Mit den Funktionen für Projektworkflows in Primavera wird der Prozess des Startens, Organisierens, Analysierens und Genehmigens von neuen Arbeitsanforderungen automatisiert: entweder neue Projekte oder Änderungen an vorhandenen Projekten.
Schritt 1: Vorlagen erstellen
Zum Implementieren von Workflow-Funktionen erstellen Sie zunächst Workflow-Vorlagen. In der Regel ist nur eine Person berechtigt, die Workflow-Vorlagenstruktur zu definieren, die den Anforderungen der Organisation entspricht, während viele Personen berechtigt sein können, Workflows auf der Grundlage dieser Vorlagen einzuleiten.
Jede Vorlage definiert einen Workflow-Prozess, der festlegt, welche Daten und inkrementellen Prüfungen erforderlich sind, um eine Arbeitsanforderung durch die verschiedenen Phasen bis zur endgültigen Genehmigung zu leiten. Es gibt eine Art von Workflow-Vorlagen: Anforderungsvorlagen. Verwenden Sie Vorlagen, um Workflows für die Auswertung neuer Projektanforderungen zu definieren.
Sie können beliebig viele Vorlagen erstellen, die die Prozesse darstellen, mit denen Ihre Organisation Arbeitsanforderungen prüft. Außerdem können Sie beliebig viele Vorlagenkategorien zum Ordnen der Vorlagen erstellen.
Schritt 2: Workflows starten
Nachdem Workflow-Vorlagen erstellt wurden, können Benutzer diejenige auswählen, die ihrem Bedarf entspricht, und einen Prüfungs- und Genehmigungsprozess für eine Arbeitsanforderung starten. Die ausgewählte Vorlage legt Daten, Weiterleitung und Genehmigungsanforderungen für die einzelnen Phasen des Workflows fest. In jeder Vorlagenphase nach der ersten werden die Art der erforderlichen Genehmigung, z. B. Genehmigung durch alle, sowie die Personen in der Organisation angegeben, die als Prüfer beteiligt sind. Beim Übergang des Workflows zur nächsten Phase wird für jeden Prüfer, der für diese Phase in der Anforderungsvorlage festgelegt ist, der Eintrag unter "Aktion erforderlich" hinzugefügt.
Schritt 3: An Workflow-Prüfungen teilnehmen
Hinweis:
Workflows und verwandte Funktionen sind nur verfügbar und funktionieren einwandfrei, wenn das Workflow-Repository von P6 Web Access installiert und konfiguriert ist. Weitere Information erhalten Sie von Ihrem P6-Administrator.
Nachdem ein Projektworkflow gestartet wurde und die erste Phase durchlaufen hat, können die Prüfer in den anschließenden Phasen auf den Workflow zugreifen und ihn prüfen, indem sie auf ihrem Dashboard im Portlet "Aktion erforderlich" auf den Namen des betreffenden Workflows klicken. Entsprechend der Art der Genehmigung und den Aktionen jedes Prüfers durchläuft der Workflow die in der Vorlage definierten Phasen. Wenn eine Phase zu einer Ablehnung führt, wird der Projektworkflow für weitere Maßnahmen an den Initiator zurückgeleitet.
Während der Workflow läuft, können mit der Anforderung verknüpfte Benutzer auf Informationen zum Status des Workflows zugreifen und im dem Workflow zugeordneten Arbeitsbereich (der so genannten Arbeitsgruppe) Informationen austauschen. Der Zugriff auf den Workflow-Status und den Arbeitsbereich erfolgt über das Portlet "Projekt- und Dokumentenworkflows", das auf einem Dashboard zur Verfügung steht. Außerdem ist der Zugriff auf die Workflow-Arbeitsgruppe auch über das Workflow-Statusformular und über das Projektanforderungsformular möglich.