Wenn P6 Web Access auf die Verwendung des Inhalts-Repositorys konfiguriert ist, wird auf der Seite "Projekte" > "Dokumente" eine Liste von Ordnern mit Dokumenten angezeigt, die sich auf alle offenen Projekte beziehen.
Auf der Seite "Dokumente" können Sie ausgewählte Dokumente anzeigen, ein- bzw. auschecken und von einem oder mehreren Projekten herunterladen, zusätzliche Elemente mit einem ausgewählten Dokument verknüpfen und Dokumente projektübergreifend vergleichen.
Mit den entsprechenden Berechtigungen können Sie Dokumentinformationen bearbeiten oder ein ausgewähltes Dokument als Vorlage für die Erstellung neuer Dokumente derselben Art für mehrere Projekte verwenden.
Ich möchte
Lesen Sie diese Tipps, bevor Sie anfangen
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Welche Aktionen für ein Dokument verfügbar sind, richtet sich nach der Sicherheitsrichtlinie des Dokuments.
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Eine Prüfung kann nur gestartet werden, wenn ein Workflow-Repository installiert und konfiguriert ist. Weitere Informationen zum Status des Workflow-Repositorys erhalten Sie von Ihrem P6-Administrator.
Je nach Konfiguration Ihres Inhalts-Repositorys können Sie möglicherweise nicht nach dem Autor suchen. Informationen zu von Ihrem Inhalts-Repository unterstützten Web Access-Funktionen erhalten Sie von Ihrem P6-Administrator.
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Wenn P6 Web Access mit dem Inhalts-Repository von Oracle Universal Content Management verwendet wird, werden Ihre Projektarbeitsgruppen-Dokumente in den Suchergebnissen des Portlets "Meine Dokumente" angezeigt.
Registerkarte "Projekt"
Projektdokumente anzeigen
Die Registerkarte "Projekt" bietet für jedes offene Projekt eine Liste von Ordnern. Indem Sie einen Ordner erweitern und ein darin enthaltenes Dokument auswählen, können Sie Dokumentdetails anzeigen.
Registerkarte "Projekt", Symbolleiste "Tasks"
- Klicken Sie auf "Aktualisieren"
, um die Ansicht der Registerkarte "Projekte" zu aktualisieren.
- Klicken Sie auf "Dokument hinzufügen"
oder auf den Pfeil
im Menü "Dokument hinzufügen"
, und wählen Sie
Optionen des Menüs "Dokumente hinzufügen" bzw. Projektdokumente hinzufügen (mit Inhalts-Repository) aus.
- Klicken Sie im Menü Ansicht
auf den Pfeil
, um Optionen zum Anzeigen und Herunterladen von Dokumenten auszuwählen.
- Klicken Sie im Menü "Zugriff ändern"
auf den Pfeil
, um Optionen zum Ändern der Zugriffsberechtigungen auf Dokumente zu ändern. Siehe Optionen des Menüs "Zugriff ändern".
- Klicken Sie auf "Vorgänger löschen"
, um die Vorgängerbeziehung des ausgewählten Vorgangs zu löschen. Siehe Löschen.
- Klicken Sie im Menü "Einchecken/Auschecken"
auf den Pfeil
, um Optionen zum Ein- und Auschecken von Dokumenten und zum Rückgängig machen eines Auscheck-Vorgangs auszuwählen. Siehe Optionen des Menüs "Einchecken/Auschecken".
- Klicken Sie auf "Prüfung starten"
, um ein Dialogfeld zu öffnen, in dem Sie eine Prüfung eines ausgewählten Dokuments abschließen und Kommentare und Genehmigungen zur Verfügung stellen können. Siehe Symbol "Prüfung starten" und Dokumente prüfen.
- Klicken Sie auf "Zu aktuellen Dokumenten hinzufügen"
, um das Dokument der Liste der aktuellen Dokumente hinzuzufügen.
- Klicken Sie im Menü "Ausschneiden/Einfügen"
auf den Pfeil
, um Optionen zum Ausschneiden und Einfügen eines Dokuments und zum Verschieben desselben an einen anderen Speicherort auszuwählen. Siehe Optionen des Menüs "Ausschneiden/Einfügen".
- Klicken Sie auf "E-Mail"
, um ein Dokument per E-Mail an berechtigte Empfänger zu versenden. Siehe Dokumente per E-Mail senden.
- Klicken Sie im Menü "Suchen"
auf den Pfeil
, um Optionen für die Schlüsselwortsuche und zum Löschen von Suchergebnissen auszuwählen, um nach Dokumenten zu suchen. Siehe Nach Dokumenten suchen.
Je nach Ihren Berechtigungen werden durch die Auswahl eines Dokuments auf der Registerkarte "Projekte" die folgenden Registerkarten "Dokumentdetails" mit Informationen zu dem ausgewählten Dokument angezeigt.
Registerkarte "AP & Dokumente"
Arbeitsprojekte und Dokumente anzeigen, die ohne Inhalts-Repository erstellt wurden
Mithilfe der Registerkarte "AP & Dokumente" können Sie in Web Access eine Liste der Dokumente anzeigen, die in P6 Project Management ohne Inhalts-Repository erstellt wurden.
Registerkarte "AP & Dokumente", Symbolleiste "Tasks"
- Klicken Sie auf "Aktualisieren"
, um die Ansicht der Registerkarte "AP & Dokumente" zu aktualisieren.
- Klicken Sie auf "Vorgänger löschen"
, um die Vorgängerbeziehung des ausgewählten Vorgangs zu löschen. Siehe Löschen.
- Klicken Sie auf "E-Mail"
, damit Sie ein Dokument per E-Mail an berechtigte Empfänger senden können. Siehe Dokumente per E-Mail senden.
Je nach Ihren Berechtigungen werden durch die Auswahl eines Dokuments auf der Registerkarte "AP & Dokumente" die folgenden Registerkarten "Dokumentdetails" mit Informationen zu dem ausgewählten Dokument angezeigt.
Allgemein
Auf der Registerkarte "Allgemein" werden allgemeine Dokumentinformationen angezeigt. Auf dieser Registerkarte können nur sechs Felder bearbeitet werden: "Titel", "Sicherheitsrichtlinie", "Vorlagendokument", "Inhaber", "Dokumentkategorie" und "Referenznummer".
- Es muss ein Wert für Titel angegeben werden. Aktualisieren Sie dieses Feld mit einem neuen Titel für das Dokument.
- Sicherheitsrichtlinie wird in einem Dropdown-Menü angezeigt, und es gibt drei Sicherheitsoptionen: "Persönlich", "Schreibgeschützt" und "Freigegeben". "Persönlich" bedeutet, dass nur der Benutzer, der das Dokument hinzugefügt hat, dieses auch anzeigen, ändern oder löschen kann. "Schreibgeschützt" bedeutet, dass das Dokument von allen Teammitgliedern angezeigt, aber nicht geändert oder gelöscht werden kann. "Freigegeben" bedeutet, dass ein Dokument von allen Mitgliedern des Projektteams angezeigt, geändert oder gelöscht werden kann.
- Falls das Kontrollkästchen Vorlagendokument aktiviert ist, kann das Dokument als Vorlage verwendet werden. Mit dieser Vorlage wiederum können neue Dokumente erstellt werden.
- Inhaber ist der für den Vorgang verantwortliche Benutzer. Sie können blättern, um diese Person diesem Feld zuzuweisen.
- Mithilfe der Klassifizierung Dokumentkategorie können verschiedene Dokumente organisiert werden. Die Kategorie wird in der Client-/Serveranwendung vom Benutzer eingerichtet.
- Referenznummer ist die Referenz- oder Katalognummer des Dokuments. Die Referenznummer wird vom Benutzer definiert.
Die verbleibenden Felder auf der Registerkarte "Allgemein" sind schreibgeschützt:
- Mithilfe von Zugriffsebene wird festgelegt, wer auf das Dokument zugreifen darf. Es gibt drei Zugriffsebenen: "Projekt", "Arbeitsgruppe" und "Privat". Wenn Sie Zugriff zu dem Projekt haben, bedeutet "Projekt", dass Sie Zugriff auf dieses Dokument haben. Wenn Sie der Arbeitsgruppe angehören, bedeutet "Arbeitsgruppe", dass Sie Zugriff auf dieses Dokument haben. "Privat" bedeutet, dass nur der Benutzer, der das Dokument erstellt hat, auch darauf zugreifen kann.
- Autor ist die Person, die das Dokument verfasst bzw erstellt hat.
- Version ist die letzte bzw. neueste Version des Dokuments.
- Letzte Änderung von zeigt den Namen der Person an, die das Dokument zuletzt geändert hat.
- Änderungsdatum zeigt das Datum und die Uhrzeit an, zu dem das Dokument zuletzt geändert wurde.
- Format zeigt das Anwendungsformat an, in dem das Dokument erstellt oder nach dem Aktualisieren eingecheckt wurde.
- Größe gibt die Größe des Dokuments in KB an.
- Prüfstatus gibt an, ob das Dokument geprüft wird und welchen Status es derzeit hat. Wird das Dokument nicht geprüft, ist das Feld leer. Die Prüfstatus umfassen: "Leer", "In Prüfung", "Genehmigt", "Abgelehnt" und "Beendet".
Beschreibung
Auf der Registerkarte "Beschreibung" werden alle Notizen angezeigt, die für das Dokument spezifisch sind. Auf dieser Registerkarte können Sie Notizen zum Dokument eingeben und formatieren.
Zugehörige Elemente
Auf der Registerkarte "Zugehörige Elemente" werden alle Elemente nach Name und Beschreibung angezeigt, die zu dem Dokument gehören. Die zugehörigen Elemente umfassen Vorgänge, Dokumente, PSP oder Probleme.
So verknüpfen Sie ein Element:
- Klicken Sie auf das Symbol der Elementart, die Sie verknüpfen möchten.
so verknüpfen Sie einen Vorgang oder ein PSP-Element
so verknüpfen Sie ein Problem
So verknüpfen Sie ein Dokument
- Navigieren Sie zu dem Element.
- Klicken Sie auf "OK" und anschließend auf "Schließen".
Version
Auf der Registerkarte "Version" werden Informationen zu den Versionen des Dokuments angezeigt.
- Version zeigt alle Versionen des Dokuments als Links an. Klicken Sie auf den Link der Versionsnummer, um das Dokument anzuzeigen.
- Mit dem Link Prüfstatus wird angegeben, ob das Dokument geprüft wird und welchen Status es derzeit hat. Falls das Dokument nicht geprüft wird oder falls die Prüfung abgeschlossen ist, ist dieses Feld leer. Falls das Dokument geprüft wird, klicken Sie auf den Link, um die Prüfungsdetails für eine beliebige Version des Dokuments zu öffnen.
- Geändert von zeigt den Namen der Person an, die das Dokument zuletzt geändert hat.
- Änderungsdatum zeigt das Datum und die Uhrzeit an, zu dem das Dokument zuletzt geändert wurde.
- Anmerkungen zeigt alle Anmerkungen an, die eingegeben wurden, als ein ausgechecktes Dokument wieder eingecheckt wurde.
Verlauf
Auf der Registerkarte "Verlauf" wird der Verlauf des Dokuments angezeigt.
- Datum zeigt das Datum und die Uhrzeit an, zu dem das Dokument zuletzt geändert wurde.
- Benutzer zeigt den Namen des Benutzers an, der das Dokument zuletzt geändert hat.
- Aktion zeigt an, welche Aktion der Benutzer mit dem Dokument durchgeführt hat.
- Version zeigt die Version des Dokuments an, die geändert wurde.
So bearbeiten Sie ein Dokument
Zusätzlich zum Anzeigen von Dokumentdetails können Sie auch Dokumente und Ordner hinzufügen und bearbeiten. Klicken Sie auf ein Symbol in der Symbolleiste "Dokumente", um die folgenden Funktionen auszuführen:
Tipps:
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Welche Aktionen für ein Dokument verfügbar sind, richtet sich nach der Sicherheitsrichtlinie des Dokuments.
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Eine Prüfung kann nur gestartet werden, wenn ein Workflow-Repository installiert und konfiguriert ist. Weitere Informationen zum Status des Workflow-Repositorys erhalten Sie von Ihrem P6-Administrator.
Aktualisieren: Klicken Sie auf "Aktualisieren" , um die Ansicht des Inhalts zu aktualisieren, der auf der Seite "Dokumente" auf der Registerkarte "AP & Dokumente" aufgeführt ist.
Dokument hinzufügen: Mit den Optionen des Menüs "Dokument hinzufügen" haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Dokument hinzufügen:
Öffnet das Dialogfeld "Datei auswählen", in dem Sie ein Dokument auswählen können, das einem Projekt hinzugefügt werden soll. Weitere Informationen finden Sie unter Projektdokumente hinzufügen.
- Vorhandenes Vorlagendokument kopieren: Öffnet das Dialogfeld "Vorlage auswählen, aus der kopiert werden soll", in dem Sie eine Vorlage für die Erstellung eines neuen Dokuments auswählen können. Weitere Informationen finden Sie unter Dokument aus einer vorhandenen Vorlage kopieren.
- Neue Vorlage erstellen: Öffnet das Dialogfeld "Datei auswählen", in dem Sie eine Datei von Ihrer Festplatte oder einem fernen Speicherort als neue Vorlage auswählen können.
- Ordner hinzufügen:
Erstellt einen neuen Dokumentenordner für ein Projekt. Öffnet das Dialogfeld "Ordner hinzufügen", in dem Sie einen Namen und eine Sicherheitsrichtlinie für den neuen Ordner auswählen können, der dann im Projektordner angezeigt wird. Weitere Informationen finden Sie unter Ordner hinzufügen.
Hinweise:
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Wenn Sie die Seite "Dokumente" in einem Portlet öffnen, ist das Symbol "Details bearbeiten"
in der Symbolleiste verfügbar. Wenn Sie ein Dokument auswählen und dann auf "Details bearbeiten" klicken, wird das Dialogfeld "Dokumentdetails" geöffnet, das Informationen zu dem Dokument und auf den Registerkarten "Allgemein", "Beschreibung", "Zugehörige Elemente", "Version" und "Verlauf" bearbeitbare Felder bietet. (Weitere Informationen finden Sie unter Dokumentdetails oder Ordnerdetails.)
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Wenn Sie die Seite "Dokumente" über die Symbolleiste "Projekte" von Web Access öffnen, wird das Symbol "Details bearbeiten" nicht angezeigt. Wenn auf der Registerkarte "Projekte" oder "AP & Dokumente" ein Dokument ausgewählt wird, werden die zugehörigen Registerkarten "Dokumentdetails" angezeigt.
Mit den Anzeige-Optionen im Menü "Anzeigen" können Sie folgende Aktionen durchführen:
- Dokument anzeigen:
Öffnet eine schreibgeschützte Kopie eines ausgewählten Dokuments in einem neuen Browserfenster. Weitere Informationen finden Sie unter Ansicht.
- Mit AutoVue anzeigen:
Startet Oracle AutoVue in Web Access zur Anzeige und Kennzeichnung von Dokumenten unterschiedlicher Formate, darunter CAD- (Computer Aided Design) und CAM-Dokumente (Computer Aided Manufacturing). Diese Funktion ist verfügbar, wenn Ihr P6 Web Access-System mit einem Inhalts-Repository konfiguriert ist. Weitere Informationen zu Oracle AutoVue finden Sie in der Onlinehilfe und der Produktdokumentation von AutoVue.
- Herunterladen:
Speichert eine Kopie des Dokuments auf Ihrem lokalen Computer oder an einem anderen Speicherort. Weitere Informationen finden Sie unter Herunterladen.
Zugriffsebene ändern: Mit den Optionen des Menüs "Zugriff ändern" können Sie Zugriffsrechte für Dokumente ändern, einschließlich:
- Privat verfügbar machen:
Mit "Zugriff ändern" wird ein Dokument nur dem Inhaber des Dokuments zugänglich gemacht. Weitere Informationen finden Sie unter Zugriff.
- Dem Projekt zuweisen:
Öffnet das Dialogfeld "Projekt auswählen", in dem Sie ein Dokument einem anderen Projekt zuweisen können.
- Der Arbeitsgruppe zuweisen:
Öffnet das Dialogfeld "Arbeitsgruppe auswählen", in dem Sie ein Dokument einer anderen Arbeitsgruppe zuweisen können.
Löschen: Zum Löschen eines ausgewählten Dokuments. Weitere Informationen finden Sie unter Löschen.
Einchecken/Auschecken:
Mit den Optionen des Menüs "Einchecken/Auschecken" haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Einchecken:
Entsperrt ein ausgechecktes Dokument und ermöglicht es Ihnen, eine aktualisierte Kopie des Dokuments oder ein neues Dokument von Ihrem lokalen Computer hochzuladen. Dieser Link ist nur aktiviert, wenn Sie das ausgewählte Dokument ausgecheckt haben und Ihnen im Modul "Project Management" die entsprechende Sicherheitsberechtigung zugewiesen ist.
- Auschecken:
Speichert eine Kopie des Dokuments auf Ihrem lokalen Computer oder an einem anderen Speicherort und sperrt das Dokument, um zu verhindern, dass andere Benutzer das Dokument gleichzeitig aktualisieren. Ausgecheckte Dokumente können von anderen Benutzern nach wie vor angezeigt und heruntergeladen, nicht jedoch geändert, gelöscht oder ausgecheckt werden. Dieser Link ist nur aktiviert, wenn das Dokument nicht bereits ausgecheckt ist oder geprüft wird.
- Auschecken rückgängig machen:
Entsperrt das Dokument und macht es für andere Benutzer verfügbar, so dass diese es herunterladen, ändern, löschen oder auschecken können. Dieser Link ist nur aktiviert, wenn das Dokument ausgecheckt ist und Sie der Benutzer sind, der das ausgewählte Dokument ausgecheckt hat, oder wenn Sie ein Administrator-Superuser sind.
Hinweis: Weitere Informationen finden Sie unter Einchecken, Auschecken, Auschecken rückgängig machen.
Prüfung starten: Öffnet das Dialogfeld "Prüfung starten", in dem Sie ein Dokument prüfen können, wenn Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Weitere Informationen finden Sie unter Dokumente prüfen.
Zu aktuellen Dokumenten hinzufügen: Fügt das ausgewählte Dokument der Liste der aktuellen Dokumente hinzu.
Ausschneiden/Einfügen:
Mit den Optionen des Menüs "Ausschneiden/Einfügen" haben Sie folgende Möglichkeiten:
Ein Dokument ausschneiden, bevor Sie es an einem neuen Speicherort einfügen.
Ein Dokument an einem neuen Speicherort einfügen.
Hinweis: Weitere Informationen finden Sie unter Ausschneiden und Einfügen von Dokumenten.
E-Mail: Öffnet eine neue E-Mail, die einen Link auf das Dokument und grundlegende Daten wie den Projekt- und den Dokumentnamen sowie die Dokumentversion enthält. Sie legen die Empfänger fest und können vor dem Versenden den Betreff und den Text der Nachricht bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter E-Mail.
Suchen: Mit den Optionen des Menüs "Suchen" haben Sie folgende Möglichkeiten:
Das Dialogfeld "Dokumentensuche" öffnen, in das Sie Text für eine Schlüsselwortsuche eingeben können. Dabei können Sie auswählen, ob Sie im Titel oder in den Inhalten aller Dokumente in den Projekten nach den Schlüsselwörtern suchen möchten, nur in aktuellen Versionen oder in allen Versionen. Falls gewünscht, können Sie die Ergebnisse auch einschränken. Weitere Informationen finden Sie unter Suchen.
- Suchergebnisse löschen: Löscht die Ergebnisse einer vorherigen Suche.
Hinweis: Wenn Ihr Inhalts-Repository diese Funktion unterstützt, können Sie nach dem Autor suchen. Informationen zu von Ihrem Inhalts-Repository unterstützten Web Access-Funktionen erhalten Sie von Ihrem P6-Administrator.
Felddefinitionen
- Titel
- Der Name des Dokuments. Sie können einen neuen Namen eingeben.
- Zugriffsebene
- Ermöglicht die Festlegung des Dokuments als privates Dokument und zeigt den Namen des Projekts an, zu dem das Dokument derzeit gehört.
Wählen Sie "Privat", wenn Sie das Dokument aus dem Projekt entfernen und in ein privates Dokument umwandeln möchten, auf das nur Sie Zugriff haben.
Um das Dokument allen Benutzern zur Verfügung zu stellen, die mit einem Projekt verbunden sind, wählen Sie "Projekt".
- Sicherheitsrichtlinie
- Zeigt die für das Dokument geltende Sicherheitsrichtlinie an. In der Sicherheitsrichtlinie sind die Zugriffsrechte definiert, die Benutzer für ein Dokument haben, und sie bestimmt die mit ihm möglichen Vorgänge. Wenn Sie der Inhaber des Dokuments sind, ist dieses Feld aktiviert, und Sie können eine andere Sicherheitsrichtlinie auswählen. Weiter>>
Hinweis: Dieses Feld wird nicht angezeigt, wenn Sie die Zugriffsebene des Dokuments in "Privat" ändern.
- Autor
- Die Person, die das Dokument in P6 Web Access erstellt oder hinzugefügt hat.
- Version
- Die neueste Versionsnummer des Dokuments.
- Letzte Änderung von
- Die Person, die das Dokument zuletzt aktualisiert oder eine Aktion damit ausgeführt hat.
- Änderungsdatum
- Das Datum der letzten Aktualisierung des Dokuments.
- Dokumentkategorie
- Eine Klassifizierung zur Organisation unterschiedlicher Dokumentarten.
- Format
- Zeigt die dem Dokument zugeordnete Dateiart an.
- Größe
- Die Dateigröße des Dokuments in KB.
- Status prüfen
- Zeigt an, ob das Dokument zurzeit geprüft wird. Wird das Dokument nicht geprüft, ist das Feld leer.
- Inhaber
- Die Person, die für das Dokument verantwortlich ist. Klicken Sie zum Ändern des Inhabers auf
.
- Referenznummer
- Die Referenz- oder Katalognummer des Dokuments.
- Vorlagendokument
- Damit wird angezeigt, dass es sich bei dem Dokument um eine Dokumentvorlage handelt. Aktivieren Sie dieses Feld, um dieses Dokument als Vorlage zum Erstellen neuer Dokumente zu verwenden.