Eine Workflow-Vorlage legt ein Verfahren für das Auswerten und Genehmigen bzw. Ablehnen von Anforderungen für neue Arbeit fest. Die Anforderungsvorlage ist eine Workflow-Vorlage. Diese Vorlage legt einen Workflow für das Auswerten neuer Projektanforderungen fest.
Wenn Sie eine Vorlage erstellen, müssen Sie die folgenden zwei Schritte ausführen:
- Felder auswählen – Geben Sie die Anzahl der erforderlichen Stufen für den Workflow an, den diese Vorlage unterstützen soll, und legen Sie die allgemeinen Anforderungen an die Vorlagendaten fest.
- Stufen definieren – Geben Sie die jeweiligen Weiterleitungsanforderungen und den Status der einzelnen Datenfelder für jede Phase an. Mit dem Status des Datenfelds wird gesteuert, ob ein Feld verborgen, schreibgeschützt oder bearbeitbar ist.
Vorlagen erstellen
- Klicken Sie in der globalen Navigationsleiste auf "Administration".
- Klicken Sie im Bereich "Workflow-Vorlagen" auf "Anforderungsvorlage erstellen".
Hinweis: Die Links zum Erstellen von Vorlagen werden nur dann angezeigt, wenn Sie über die Berechtigungen zum Erstellen und Bearbeiten von Vorlagen verfügen.
- Wenn Sie eine neue Vorlage von Anfang an erstellen möchten, wählen Sie "Leere Vorlage". Oder wählen Sie eine vorhandene Vorlage, die die Basis der neuen Vorlage darstellt. Klicken Sie anschließend auf "OK".
- Geben Sie einen Namen für die Vorlage und die Anzahl der Stufen ein. Wählen Sie sich selbst als Vorlageninhaber, oder klicken Sie auf
, um einen anderen Inhaber zu wählen. Wenn Sie die Vorlage einer Kategorie zuweisen möchten, klicken Sie auf
.
Hinweis: Nur Benutzer, die über die Berechtigung zum Erstellen von Vorlagen verfügen, werden in der Liste der verfügbaren Vorlageninhaber angezeigt. Die Liste der Vorlagenkategorien ist leer, wenn keine Kategorien festgelegt wurden.
- Aktivieren oder deaktivieren Sie die Kontrollkästchen, um anzugeben, welche Datenfelder in der Vorlage enthalten sein sollen. Wenn Sie Ausgaben- und Gewinnplandaten in die Vorlage aufnehmen, müssen Sie auch ein Zeitintervall für das Erfassen dieser Daten wählen. (Datenfelddefinitionen finden Sie rechts unter "Verwandte Links".)
- Wenn Sie Projektcodes, Notizbuchthemen oder benutzerdefinierte Felder zuweisen möchten, klicken Sie auf den entsprechenden Link "Zuweisen".
- Klicken Sie auf "Weiter", um die Seite "Stufen definieren" anzuzeigen.
- Der grafische Workflow stellt die verfügbaren Stufen dar, und die Registerkarten unter der Grafik dienen zum Gruppieren und Anzeigen der Daten, die Sie für jede Stufe festlegen können.
- Die angezeigten Registerkarten entsprechen der Datenauswahl, die Sie auf der Seite "Felder auswählen" getroffen haben (z. B. "Allgemeine Felder" und "Projektcodes").
- Zusätzlich wird für jede Stufe (mit Ausnahme der ersten) die Registerkarte "Prüfer" angezeigt.
- Der grafische Workflow stellt die verfügbaren Stufen dar, und die Registerkarten unter der Grafik dienen zum Gruppieren und Anzeigen der Daten, die Sie für jede Stufe festlegen können.
- Legen Sie die Datenanforderungen für jede Workflow-Phase fest. Wählen Sie auch für jede außer der ersten Phase den Prüfer, und geben Sie die Prüfungsart an. (Weitere Informationen zum Festlegen des Status für Datenfelder und Prüfer finden Sie rechts unter "Tipps".)
- Klicken Sie zum Abschluss der Definition der Vorlagenerfordernisse auf "Vorlage speichern".