Ist P6 Web Access mit einem konfigurierten Workflow- und Inhalts-Repository installiert, können Sie:
- Neue Vorlagen erstellen und bearbeiten
- Vorhandene Vorlagen kopieren, um neue Dokumente zu erstellen
- Zugriffsebene für Vorlagendokumente ändern
Was ist ein Vorlagendokument?
Bei einem Vorlagendokument handelt es sich um ein Dokument, das Sie kopieren können, um in P6 Web Access neue Dokumente zu erstellen. Vorlagendokumente sind praktisch, wenn Sie ein vorhandenes Dokument als Grundlage für die Erstellung weiterer Dokumente verwenden möchten.
Angenommen, Sie verfügen über ein Excel-Dokument (.xls), das alle Projektmitglieder für ihren monatlichen Ausgabenbericht verwenden sollen. Sie können dieses Dokument als Vorlagendokument zu dem Projekt in der Primavera Web-Anwendung hinzufügen. Alle Benutzer, die Zugriff auf das Projekt haben, können diese Vorlage dann jeweils kopieren, wenn sie ihren eigenen Ausgabenbericht für den aktuellen Monat erstellen möchten. Wenn das Vorlagendokument geändert wird, können alle Benutzer mit Zugriff auf das Projekt problemlos Dokumente aus dem aktualisierten Vorlagendokument erstellen.
Hinweis: Workflows, Vorlagendokumente und verwandte Funktionen sind nur verfügbar, wenn das Workflow-Repository von P6 Web Access installiert und konfiguriert ist. Weitere Information erhalten Sie von Ihrem P6-Administrator.
Vorlagendokumente erstellen und bearbeiten
Wenn Sie über die erforderliche Berechtigung verfügen, können Sie Vorlagendokumente erstellen und bearbeiten. Bei der Erstellung von Vorlagendokumenten können Sie:
- Im Portlet "Projektdokumente" Vorlagendokumente erstellen
- Auf der Seite "Projekte" > "Dokumente" Vorlagendokumente erstellen
So erstellen Sie über das Portlet "Projektdokumente" ein neues Vorlagendokument
- Klicken Sie in der Projekte-Symbolleiste auf
, um den Projektarbeitsbereich anzuzeigen.
- Wenn mehrere Projekte geöffnet sind, wählen Sie das gewünschte Projekt aus der Liste "Projekt auswählen" aus.
Hinweis: Wenn ein einzelnes Projekt geöffnet ist, wird die Liste "Projekt auswählen" nicht angezeigt. Wenn mehrere Projekte geöffnet sind, werden in dem Feld "Projekt" alle geöffneten Projekte aufgeführt, für die Sie Zugriffsrechte haben. Alle Aktionen, die Sie durchführen, und alle Daten, die auf der Seite angezeigt werden, gelten nur für das ausgewählte Projekt.
- Wählen Sie im Portlet "Projektdokumente" aus der Dropdown-Liste "Dokument hinzufügen" die Option "Neue Vorlage erstellen" aus. Das Dialogfeld "Datei auswählen" wird angezeigt.
Tipp: Wenn das Portlet "Projektdokumente" nicht im Projektarbeitsbereich angezeigt wird, klicken Sie auf "Anpassen" und aktivieren das Kontrollkästchen "Projektdokumente" im Bereich "Projekt".
- Wählen Sie eine Datei aus, und klicken Sie auf "OK".
- Klicken Sie auf
, um die Details des Dokuments zu aktualisieren.
- Klicken Sie auf "Speichern".
So erstellen Sie über die Seite "Projekte" > "Dokumente" ein neues Vorlagendokument
- Klicken Sie in der Projekte-Symbolleiste auf
, um die Seite "Dokumente" anzuzeigen.
- Wenn mehrere Projekte geöffnet sind, wählen Sie das gewünschte Projekt aus der Liste "Projekt auswählen" aus.
Hinweis: Wenn ein einzelnes Projekt geöffnet ist, wird die Liste "Projekt auswählen" nicht angezeigt. Wenn mehrere Projekte geöffnet sind, werden in dem Feld "Projekt" alle geöffneten Projekte aufgeführt, für die Sie Zugriffsrechte haben. Alle Aktionen, die Sie durchführen, und alle Daten, die auf der Seite angezeigt werden, gelten nur für das ausgewählte Projekt.
- Wählen Sie auf der Seite "Dokumente" aus der Dropdown-Liste "Dokument hinzufügen" die Option "Neue Vorlage erstellen" aus. Das Dialogfeld "Datei auswählen" wird angezeigt.
- Wählen Sie eine Datei aus, und klicken Sie auf "OK".
- Aktualisieren Sie die Details des Dokuments.
- Klicken Sie auf "Speichern".
Vorhandene Vorlagendokumente kopieren
Sobald ein Vorlagendokument erstellt wurde, können Sie es innerhalb des Projekts kopieren und verwenden, um neue private, Arbeitsgruppen- und Projektdokumente zu erstellen.
- Im Portlet "Projektdokumente" Vorlagendokumente kopieren
- Auf der Seite "Projekte" > "Dokumente" Vorlagendokumente kopieren
Zum Kopieren eines vorhandenen Vorlagendokuments müssen Sie zuerst im Ordner "Projektdokumente" für das Dokument auf die Dropdown-Liste "Dokument hinzufügen" zugreifen.
So kopieren Sie über das Portlet "Projektdokumente" ein vorhandenes Vorlagendokument
- Klicken Sie in der Projekte-Symbolleiste auf
, um den Projektarbeitsbereich anzuzeigen.
- Wenn mehrere Projekte geöffnet sind, wählen Sie das gewünschte Projekt aus der Liste "Projekt auswählen" aus.
Hinweis: Wenn ein einzelnes Projekt geöffnet ist, wird die Liste "Projekt auswählen" nicht angezeigt. Wenn mehrere Projekte geöffnet sind, werden in dem Feld "Projekt" alle geöffneten Projekte aufgeführt, für die Sie Zugriffsrechte haben. Alle Aktionen, die Sie durchführen, und alle Daten, die auf der Seite angezeigt werden, gelten nur für das ausgewählte Projekt.
- Wählen Sie im Portlet "Projektdokumente" aus der Dropdown-Liste "Dokument hinzufügen" die Option "Vorhandenes Vorlagendokument kopieren" aus. Das Dialogfeld "Vorlage auswählen, aus der kopiert werden soll" wird angezeigt.
Tipp: Wenn das Portlet "Projektdokumente" nicht im Projektarbeitsbereich angezeigt wird, klicken Sie auf "Anpassen" und aktivieren das Kontrollkästchen "Projektdokumente" im Bereich "Projekt".
- Suchen Sie in der Liste nach einer Vorlage oder wählen Sie eine aus.
- Klicken Sie auf "OK".
- Klicken Sie auf
, um die Details des Dokuments zu aktualisieren.
- Klicken Sie auf "Speichern".
Tipp: Sie haben Zugriff auf alle Vorlagendokumente, die für das Projekt vorhanden sind.
Auf dieselbe Weise können Sie auch neue Vorlagen über das Portlet "Meine Dokumente" und das Portlet "Dokumente" hinzufügen.
So öffnen Sie die Seite "Dokument hinzufügen"
- Privates Dokument – Klicken Sie im Portlet "Meine Dokumente" auf einem Dashboard auf "Dokument hinzufügen".
- Arbeitsgruppendokument – Klicken Sie im Portlet "Dokumente" auf der Arbeitsgruppenseite auf "Dokument hinzufügen".
Tipp: Wenn das Portlet "Projekte" nicht im Projektarbeitsbereich, das Portlet "Meine Dokumente" nicht auf einem Dashboard oder das Portlet "Dokumente" nicht auf der Arbeitsgruppenseite angezeigt wird, dann klicken Sie oben auf der Seite auf "Anpassen", um die entsprechende Anzeigeoption einzustellen.
Sie können Vorlagendokumente auf dieselbe Weise wie Projektdokumente löschen.
So kopieren Sie über die Seite "Projekte" > "Dokumente" ein vorhandenes Vorlagendokument
- Klicken Sie in der Projekte-Symbolleiste auf
, um die Seite "Dokumente" anzuzeigen.
- Wenn mehrere Projekte geöffnet sind, wählen Sie das gewünschte Projekt aus der Liste "Projekt auswählen" aus.
Hinweis: Wenn ein einzelnes Projekt geöffnet ist, wird die Liste "Projekt auswählen" nicht angezeigt. Wenn mehrere Projekte geöffnet sind, werden in dem Feld "Projekt" alle geöffneten Projekte aufgeführt, für die Sie Zugriffsrechte haben. Alle Aktionen, die Sie durchführen, und alle Daten, die auf der Seite angezeigt werden, gelten nur für das ausgewählte Projekt.
- Wählen Sie auf der Seite "Dokumente" aus der Dropdown-Liste "Dokument hinzufügen" die Option "Vorhandenes Vorlagendokument kopieren" aus. Das Dialogfeld "Vorlage auswählen, aus der kopiert werden soll" wird angezeigt.
- Suchen Sie in der Liste nach einer Vorlage oder wählen Sie eine aus.
- Klicken Sie auf "OK".
- Aktualisieren Sie die Details des Dokuments.
- Klicken Sie auf "Speichern".
Tipp: Sie haben Zugriff auf alle Vorlagendokumente, die für das Projekt vorhanden sind.
Auf dieselbe Weise können Sie auch Vorlagen über das Portlet "Meine Dokumente" und das Portlet "Dokumente" kopieren.
So öffnen Sie die Seite "Dokument hinzufügen"
- Privates Dokument – Klicken Sie im Portlet "Meine Dokumente" auf einem Dashboard auf "Dokument hinzufügen".
- Arbeitsgruppendokument – Klicken Sie im Portlet "Dokumente" auf der Arbeitsgruppenseite auf "Dokument hinzufügen".
Tipp: Wenn das Portlet "Projekte" nicht im Projektarbeitsbereich, das Portlet "Meine Dokumente" nicht auf einem Dashboard oder das Portlet "Dokumente" nicht auf der Arbeitsgruppenseite angezeigt wird, dann klicken Sie oben auf der Seite auf "Anpassen", um die entsprechende Anzeigeoption einzustellen.
Sie können Vorlagendokumente auf dieselbe Weise wie Projektdokumente löschen.
Zugriffsebene für Vorlagendokumente ändern
Zugriffsebene für Vorlagendokumente ändern
Wenn ein Vorlagendokument nur Ihnen zur Verfügung stehen soll, können Sie die Zugriffsebene des Dokuments von "Öffentlich" zu "Privat" oder "Arbeitsgruppe" ändern.
Danach gilt das Dokument nicht mehr als Vorlagendokument und kann von anderen Benutzern, die Zugriff auf das Projekt haben, nicht mehr zur Erstellung von neuen Dokumenten verwendet werden.
So ändern Sie die Zugriffsebene
- Wählen Sie im Portlet "Projektdokumente" oder auf der Seite "Dokumente" das Dokument aus.
- Wählen Sie das Menü "Privat verfügbar machen", und führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Klicken Sie auf
, um das Dokument privat zur Verfügung zu stellen.
- Klicken Sie auf
, um aus dem Dokument ein Projektdokument zu machen.
- Klicken Sie auf
, um aus dem Dokument ein Arbeitsgruppendokument zu machen.