plus récente. Les cumuls des unités et des coûts reprennent le total des valeurs pour chaque tâche du groupe.
- Pour masquer les lignes vides lorsque le Tableau de tâches est groupé par élément WBS, code tâche ou ressource principale, choisissez Masquer si vide dans la section Options du bandeau. Par exemple, si vous sélectionnez cette option, un élément WBS auquel aucune tâche n'est affectée ne s'affichera pas.
- Utilisez l'option Pour les WBS, le projet, les codes tâche ou la ressource principale, inclure pour définir le texte affiché sur le bandeau de regroupement. Pour afficher l'ID ou la valeur de code sur le bandeau de regroupement, sélectionnez ID / code. Pour afficher le nom ou la description sur le bandeau de regroupement, sélectionnez Nom / description. Pour afficher l'ID / code et le nom / la description, sélectionnez ID / code et Nom / description.
Remarque : des résultats d'affichage inattendus peuvent se produire lorsque les paramètres Heures par période sont stockés par calendrier dans le module Project Management et que vous regroupez les tâches par champs de durée, par exemple Durée initiale ou Durée planifiée. Si des résultats d'affichage inattendus apparaissent lors du regroupement de tâches par champs de durée, définissez votre préférence de format de durée sur Heures. Vous pouvez modifier votre préférence de format de durée dans Préférences globales. Reportez-vous à Spécifier le format des unités de temps, dates et devises dans Préférences globales pour plus de détails.
Filtrage des tâches
- Sélectionner un type de filtre.
Sélectionnez Standard pour effectuer un choix parmi les filtres prédéfinis, comme Tâches critiques en retard sur le planning ou Jalons uniquement.
Sélectionnez Personnalisé pour créer un filtre basé sur les champs et les valeurs des données de tâche que vous aurez vous-même spécifiés.
- Sélectionner ou créer un filtre.
Si vous sélectionnez Standard, choisissez un filtre prédéfini dans la liste déroulante.
Veillez à bien préciser le nombre de jours pour le filtre Tâches devant finir d'ici le nombre de jours indiqués.
Le filtre Mes tâches affiche toutes les tâches de projet auxquelles vous êtes affecté en tant que ressource ou propriétaire de la tâche.
Astuces : le filtre Tâches critiques en retard sur le planning utilise la référence du projet pour déterminer l'écart identifiant les tâches en retard sur le planning. Si aucune référence de projet n'est affectée, le projet en cours est utilisé comme référence, et aucune tâche ne s'affiche.
Si vous avez accès au module Membre d'équipe, que vous êtes affecté comme ressource ou êtes propriétaire de la tâche, l'application du filtre Mes tâches n'a aucun effet sur l'affichage de la liste des tâches parce que votre accès est déjà limité aux tâches qui vous sont affectées et aux tâches propriétaires.Si vous sélectionnez Personnalisé
Dans la liste déroulante Sélectionner des critères de filtre, indiquez si vous souhaitez afficher les tâches répondant à la totalité ou à une partie des critères spécifiés. Si vous sélectionnez Un des suivants, toutes les tâches répondant à au moins l'une des conditions de filtrage apparaîtront dans la vue de tâche.
Pour créer une instruction de filtre, sélectionnez un champ dans la liste déroulante Paramètre. Sélectionnez ensuite un opérateur dans la liste déroulante Est. Dans le champ Valeur, entrez ou sélectionnez une valeur pour indiquer l'instruction du critère de filtrage.
Remarque : les paramètres des codes tâche projet et des codes EPS ne sont pas disponibles sur la page Créer une vue de tâche.
Vous pouvez créer jusqu'à dix instructions pour un filtre personnalisé. Cliquez sur l'icône adéquate pour ajouter ou supprimer
une instruction.
Personnaliser la présentation visuelle d'une vue sur la page Tâches
Astuce : pour plus d'informations sur toutes les icônes de la barre d'outils Tâches, reportez-vous à Barre d'outils des tâches.
Accès des utilisateurs aux vues de tâches
Lorsque vous créez ou modifiez une vue, vous pouvez utiliser l'onglet Personnaliser l'accès à la vue pour définir l'accès des utilisateurs à la vue.
L'accès aux vues de tâches se décline en trois modes différents.
- Personnel - tous les utilisateurs peuvent créer des vues de tâches pour leur usage personnel.
- Multi-utilisateurs - tous les utilisateurs peuvent créer des vues de tâches et les partager avec les utilisateurs de leur choix. Bien que tout utilisateur désigné comme pouvant partager une vue multi-utilisateur puisse afficher la vue, seul son créateur peut la modifier ou la supprimer.
- Global - les utilisateurs qui disposent des privilèges de sécurité requis ont la possibilité de créer des vues de tâches et de les partager avec l'ensemble des utilisateurs de P6 Web Access. Bien que tous les utilisateurs puissent afficher une vue globale, seuls son créateur et les utilisateurs disposant du privilège de sécurité requis sont habilités à la modifier ou à la supprimer.
Sécurité des données dans les vues de tâches
Votre capacité à effectuer certaines actions sur une vue dépend de votre classe d'accès, de votre compétence en tant que créateur ou utilisateur de la vue et de votre profil de sécurité.
Si une vue multi-utilisateur ou globale inclut des éléments associés à des privilèges de sécurité, ces données ne sont pas accessibles aux utilisateurs qui ne bénéficient pas des privilèges requis. Ainsi, si une vue est regroupée par codes sécurisés, les utilisateurs ne disposant pas des privilèges requis pourront visualiser les tâches dans une simple liste, sans regroupement par codes sécurisés. Si le code sécurisé est utilisé pour le tri, il est ignoré. Le tri fait alors appel au champ par défaut, à savoir Date de début et à l'ordre de tri par défaut, c'est-à-dire Ascendant. De même, si une vue comprend des colonnes de données financières, les utilisateurs ne disposant pas des privilèges requis verront des tirets dans ces colonnes à la place des valeurs conservées dans la base de données.
Regroupement et tri de tâches
Le regroupement permet de répertorier ensemble, ou de classer, toutes les tâches qui contiennent la même valeur pour un champ sélectionné. Si, par exemple, vous décidez d'effectuer un regroupement par projet, puis par ressource principale, la page Tâches regroupe les tâches par groupes de projets. Puis, au sein de chaque groupe de projets, les tâches sont à nouveau classées en fonction de la ressource principale. Enfin, dans chaque groupe de ressources principales, les tâches sont triées en fonction du champ de tri et de l'ordre de tri que vous avez définis (par exemple, date de début).
Dans le diagramme de Gantt, lorsque vous regroupez les tâches, une barre de résumé s'affiche pour chaque groupe. Vous pouvez plier et déplier le groupe selon vos besoins pour vous concentrer uniquement sur le résumé ou les détails des données de planning du projet.
Dans le tableau des tâches, lorsque vous regroupez des tâches, chaque niveau de regroupement est identifié et séparé par un bandeau ou un arrière-plan coloré. Vous pouvez choisir d'afficher les consolidations, ou le résumé des totaux, pour chaque groupe.