Wenn P6 Web Access mit einem konfigurierten Inhalts-Repository installiert ist, können Sie Dokumente über das Menü "Auschecken" auschecken, das Auschecken rückgängig machen und einchecken.
Hinweis: Das Inhalts-Repository muss für die Verwendung mit P6 Web Access konfiguriert sein, um die in diesem Thema beschriebenen Funktionen zu aktivieren. Wenden Sie sich für weitere Informationen über den Stand des Inhalts-Repositorys an Ihren P6-Administrator.
Wo kann ich dies ausführen?
Sie können Dokumente über das Portlet "Projektdokumente" im Projektarbeitsbereich oder auf der Seite Projekte > Dokumente auschecken, einchecken bzw. das Auschecken rückgängig machen.
Hinweis: Um ein Dokument ein- bzw. auschecken zu können, müssen Sie über die entsprechenden Sicherheitsberechtigungen verfügen. Sie können die neueste Version eines Dokuments auschecken, während es immer noch im Repository eingecheckt ist. Wenn ein anderer Benutzer das Dokument aus dem Repository auscheckt, können Sie es nicht mehr auschecken. Außerdem können schreibgeschützte Dokumente nicht ausgecheckt werden. Sie können das Auschecken eines privaten Dokuments rückgängig machen, das zuvor ausgecheckt wurde und das das einzige Dokument für die Rückgängigmachung ist.
Hier erhalten Sie Informationen zu folgenden Themen:
- Weitere Informationen über das Ein- und Auschecken
- Auf das Portlet "Projektdokumente" im Projektarbeitsbereich zugreifen
- Auf die Seite "Projekte" > "Dokumente" zugreifen
- Dokumente auschecken
- Dokumente einchecken
- Auschecken eines Dokuments rückgängig machen
Ein-/auschecken: Übersicht
Das Auschecken von Dokumenten ermöglicht es Ihnen, eine Kopie des gewählten Dokuments auf Ihrem lokalen Computer oder an einem anderen Speicherort zu speichern. Im Gegensatz zur Download-Funktion, bei der Sie eine schreibgeschützte Kopie eines Dokuments speichern können, wird beim Auschecken eines Dokuments das Dokument gesperrt. Somit können andere Benutzer nicht darauf zugreifen, während Sie in der entsprechenden Dokumentanwendung Änderungen am Dokument vornehmen. Dies ist nützlich, wenn Sie verhindern möchten, dass das Dokument gleichzeitig von anderen Benutzern bearbeitet wird.
Ausgecheckte Dokumente können weiterhin angezeigt und heruntergeladen und das Dokumentprofil kann weiterhin aktualisiert werden. Sie können das Dokument jedoch nicht ändern, löschen oder auschecken. Nachdem Sie die Änderungen vorgenommen haben, können Sie das Dokument wieder einchecken. Dadurch wird es entsperrt und erneut für alle Benutzer zugänglich.
Wenn Sie die lokale Kopie des ausgecheckten Dokuments verloren haben oder die lokale Kopie beschädigt ist, können Sie die Funktion "Auschecken rückgängig machen" verwenden. Dadurch wird das Dokument entsperrt und die aktuelle Version wiederhergestellt, ohne dass Sie das Dokument einchecken müssen. Sie können die Funktion "Auschecken rückgängig machen" verwenden, wenn Sie der Benutzer, der das Dokument ausgecheckt hat, oder ein Administrator-Superuser sind.
Auf das Portlet "Projektdokumente" im Projektarbeitsbereich zugreifen
- Öffnen Sie das Projekt bzw. die Gruppe von Projekten, mit dem/der Sie im Bereich "Projekte" arbeiten möchten.
- Klicken Sie in der Projekte-Symbolleiste auf
, um die Seite "Arbeitsbereich" anzuzeigen.
- Wenn mehrere Projekte geöffnet sind, wählen Sie das gewünschte Projekt aus der Liste "Projekt auswählen" aus.
Hinweis: Wenn ein einzelnes Projekt geöffnet ist, wird die Liste "Projekt auswählen" nicht angezeigt. Wenn mehrere Projekte geöffnet sind, werden in dem Feld "Projekt" alle geöffneten Projekte aufgeführt, für die Sie Zugriffsrechte haben. Alle Aktionen, die Sie durchführen, und alle Daten, die auf der Seite angezeigt werden, gelten nur für das ausgewählte Projekt.
- Wenn das Portlet "Projektdokumente" nicht im Projektarbeitsbereich angezeigt wird, klicken Sie auf "Anpassen". Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Projektdokumente", und klicken Sie anschließend auf "Speichern" und "Schließen".
Hinweis: Sie müssen über die erforderliche Berechtigung verfügen, damit Sie den Projektarbeitsbereich anpassen können.
Auf die Seite "Projekte" > "Dokumente" zugreifen
- Öffnen Sie das Projekt bzw. die Gruppe von Projekten, mit dem/der Sie im Bereich "Projekte" arbeiten möchten.
- Klicken Sie in der Projekte-Symbolleiste auf
, um die Seite "Dokumente" anzuzeigen.
- Wenn mehrere Projekte geöffnet sind, wählen Sie das gewünschte Projekt aus der Liste "Projekt auswählen" aus.
Hinweis: Wenn ein einzelnes Projekt geöffnet ist, wird die Liste "Projekt auswählen" nicht angezeigt. Wenn mehrere Projekte geöffnet sind, werden in dem Feld "Projekt" alle geöffneten Projekte aufgeführt, für die Sie Zugriffsrechte haben. Alle Aktionen, die Sie durchführen, und alle Daten, die auf der Seite angezeigt werden, gelten nur für das ausgewählte Projekt.
Dokumente auschecken
- Wählen Sie im Portlet "Projektdokumente" oder auf der Seite "Dokumente" ein Dokument aus.
- Klicken Sie im Dropdown-Menü "Auschecken" auf
. Das Dialogfeld "Dokument auschecken" wird angezeigt.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche neben dem Feld "Dokument auschecken nach", um den Speicherort für das Dokument zu suchen. Dies ist ein Pflichtfeld.
- Wenn Sie das Dokument nach dem Auschecken sofort in der entsprechenden Anwendung öffnen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Dokument öffnen". Wenn Sie beispielsweise ein Dokument mit der Erweiterung .xls auschecken und dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird das Dokument nach dem Auschecken automatisch in Excel geöffnet. Auf diese Weise lassen sich Dokumente leicht anzeigen und bearbeiten.
- Klicken Sie auf "Auschecken".
Dokumente einchecken
- Wählen Sie im Portlet "Projektdokumente" oder auf der Seite "Dokumente" ein ausgechecktes Dokument aus.
- Klicken Sie im Dropdown-Menü "Auschecken" auf
. Das Dialogfeld "Dokument einchecken" wird angezeigt.
- Überprüfen Sie im Feld "Dokument auswählen", ob der Dokumentpfad richtig angegeben ist, oder klicken Sie auf die Schaltfläche "Durchsuchen", um zu dem Dokument zu navigieren, das Sie einchecken möchten. Dies ist ein Pflichtfeld.
- Geben Sie im Feld "Format" die Dateiart des Dokuments ein. Die Versionsart des Dokuments wird im Feld "Dokumentversion" angezeigt.
- Geben Sie alle Kommentare, die Sie in das Dokument einbeziehen möchten, in das Feld "Anmerkungen" ein. Diese Kommentare werden in "Dokumentdetails" auf der Registerkarte "Versionen" des Dokuments angezeigt.
- Zum sofortigen Löschen des Dokuments von Ihrer lokalen Festplatte oder einem anderen Speicherort aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Lokale Dateien löschen".
- Wählen Sie aus, ob beim Einchecken des Dokuments eine neue Version erstellt oder eine vorhandene Version ersetzt werden soll.
Tipp: Diese Option wird u. U. nicht angezeigt, wenn Ihr Systemadministrator bestimmte Einschränkungen für Dokumentversionen in P6 Web Access eingerichtet hat. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator.
- Klicken Sie auf "Einchecken".
Auschecken eines Dokuments rückgängig machen
- Wählen Sie im Portlet "Projektdokumente" oder auf der Seite "Dokumente" das ausgecheckte Dokument aus.
- Klicken Sie im Dropdown-Menü "Auschecken" auf
. Das Dialogfeld "Auschecken rückgängig machen" wird angezeigt.
- Überprüfen Sie den Titel, die Version und den Pfad des Dokuments.
- Klicken Sie auf "Auschecken rückgängig machen".