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Dokumentprüfungen

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Ist P6 Web Access mit konfigurierten Workflow- und Inhalts-Repository installiert, können Sie eine neue Dokumentprüfung starten bzw. an dieser teilnehmen.

Hinweis: Ob Sie die Prüfung beginnen können, hängt bei Projektdokumenten von der Dokumentsicherheitsrichtlinie ab.

Was ist eine Dokumentprüfung?
Eine Dokumentprüfung ist ein Workflow-Prozess, in dem eine bestimmte Version eines Dokuments einer oder mehreren Personen zur Prüfung zugewiesen wird. Jeder Dokumentprüfung ist eine Prüfungsart zugewiesen, die die Genehmigungsanforderungen und die Reihenfolge der Prüfer im Workflow bestimmt.

Dokumentprüfungen sind nützlich, wenn ein Dokument von einer oder mehreren Personen genehmigt werden muss. So könnten Sie beispielsweise ein privates Dokument an vier andere Mitglieder Ihrer Abteilung schicken, damit diese es auf seine Richtigkeit überprüfen, bevor Sie das Dokument allen Projektmitgliedern zur Verfügung stellen. Die Erstellung einer Dokumentprüfung ist eine praktische Möglichkeit, Informationen auszutauschen und Kommentare oder Meinungen von anderen einzuholen.

Dokumentprüfungen starten
Das Starten einer Dokumentprüfung ist über die "Dokumentdetails" für jedes Dokument möglich. Dabei können Sie die Namen aller Personen angeben, die das Dokument prüfen sollen, und eine der folgenden Prüfungsarten auswählen:

Nachdem Sie eine Prüfung eingeleitet haben, wird das Dokument im Portlet Projekt- und Dokumentenworkflows auf einem Dashboard angezeigt. Hier können Sie auf den Link zu den Dokumentdetails klicken. Dort finden Sie eine Liste aller Prüferantworten sowie die Namen aller Prüfer, die noch nicht geantwortet haben. Über die Seite "Dokumentdetails" können Sie auch Prüfungsdetails anzeigen.

Nach Abschluss der Prüfung ist das Dokument nicht mehr im Portlet "Projekt- und Dokumentenworkflows" enthalten. Danach können Sie über die Registerkarte "Prüfungsdetails" in den "Dokumentdetails" Details zu der abgeschlossenen Prüfung anzeigen.

Dokumente prüfen
Wenn Ihnen die Prüfung eines Dokuments zugewiesen wurde, wird das Dokument im Portlet Aktion erforderlich auf einem Dashboard angezeigt. Hier können Sie auf den Link zu dem Dokument klicken, um auf die Prüfung zu antworten.

Nachdem Sie auf eine Prüfung geantwortet haben, wird das betreffende Dokument nicht mehr im Portlet "Aktion erforderlich" angezeigt. Danach können Sie in den "Dokumentdetails" Details zu der abgeschlossenen Prüfung anzeigen.

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