Lorsque P6 Web Access est configuré pour utiliser le référentiel de contenu, la page Projets > Documents présente une liste de dossiers qui contiennent les documents relatifs à tous les projets ouverts.
Dans la page Documents, vous pouvez afficher, entrer, sortir et télécharger des documents sélectionnés d'un ou plusieurs projets, associer des éléments supplémentaires à un document spécifique, et comparer des documents entre projets.
Avec les privilèges appropriés, vous pouvez modifier les informations de documents ou utiliser le document de votre choix comme modèle pour créer d'autres documents de même type pour plusieurs projets.
Je veux
Lisez ces astuces avant de commencer
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les actions disponibles pour un document dépendent de la politique de sécurité associée au document.
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Vous pouvez lancer une vérification uniquement si le référentiel de workflow est installé et configuré. Pour des informations sur le statut de votre référentiel de workflow, contactez votre administrateur P6.
En fonction de la configuration de votre référentiel de contenu, la fonction de recherche par auteur peut ne pas être disponible. Pour plus d'informations sur les fonctionnalités Web Access prises en charge par votre référentiel de contenu, contactez votre administrateur P6.
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Si P6 Web Access est utilisé avec le référentiel de contenu Oracle Universal Content Management, vos documents de groupe de travail de projet s'affichent dans les résultats de la recherche dans le portlet Mes documents.
Onglet Projet
Visualiser des documents de projet
L'onglet Projet fournit la liste des dossiers de chaque projet ouvert. Si vous développez un dossier et sélectionnez un document qu'il contient, vous pouvez afficher les détails du document.
Tâches de la barre d'outils de l'onglet Projet
- Cliquez sur Actualiser
pour mettre à jour la vue de l'onglet Projet.
- Cliquez sur Ajouter un document
ou cliquez sur la flèche
du menu Ajouter un document
et sélectionnez
pour ajouter des options de menu de document et ajouter des documents de projet (avec référentiel de contenu).
- Cliquez sur la flèche
du menu Visualiser
pour sélectionner des options d'affichage et de téléchargement de documents.
- Cliquez sur la flèche
du menu Modifier l'accès
pour sélectionner des options de modification des privilèges d'accès pour les documents. Reportez-vous aux options du menu Modifier l'accès.
- Cliquez sur Supprimer le prédécesseur
pour supprimer le lien de type prédécesseur de la tâche sélectionnée. Reportez-vous à la rubrique Supprimer.
- Cliquez sur la flèche
du menu Entrer/sortir
pour sélectionner des options d'entrée et de sortie de documents, ainsi que d'annulation de sortie. Reportez-vous aux options du menu Entrer/sortir.
- Cliquez sur Lancer la vérification
pour ouvrir une boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez vérifier le document sélectionné, et donner vos commentaires et approbations. Reportez-vous aux rubriques Icône Lancer la vérification et Vérifier un document.
- Cliquez sur Ajouter aux documents récents
pour ajouter le document sélectionné à la liste des documents récents.
- Cliquez sur la flèche
du menu Couper-coller
pour sélectionner des options de coupage et collage d'un document afin de le déplacer vers un autre emplacement. Reportez-vous aux options du menu Couper-coller.
- Cliquez sur Courrier électronique
pour envoyer par courrier électronique un document à des destinataires privilégiés. Reportez-vous à la rubrique Envoyer un document par courrier électronique.
- Cliquez sur la flèche
du menu Rechercher
pour sélectionner des options de recherche par mots-clés, et d'effacement des résultats de recherche, pour retrouver des documents. Reportez-vous à la rubrique Rechercher un document.
En fonction de vos privilèges, la sélection d'un document dans l'onglet Projet entraîne l'affichage des onglets Détails du document suivants qui contiennent des informations sur le document sélectionné :
Onglet Produits et documents
Afficher des projets de travail et des documents créés sans référentiel de contenu
L'onglet Prod. & Docs vous permet d'afficher dans Web Access la liste des documents créés dans P6 Project Management, sans référentiel de contenu.
Tâches de la barre d'outils de l'onglet Prod. & Docs
- Cliquez sur Actualiser
pour mettre à jour la vue de l'onglet Prod. & Docs.
- Cliquez sur Supprimer le prédécesseur
pour supprimer le lien de type prédécesseur de la tâche sélectionnée. Reportez-vous à la rubrique Supprimer.
- Cliquez sur Courrier électronique
pour pouvoir envoyer par courrier électronique un document à des destinataires privilégiés. Reportez-vous à la rubrique Envoyer un document par courrier électronique.
En fonction de vos privilèges, la sélection d'un document dans l'onglet Prod. & Docs entraîne l'affichage des onglets Détails du document suivants qui contiennent des informations sur le document sélectionné :
Général
L'onglet Général affiche des informations générales sur le document. Seuls six champs de cet onglet peuvent être édités : Titre, Politique de sécurité, Modèle de document, Propriétaire, Catégorie de document et Numéro de référence.
- Le champ Titre est obligatoire. Mettez ce champ à jour avec un nouveau titre de document.
- Le champ Politique de sécurité s'affiche dans un menu déroulant et comprend trois options : Personnel, Lecture seule et Partagé. L'option Personnel signifie que seul l'utilisateur qui a ajouté le document peut le visualiser, le modifier ou le supprimer. L'option Lecture seule signifie que le document peut être visualisé par tous les membres de l'équipe mais qu'il ne peut pas être modifié ou supprimé. L'option Partagé signifie qu'un document peut être visualisé, modifié ou supprimé par tous les membres d'une équipe de projet.
- Le champ Modèle de document, s'il est sélectionné, permet d'utiliser le document comme modèle. Ce modèle permet ainsi de créer de nouveaux documents.
- Le champ Propriétaire correspond à l'utilisateur responsable du document. Vous pouvez rechercher la personne à affecter à ce champ.
- Le champ Catégorie de document correspond à la classification à utiliser pour organiser divers documents. La catégorie est configurée dans l'application cliente/serveur par l'utilisateur.
- Le champ Numéro de référence correspond au numéro de catalogue ou de référence des documents. Le numéro de référence est défini par l'utilisateur.
Les champs restants de l'onglet Général sont en lecture seule :
- Le champ Niveau d'accès détermine qui peut accéder au document. Trois niveaux d'accès existent : Projet, Groupe de travail et Personnel. Projet signifie que si vous avez accès au projet, vous aurez accès à ce document. Groupe de travail signifie que si vous appartenez au groupe de travail, vous aurez accès à ce document. Personnel signifie que seul l'utilisateur qui a créé le document y aura accès.
- Le champ Auteur correspond à la personne qui a créé ou rédigé le document.
- Le champ Version correspond à la dernière version du document.
- Le champ Dernière modification effectuée par indique le nom de la dernière personne à avoir modifié le document.
- Le champ Date de modification indique la date et l'heure de la dernière modification du document.
- Le champ Format indique le format de l'application dans lequel le document a été créé ou contrôlé après sa mise à jour.
- Le champ Taille indique la taille du document en Ko.
- Le champ Statut de la vérification indique si le document est en cours de vérification, ainsi que l'état actuel. Si le document n'est pas en cours de vérification, ce champ est vierge. Etats de vérification possibles : Vierge, En cours de vérification, Approuvé, Rejeté et Arrêté.
Description
L'onglet Description affiche toutes les notes spécifiques au document. Saisissez et configurez le format des notes du document sur cet onglet.
Eléments associés
L'onglet Eléments associés affiche tous les éléments associés au document en indiquant leur nom et leur description. Les éléments associés peuvent comprendre des tâches, des documents, des éléments WBS ou des alertes.
Pour associer un élément :
- Cliquez sur l'icône relative au type d'élément à associer.
pour associer une tâche ou un élément WBS
pour associer une alerte
pour associer un document
- Naviguez jusqu'à l'élément.
- Cliquez sur OK, puis sur Fermer.
Version
L'onglet Version affiche des informations sur les versions du document.
- Le champ Version répertorie toutes les versions du document sous forme de liens. Cliquez sur le lien correspondant au numéro de version pour afficher le document correspondant.
- Le champ Statut de la vérification contient un lien précisant si le document est en cours de vérification et indique l'état actuel. Si le document n'est pas en cours de vérification ou si la vérification n'est pas terminée, ce champ est vierge. Si le document est en cours de vérification, cliquez sur le lien pour ouvrir les détails de la vérification de n'importe quelle version du document.
- Le champ Modifié par indique le nom de la dernière personne à avoir modifié le document.
- Le champ Date de modification indique la date et l'heure de la dernière modification du document.
- Le champ Commentaires contient les commentaires saisis lorsqu'un document sorti a été de nouveau entré.
Historique
L'onglet Historique affiche l'historique du document.
- Le champ Date indique la date et l'heure de la dernière modification du document.
- Le champ Utilisateur indique le nom du dernier utilisateur à avoir modifié le document.
- Le champ Action indique les actions exécutées sur le document par l'utilisateur.
- Le champ Version indique la version du document qui a été modifié.
Pour effectuer une opération sur un document
En plus d'afficher les détails du document, vous pouvez également ajouter ou éditer les documents et les dossiers. Les icônes de la barre d'outils des documents permettent d'effectuer les opérations suivantes :
Astuces :
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les actions disponibles pour un document dépendent de la politique de sécurité associée au document.
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Vous pouvez lancer une vérification uniquement si le référentiel de workflow est installé et configuré. Pour des informations sur le statut de votre référentiel de workflow, contactez votre administrateur P6.
Actualiser Cliquez sur Actualiser pour mettre à jour la vue du contenu répertorié dans l'onglet Projet ou Prod. & Docs de la page Documents.
Ajouter un document Les options du menu Ajouter un document permettent d'effectuer les tâches suivantes :
- Ajouter un document
Ouvre la boîte de dialogue Sélectionner un fichier dans laquelle vous pouvez sélectionner un document à ajouter à un projet. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Ajouter des documents de projet.
- Copier à partir du modèle existant Ouvre la boîte de dialogue Sélectionner un modèle pour la copie, dans laquelle vous pouvez sélectionner un modèle à utiliser pour créer un document. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Copier un document à partir d'un modèle existant.
- Créer un nouveau modèle Ouvre la boîte de dialogue Sélectionner un fichier, dans laquelle vous pouvez sélectionner un fichier sur le disque dur ou dans un emplacement distant à utiliser comme nouveau modèle.
- Ajouter un dossier
Crée un dossier de documents pour un projet. Ouvre la boîte de dialogue Ajouter un dossier, dans laquelle vous pouvez sélectionner un nom et une stratégie de sécurité pour le nouveau dossier, où s'affiche ensuite le dossier de projet. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Ajouter un dossier.
Remarques :
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Lorsque vous ouvrez la page Documents dans un portlet, l'icône Modifier les détails
est disponible dans la barre d'outils. Si vous sélectionnez un document, puis cliquez sur Modifier les détails, la boîte de dialogue Détails du document s'affiche, et fournit des informations sur le document et les champs modifiables dans les onglets Général, Description, Eléments associés, Version et Historique. (Pour plus d'informations, reportez-vous aux rubriques Détails du document et Détails du dossier.)
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Lorsque vous ouvrez la page Documents à partir de la barre d'outils Projets de Web Access, l'icône Modifier les détails n'est pas affichée. La sélection d'un document dans l'onglet Projet ou Prod. & Docs entraîne l'affichage des onglets Détails du document correspondants.
Visualiser Les options du menu Visualiser permettent d'effectuer les tâches suivantes :
- Visualiser un document
Ouvre une copie en lecture seule du document sélectionné dans une nouvelle fenêtre de navigateur. Reportez-vous à affichage pour en savoir plus.
- Visualiser avec AutoVue
Lance AutoVue d'Oracle dans Web Access pour consulter et marquer des documents sous différents formats, y compris des fichiers développés dans des applications CAO et FAO. Cette fonction est disponible si votre système P6 Web Access est configuré avec un référentiel de contenu. Pour plus d'informations sur AutoVue d'Oracle, reportez-vous à l'aide en ligne et à la documentation produit AutoVue.
- Télécharger
Enregistre une copie du document sur votre ordinateur local ou à autre emplacement spécifié. Reportez-vous à télécharger pour en savoir plus.
Modifier le niveau d'accès Les options du menu Modifier l'accès permettent de modifier les privilèges d'accès pour les documents, notamment :
- Rendre personnel
Modifier l'accès rend le document accessible uniquement à son propriétaire. Reportez-vous à accès pour en savoir plus.
- Affecter à un projet
Ouvre la boîte de dialogue Sélectionner un projet, dans laquelle vous pouvez réaffecter un document à un autre projet.
- Affecter au groupe de travail
Ouvre la boîte de dialogue Sélectionner un groupe de travail, dans laquelle vous pouvez réaffecter un document à un autre groupe de travail.
Supprimer pour supprimer le document sélectionné. Reportez-vous à supprimer pour en savoir plus.
Entrer/sortir
Les options du menu Entrer/sortir permettent d'effectuer les tâches suivantes :
- Entrer
Déverrouille un document sorti et permet de transférer une copie actualisée du document, ou un nouveau document, à partir de votre ordinateur local. Ce lien ne fonctionne que si vous avez sorti le document sélectionné et que vous disposez des privilèges de sécurité appropriés dans le module Project Management.
- Sortir
Enregistre une copie du document sur votre ordinateur local ou à autre emplacement spécifié et verrouille le document pour empêcher d'autres utilisateurs de procéder à des mises à jour simultanées. Une fois le document sorti, il est toujours possible de le visualiser et de le télécharger, mais pas de le modifier, de le supprimer ou de le sortir. Ce lien ne fonctionne que si le document n'est pas déjà sorti ou en cours de vérification.
- Annuler la sortie
Déverrouille le document. Les autres utilisateurs peuvent alors le télécharger, le modifier, le supprimer ou le sortir. Ce lien ne fonctionne que si le document est sorti et que c'est vous qui l'avez sorti, ou un Super utilisateur admin.
Remarque : pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Entrer, sortie, annuler la sortie.
Lancer la vérification Ouvre la boîte de dialogue Lancer la vérification, dans laquelle vous pouvez vérifier un document si vous disposez des privilèges appropriés. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Vérification d'un document.
Ajouter aux documents récents Ajoute le document sélectionné à la liste des documents récents.
Couper-coller
Les options du menu Couper-coller permettent d'effectuer les tâches suivantes :
Couper un document avant de le couper dans un nouvel emplacement.
Coller un document dans un nouvel emplacement.
Remarque : pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Couper et coller des documents.
Courrier électronique Ouvre un nouveau courrier électronique qui contient un lien vers le document et les détails de base, notamment le nom du projet et des documents, ainsi que la version des documents. Vous devez indiquer les destinataires et pouvez modifier l'objet et le corps du message avant de l'envoyer. Reportez-vous à courrier électronique pour en savoir plus.
Rechercher Les options du menu Rechercher permettent d'effectuer les tâches suivantes :
Ouvrez la boîte de dialogue Recherche de documents, dans laquelle vous pouvez entrer du texte pour une recherche par mots-clés, sélectionner de rechercher les mots-clés dans le titre et le contenu de tous les documents des projets, uniquement dans les versions actuelles ou dans toutes les versions, et limiter les résultats, si vous le souhaitez. Reportez-vous à rechercher pour en savoir plus.
- Effacer les résultats de la recherche efface les résultats de la recherche précédente.
Remarque : la fonction de recherche par auteur est disponible si votre référentiel de contenu prend en charge cette fonction. Pour plus d'informations sur les fonctionnalités Web Access prises en charge par votre référentiel de contenu, contactez votre administrateur P6.
Définitions de champs
- Titre
- Nom permettant d'identifier le document. Vous pouvez entrer un nouveau nom.
- Niveau d'accès.
- Permet de transformer le document en document privé et d'afficher le nom du projet auquel appartient le document.
Pour supprimer le document du projet et le transformer en document personnel afin d'être le seul à pouvoir le consulter, choisissez Personnel.
Pour rendre le document accessible à toutes les personnes associées au projet, choisissez Projet.
- Politique de sécurité
- Affiche la politique de sécurité appliquée au document. La politique de sécurité définit les droits d'accès des utilisateurs sur le document et les tâches qu'ils sont autorisés à exécuter. Si vous êtes le propriétaire du document, ce champ est activé et vous pouvez choisir une autre politique de sécurité. Plus d'infos>>
Remarque : ce champ est supprimé si vous faites passer le niveau d'accès du document à personnel.
- Auteur
- Personne ayant créé ou ajouté le document dans P6 Web Access.
- Version
- Numéro de version le plus récent du document.
- Dernière modification effectuée par
- La dernière personne à avoir mis à jour le document ou à avoir accompli une action sur le document.
- Date de modification
- Date de la dernière mise à jour du document.
- Catégorie de document
- Classification utilisée pour organiser différents types de documents.
- Format
- Type de fichier associé au document.
- Taille
- Taille de fichier du document, en Ko.
- Statut de la vérification
- Indique si le document est en cours de vérification ou pas. Si le document n'est pas en cours de vérification, ce champ est vierge.
- Propriétaire
- Personne responsable du document. Pour changer de propriétaire, cliquez sur
.
- Numéro de référence
- Numéro de référence ou de catalogue du document.
- Modèle de document
- Sert à indiquer que le document en question est un modèle de document. Cochez ce champ si vous voulez utiliser ce document en tant que modèle pour créer de nouveaux documents.