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Sortir, entrer et annuler la sortie de documents

Astuces

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Si P6 Web Access est installé et qu'un référentiel de contenu est configuré, vous pouvez sortir, entrer et annuler la sortie des documents à l'aide du menu Sortir.

Remarque : le référentiel de contenu doit être configuré pour une utilisation avec P6 Web Access pour activer la fonction décrite dans cette rubrique. Contactez votre administrateur P6 pour plus d'informations sur l'état du référentiel de contenu.

Où puis-je faire cela ?

Vous pouvez sortir, entrer ou annuler la sortie d'un document depuis le portlet Documents de projet dans l'espace de travail du projet ou sur la page Projets > Documents.

Remarque : pour entrer ou sortir un document, vous devez disposer des privilèges de sécurité adéquats. Vous pouvez sortir la dernière version d'un document s'il est entré dans le référentiel. Lorsqu'un autre utilisateur sort le document du référentiel, vous ne pouvez plus le sortir. De plus, il n'est pas possible de sortir un document en lecture seule. Vous pouvez annuler la sortie d'un document personnel qui a déjà été sorti s'il est le seul document sélectionné pour l'annulation.

Que souhaitez-vous faire ?

Vue d'ensemble des entrées/sorties

La sortie d'un document vous permet d'enregistrer une copie du document sélectionné sur votre ordinateur ou tout autre emplacement spécifié. Contrairement à la fonction de téléchargement qui vous permet d'enregistrer la copie d'un document en lecture seule, la sortie d'un document verrouille ce document pour empêcher d'autres utilisateurs d'y accéder pendant que vous apportez vos modifications, dans son application d'origine. Cette particularité s'avère utile lorsque vous souhaitez empêcher d'autres utilisateurs de procéder à des mises à jour simultanées d'un document.

Vous pouvez toujours visualiser et télécharger un document sorti, de même que mettre à jour le profil du document. Par contre, vous ne pouvez pas modifier, supprimer ou sortir le document. Après avoir terminé d'apporter des modifications, vous pouvez entrer le document pour le déverrouiller et autoriser tous les utilisateurs à y accéder à nouveau.

Si vous avez perdu la copie locale d'un document sorti ou si cette copie locale est corrompue, vous pouvez recourir à la fonction Annuler la sortie. Cette fonction déverrouille le document et le restaure sans qu'il soit nécessaire de l'entrer. Vous pouvez utiliser la fonction Annuler la sortie si vous avez sorti le document sélectionné ou si vous disposez de privilèges super utilisateur admin.

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Accéder au Portlet Documents de projet de l'espace de travail du projet
  1. Ouvrez le projet ou le groupe de projets que vous voulez utiliser dans la section Projets.
  2. Cliquez sur Espace de travail dans la barre d'outils des projets pour afficher la page Espace de travail.
  3. Si plusieurs projets sont ouverts, choisissez le projet que vous voulez utiliser dans la liste Sélectionner un projet.
Remarque : si un seul projet est ouvert, la liste Sélectionner un projet ne s'affiche pas. Lorsque plusieurs projets sont ouverts, la boîte de dialogue Sélectionner un projet affiche la liste de tous les projets ouverts auxquels vous avez accès. L'ensemble des actions que vous effectuez, ainsi que toutes les données affichées sur la page, s'appliquent uniquement au projet sélectionné.
  1. Si le portlet Documents de projet n'apparaît pas dans l'espace de travail, cliquez sur Personnaliser. Cochez la case Documents de projet, puis cliquez sur Enregistrer et Fermer.
Remarque : vous devez disposer du privilège de sécurité requis pour personnaliser l'espace de travail d'un projet.

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Accéder à la page Projets > Documents
  1. Ouvrez le projet ou le groupe de projets que vous voulez utiliser dans la section Projets.
  2. Cliquez sur Espace de travail dans la barre d'outils des projets pour afficher la page Documents.
  3. Si plusieurs projets sont ouverts, choisissez le projet que vous voulez utiliser dans la liste Sélectionner un projet.
Remarque : si un seul projet est ouvert, la liste Sélectionner un projet ne s'affiche pas. Lorsque plusieurs projets sont ouverts, la boîte de dialogue Sélectionner un projet affiche la liste de tous les projets ouverts auxquels vous avez accès. L'ensemble des actions que vous effectuez, ainsi que toutes les données affichées sur la page, s'appliquent uniquement au projet sélectionné.

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Sortir un document
  1. Sélectionnez un document dans le portlet Documents de projet ou sur la page Documents.
  2. Dans le menu déroulant Sortir, cliquez sur sortir. La boîte de dialogue Sortir un document s'affiche.
  3. Cliquez sur le bouton Parcourir à côté du champ Sortir un document vers pour rechercher l'emplacement où placer le document. Ce champ est obligatoire.
  4. Pour ouvrir le document dans son application d'origine dès qu'il est sorti, cochez la case Ouvrir le document. Par exemple, si vous sortez un document doté de l'extension .xls, cochez cette case pour ouvrir automatiquement le document dans Excel après sa sortie. Vous pouvez ainsi afficher et modifier le document immédiatement et en toute simplicité.
  5. Cliquez sur Sortir.

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Entrer un document
  1. Sélectionnez un document sorti dans le portlet Documents de projet ou sur la page Documents.
  2. Dans le menu déroulant Sortir, cliquez sur entrée. La boîte de dialogue Entrer un document s'affiche.
  3. Dans le champ Sélectionner un document, vérifiez que le chemin du document est correct ou cliquez sur le bouton Parcourir pour rechercher le document à entrer. Ce champ est obligatoire.
  4. Dans le champ Format, entrez le type de fichier associé au document. Le type de version du document apparaît dans le champ Version du document.
  5. Le cas échéant, entrez les commentaires que vous souhaitez inclure au document dans le champ Commentaires. Ils apparaîtront dans l'onglet Versions du document dans les détails du document.
  6. Pour supprimer immédiatement le document de votre lecteur local ou d'un autre emplacement, cochez la case Supprimer le fichier local.
  7. Vous pouvez choisir de créer une nouvelle version ou de remplacer la version existante lorsque le document est entré.

    Astuce :
    cette option n'est pas disponible si votre administrateur système a configuré P6 Web Access avec des restrictions relatives aux versions des documents. Pour plus d'informations, contactez votre administrateur système.
  8. Cliquez sur Entrer.

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Annuler la sortie d'un document
  1. Sélectionnez le document sorti dans le portlet Documents de projet ou sur la page Documents.
  2. Dans le menu déroulant Sortir, cliquez sur annuler la sortie. La boîte de dialogue Annuler la sortie apparaît.
  3. Vérifiez que le titre, la version et le chemin du document sont corrects.
  4. Cliquez sur Annuler la sortie.

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