Wenn P6 Web Access so konfiguriert ist, dass das Content-Repository verwendet wird, können Sie auf die Suchfunktion zugreifen, um eine Volltextsuche nach Dokumenten durchzuführen.
- Im Projektarbeitsbereich können Sie nach allen Projektdokumenten suchen. Klicken Sie im Portlet "Projektdokumente" des Projektarbeitsbereichs auf
, um auf die Suchfunktion zuzugreifen.
- In einem Dashboard können Sie nach allen privaten Dokumenten sowie allen Projektdokumenten suchen, auf die Sie Zugriff haben. Klicken Sie im Portlet "Meine Dokumente" eines Dashboards auf
, um auf die Suchfunktion zuzugreifen.
- In einer Arbeitsgruppe können Sie nach allen Dokumenten suchen, die zur Arbeitsgruppe gehören, sowie nach allen anderen Projektdokumenten. Klicken Sie im Portlet "Meine Dokumente" einer Arbeitsgruppe auf
, um auf die Suchfunktion zuzugreifen.
Sie können eine einfache Suche unter Verwendung von Schlüsselwörtern und Operatoren durchführen oder komplexere Abfragen für die erweiterte Suche nach Dokumenten erstellen.
Tipp: Sie können nur nach Projektdokumenten suchen, die über P6 Web Access von einem Benutzer hinzufügt wurden, der ein konfiguriertes Content-Repository installiert hat.
Nach Durchführung der Suche werden alle Dokumente aufgelistet, die Ihren Suchkriterien entsprechen. Die Dokumente werden in der Reihenfolge ihrer Relevanz für die Suchkriterien sortiert. Dokumente, die den Suchkriterien am ehesten entsprechen, stehen am Anfang der Liste.
So führen Sie eine einfache Suche nach Projektdokumenten durch
- Klicken Sie im Portlet "Projektdokumente" des Projektarbeitsbereichs auf "Suchen" in der Dropdown-Liste "Suchen". Es wird ein Dialogfeld zur Dokumentensuche angezeigt.
- Geben Sie die Suchkriterien in das Textfeld ein. Sie können angeben, dass nur die aktuellste Dokumentversion gesucht werden soll, und Sie können festlegen, wie viele Suchergebnisse maximal angezeigt werden sollen.
Titel und Inhalt durchsuchen: Es werden Titel und Inhalt der Dokumente anhand der Suchkriterien durchsucht.
Nur aktuelle Versionen durchsuchen: Es werden nur die aktuellsten Dokumentversionen anhand der Suchkriterien durchsucht.
Suchergebnisse beschränken auf (max. 100): Damit können Sie die Anzahl der gefundenen Dokumente festlegen, die angezeigt werden sollen.
- Wählen Sie die Bedingungen aus, und klicken Sie auf "Suchen".
So führen Sie eine erweiterte Suche nach Projektdokumenten durch
- Klicken Sie im Portlet "Projektdokumente" des Projektarbeitsbereichs auf "Suchen" in der Dropdown-Liste "Suchen". Es wird ein Dialogfeld zur Dokumentensuche angezeigt.
- Klicken Sie auf "Erweitert". Sie können nach Person oder nach Datum suchen.
Verwenden Sie die Option Autor, um anhand des Namens der Person, die das Dokument erstellt oder hinzugefügt hat, nach Dokumenten zu suchen. Um einen Eintrag aus einer Liste von P6 Web Access- und Timesheet-Benutzern auszuwählen, klicken Sie auf
. Wählen Sie alle in die Suche einzubeziehenden Benutzer aus, und klicken Sie dann auf "Hinzufügen". Wenn Sie alle Benutzer hinzugefügt haben, klicken Sie auf "Schließen".
Um einen ausgewählten Benutzer zu entfernen, markieren Sie den Benutzernamen, und klicken Sie dann auf. Wenn Sie mehrere Benutzer auswählen möchten, halten Sie die Strg-Taste gedrückt, während Sie auf die Benutzer klicken.
Letzte Änderung sucht anhand des Namens der Person, die das Dokument zuletzt aktualisiert hat, nach Dokumenten. Um einen Eintrag aus einer Liste von P6 Web Access- und Timesheet-Benutzern auszuwählen, klicken Sie auf. Wählen Sie alle in die Suche einzubeziehenden Benutzer aus, und klicken Sie dann auf "Hinzufügen". Wenn Sie alle Benutzer hinzugefügt haben, klicken Sie auf "Schließen".
Um einen ausgewählten Benutzer zu entfernen, markieren Sie den Benutzernamen, und klicken Sie dann auf. Wenn Sie mehrere Benutzer auswählen möchten, halten Sie die Strg-Taste gedrückt, während Sie auf die Benutzer klicken.
Verwenden Sie die Option Datum erstellt, um anhand des Datums, an dem das Dokument in P6 Web Access erstellt oder hinzugefügt wurde, nach Dokumenten zu suchen. Um einen Zeitrahmen für die Suche auszuwählen, klicken Sie auf, und wählen Sie dann das entsprechende Start- und Enddatum aus.
Verwenden Sie die Option Änderungsdatum , um anhand des Datums der letzten Dokumentaktualisierung nach Dokumenten zu suchen. Um einen Zeitrahmen für die Suche auszuwählen, klicken Sie auf, und wählen Sie dann das entsprechende Start- und Enddatum aus.
- Wählen Sie die Suchbedingungen aus einer Liste zusätzlich angezeigter Suchfelder aus. Sie können die Suchbedingungen beliebig kombinieren; alle ausgewählten Bedingungen werden mit einer UND-Anweisung verbunden.
Wenn Sie beispielsweise im Feld "Autor" den Benutzer Peter Mustermann auswählen und den 3. Juni 2004 bzw. den 5. Juni 2004 als Start- bzw. Enddatum angeben, sucht P6 Web Access nach allen Dokumenten, die zwischen dem 3. Juni 2004 und dem 5. Juni 2004 von Peter Mustermann hinzugefügt wurden.
Tipp: Mit den Optionen der erweiterten Suche können nur die aktuellsten Dokumentversionen gesucht werden.
So löschen Sie Suchergebnisse
- Wählen Sie im Portlet "Projektdokumente" des Projektarbeitsbereichs das Dropdown-Menü "Suchen".
- Klicken Sie auf "Suchergebnisse löschen". Alle vorhandenen Dokumente und Ordner werden im Portlet "Projektdokumente" angezeigt.
So fügen Sie Projektdokumente dem Ordner "Aktuelle Projektdokumente" hinzu
Für den Ordner "Aktuelle Projektdokumente", der im Portlet "Meine Dokumente" erscheint, wählen Sie den jeweiligen Dokumenttitel und klicken anschließend auf . Sie können diesem Ordner bis zu fünfzig Projektdokumente hinzufügen.
Hinweis: Der Liste können nur Projektdokumente hinzugefügt werden, und jedes Dokument darf nur einmal hinzugefügt werden.