Über die Seite "Stufen definieren" können Sie die spezifischen Daten- und Prüferfordernisse für die einzelnen Stufen einer Workflow-Vorlage für Projektanforderungen erstellen.
Auf der Seite "Stufen definieren" haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Anforderungen für einen bestimmten Status festlegen
- Status der Datenfelder und Standardwerte festlegen
- Prüfer auswählen
- Prüfungsart angeben
Anforderungen für eine bestimmte Stufe festlegen
- Klicken Sie in der Workflow-Grafik auf das Symbol für die Stufe.
- Klicken Sie auf die Registerkarte der Datenkategorie, die Sie definieren möchten, beispielsweise "Allgemeine Felder" oder "Prüfer".
- Klicken Sie zum Abschluss der Definition der Vorlagenerfordernisse auf "Vorlage speichern".
Status der Datenfelder und Standardwerte festlegen
Sie legen den Status der einzelnen Datenfelder fest und steuern darüber, ob das Feld angezeigt wird, ob es bearbeitet werden kann und ob es sich um ein Pflichtfeld handelt.
Die Datenfeld-Einstellungen sind in jeder Stufe unterschiedlich. Sie ermöglichen es Ihnen, die Workflow-Vorlage für die unterschiedlichen Erfordernisse der einzelnen Prüfgruppen im Workflowprozess anzupassen. Prüfer der zweiten Stufe benötigen beispielsweise unter Umständen Budgetinformationen, auf die Prüfer der vierten Stufe nicht zugreifen brauchen oder sollen. Folglich legen Sie fest, dass die entsprechenden Datenfelder in der zweiten Stufe bearbeitet werden können, und verbergen sie in Stufe 4. Sie können auch Standardwerte für einige Felder festlegen. Wenn Sie einen Standardwert für ein Feld angeben, das den Status "Bearbeiten" aufweist, kann dieser Wert während des Workflows überschrieben werden.
Hinweis: Bei Vorlagen für Projektanforderungen können Sie in Stufe 1 nicht den Status bzw. den Standardwert der erforderlichen Felder "Anforderungsname" und "Anforderungs-ID" festlegen.
- Erforderlich: Die nächste Stufe kann erst erreicht werden, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden.
- Automatisch generieren (nur bei Anforderungsvorlagen): Diese Einstellung ist nur für das Feld "Anforderungs-ID" und nur in der ersten Stufe verfügbar. Verwenden Sie dieses Feld, wenn der Initiator keine eindeutige ID für die Projektanforderung angeben muss.
- Bearbeiten: Diese Felder können ausgefüllt oder bearbeitet werden. Sie sind jedoch für ein Vorrücken des Workflows auf die nächste Stufe nicht erforderlich.
- Ausblenden: Ausgeblendete Felder werden im Formular "Projektanforderung" nicht angezeigt.
- Schreibgeschützt: Schreibgeschützte Felder werden zwar im Formular für Projektanforderungen angezeigt, können aber nicht geändert werden.
- Standard ausblenden und zuweisen (nur für Anforderungsvorlagen): Diese Einstellung ist nur für die Felder "Übergeordnetes UPS-Element" und "Verantwortlicher Manager" und nur in Stufe 1 verfügbar. Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie einen Standardwert für diese Felder angeben und die Felder in der ersten Stufe ausblenden möchten.
- Zuweisen von Dokumenten möglich/nicht möglich: Mit dieser Einstellung aktivieren bzw. deaktivieren Sie die Fähigkeit, Dokumente für einzelne Stufen innerhalb eines Workflows zuzuweisen, in dem Dokumente angehängt werden können. Lautet der Status "Zuweisen von Dokumenten nicht möglich", wird kein Abschnitt "Dokumente" auf dem Workflow-Anforderungsformular angezeigt.
Prüfer auswählen
Für die einzelnen Stufen der Vorlage (mit Ausnahme der ersten) müssen Sie mindestens einen Prüfer per Projektcode-Arbeitsplanung oder durch Auswahl von Benutzern festlegen. Aktivieren Sie die Option für die zu verwendende Methode, und weisen Sie anschließend Projektcodes oder einzelne Benutzer zu.
Hinweis: Wenn Sie eine Projektcode-Arbeitsplanung beabsichtigen, muss sichergestellt sein, dass ein Benutzer mit mindestens einem der Werte für die einzelnen zu verwendenden Projektcodes verknüpft ist. Die Verknüpfung zwischen Projektcodewerten und Benutzern, den so genannten Workflowempfängern, erfolgt im Modul "Project Management". Für die Arbeitsplanung können nur Projektcodes ausgewählt werden, die über mindestens einen Wert verfügen, der mit einem Workflowempfänger verknüpft ist.
- Arbeitsplanung nach Projektcode
Klicken Sie auf "Zuweisen", um eine Arbeitsplanung nach Projektcode zuzuweisen. Sie können einen Arbeitsplanungs-Projektcode pro Stufe zuweisen. - Arbeitsplanung nach Benutzername
Klicken Sie auf "Benutzer zuweisen", um bestimmte Personen als Prüfer auszuwählen. Bei dieser Methode können Sie eine unbegrenzte Anzahl an Prüfern auswählen. Wenn die Arbeitsplanung ein sequenzielles Genehmigungsverfahren vorsieht, können Sie mit den Pfeilen die Liste der Benutzer nach Bedarf sortieren.
Nur Benutzer mit dem entsprechenden Modulzugriff werden in der Liste der verfügbaren Prüfer angezeigt.
Prüfungsart angeben
Mit Vorlagen wird bestimmt, wie ein Workflow in den einzelnen Stufen fortschreitet.
Jeder muss Prüfung vornehmen: Alle für die Stufe ausgewählten Prüfer sind Bestandteil des Workflows, und der Workflow wird im Portlet "Aktion erforderlich" auf einem Dashboard angezeigt. Die Reihenfolge, in der die Prüfer die Projektanforderung weiterleiten, ist nicht bestimmt. Die nächste Stufe des Workflows wird erreicht, sobald alle Prüfer ihn vorgerückt haben.
Jeder kann Prüfung vornehmen: Alle für die Stufe ausgewählten Prüfer sind Bestandteil des Workflows, und der Workflow wird im Portlet "Aktion erforderlich" auf einem Dashboard angezeigt. Die Reihenfolge, in der die Prüfer die Projektanforderung weiterleiten, ist nicht bestimmt. Die nächste Stufe im Workflow wird jedoch bereits erreicht, wenn ein Prüfer den Workflow vorrückt. Der Workflow wird in diesem Fall aus den "Aktion erforderlich"-Listen der anderen Prüfer gelöscht.
Jeder muss in Folge Prüfung vornehmen: Der Workflow richtet sich in der für die Stufe festgelegten Reihenfolge nach und nach an jeden Prüfer einzeln. Zuerst wird er im Portlet "Aktion erforderlich" auf dem Dashboard des ersten Prüfers angezeigt. Wenn ein Prüfer den Workflow vorrückt, wird er aus der Liste "Aktion erforderlich" dieses Prüfers gelöscht, an den nächsten Prüfer weitergeleitet und dort im Portlet "Aktion erforderlich" angezeigt. Der Wechsel zur nächsten Stufe erfolgt, wenn der letzte Prüfer in der Reihenfolge den Workflow vorrückt.