P6 Web Access propose des fonctionnalités de gestion de documents qui permettent de stocker, d'organiser et de gérer les documents, mais aussi d'y accéder dans un environnement sécurisé. Un document est un fichier ou un produit créé sur votre ordinateur et ajouté à votre environnement de travail Primavera.
La fonction de gestion de documents disponible dépend de votre configuration Primavera. Si le référentiel de contenu est configuré pour une utilisation avec P6 Web Access, l'ensemble complet de fonctions avancées de gestion de documents est disponible dans P6 Web Access, y compris les fonctions de sortie, entrée et vérification des documents. Lorsque le référentiel de contenu n'est pas configuré, un ensemble limité de fonctions de gestion de documents est disponible, comme l'ajout, la suppression et l'association d'éléments aux documents.
Cette rubrique contient les informations suivantes :
Fonctions Documents (avec référentiel de contenu)
Types de document
Lorsqu'un référentiel de contenu configuré est installé, P6 Web Access prend en charge jusqu'à trois classes générales de documents : projet, personnel et groupe de travail.
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Documents de projet
Documents qu'un utilisateur associe à un projet via P6 Web Access ou le module Project Management. Tout utilisateur ayant accès à un projet peut associer un document à un projet.
Vous pouvez utiliser des documents de projet à partir du portlet Documents de projet de l'espace de travail de projet. Si vous disposez de l'accès au module approprié, vous pouvez également utiliser les documents de projet sur la page Projets > Documents, si la page est intégrée à votre vue d'interface utilisateur. Enfin, si vous appartenez à un groupe de travail, vous pouvez accéder aux documents de projet (et aux documents de groupe de travail) à partir du portlet Documents sur la page Groupe de travail.
Vous pouvez notamment :
- Ajouter des documents de projet
- Supprimer les documents de projet
- Afficher ou éditer les détails des documents de projet
- Visualiser des documents de projet
- Associer un élément à un document de projet
- Envoyer un courrier électronique à propos d'un document
Remarque : si P6 Web Access est installé et qu'un référentiel de contenu est configuré, le portlet Documents de projet affiche séparément les documents du projet sans référentiel de contenu dans l'onglet Prod. & Docs.
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Documents personnels
Ajoutés à P6 Web Access pour votre usage exclusif. Les documents personnels ne sont associés à aucun projet et vous êtes le seul à en disposer. Vous pouvez ajouter des documents personnels au portlet Mes documents d'un tableau de bord. Tous les documents personnels sont enregistrés dans le portlet Mes documents de l'onglet Personnel.
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Documents de groupe de travail
Documents ajoutés à un groupe de travail de projet spécifique qui peut être défini comme un sous-ensemble d'un projet. Ces documents ne sont disponibles que pour les membres du groupe de travail. Sur la page Groupe de travail, les documents de groupe de travail sont enregistrés sur l'onglet Groupe de travail du portlet Documents.
Les utilisateurs qui possèdent des droits sur un projet ou considérés comme des invités peuvent consulter un groupe de travail et son contenu.
Gestion des documents et accès
Dans P6 Web Access, la disponibilité d'un document et les opérations possibles sur ce document dépendent de plusieurs facteurs :
- Quel est le niveau d'accès du document : projet, personnel ou groupe de travail ?
Seuls les utilisateurs qui ont accès à un projet ou à un groupe de travail peuvent disposer des documents correspondants. Les documents personnels sont disponibles uniquement pour la personne qui les a ajoutés à l'environnement de P6 Web Access. - Le document possède t-il un référentiel de contenu ?
Les fonctions disponibles sont plus étendues pour les documents possédant un référentiel de contenu. - Pour les documents de projet possédant un référentiel de contenu : quelle est la politique de sécurité associée au document ?
La politique de sécurité d'un document de projet détermine les actions qui peuvent être exécutées sur le document. Par exemple, celui-ci peut être en lecture seule.
Fonctions avancées de gestion de documents
Si P6 Web Access est installé et qu'un référentiel de contenu est configuré, vous disposez de fonctions plus étendues de gestion des documents pour votre propre usage ou pour un projet ou un groupe de travail spécifique.
Lorsqu'un référentiel de contenu est installé, vous pouvez :
- Ajouter des documents personnels ou de groupe de travail
- Supprimer les documents personnels ou de groupe de travail
- Visualiser et éditer les détails sur les documents personnels ou de groupe de travail
- Visualiser les documents personnels ou de groupe de travail
- Partager des documents personnels ou de groupe de travail avec d'autres membres d'une équipe de projet
- Modifier la politique de sécurité d'un document de projet
La fonctionnalité de référentiel de contenu offre également des fonctions avancées de gestion des documents. Grâce à ces fonctionnalités avancées, vous pouvez utiliser les fonctions de contrôle de version des documents pour gérer l'accès partagé aux documents, organiser des documents de projet dans une structure de dossiers hiérarchique, mais également lancer des vérifications de documents et y participer. Vous pouvez notamment :
- Télécharger des documents
- Sortir, entrer et annuler la sortie de documents
- Rechercher des documents
- Afficher l'historique d'un document
- Afficher les versions d'un document
- Ajouter, supprimer et renommer des dossiers de projet
- Déplacer les documents de projet vers un autre emplacement de dossier
- Lancer la vérification d'un document
- Interrompre la vérification d’un document
- Vérifier un document
- Envoyer un courrier électronique à propos d'un document
Fonctions Documents (sans référentiel de contenu)
Si le référentiel de contenu n'est pas configuré pour être utilisé avec P6 Web Access, vous ne pouvez exécuter que des actions limitées sur les documents de projet. Les documents personnels et de groupe de travail ne sont pas disponibles.
Les documents de projet sont des documents qu'un utilisateur associe à un projet via P6 Web Access ou le module Project Management. Tout utilisateur ayant accès à un projet peut associer un document à un projet.
Vous pouvez utiliser des documents de projet à partir du portlet Documents de projet de l'espace de travail de projet. Si vous disposez de l'accès au module approprié, vous pouvez également utiliser les documents de projet sur la page Projets > Documents, si la page est intégrée à votre vue d'interface utilisateur.
Remarque : si le référentiel de contenu n'est pas configuré, tous les documents de projet apparaissent dans une liste simple sous le nom de projet dans le portlet Documents de projet, qu'ils aient été ajoutés au projet via P6 Web Access ou via le module Project Management.
Lorsque vous utilisez des documents de projet, vous pouvez :