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Planification des modèles de workflow

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La possibilité de créer des modèles de workflow dépend des privilèges de sécurité définis par l'administrateur système. En règle générale, une seule personne est autorisée à définir la structure du modèle de workflow en fonction des besoins de l'entreprise.

Si vous disposez des privilèges nécessaires, vous pouvez définir autant de modèles que vous le souhaitez. Même si P6 Web Access permet la création d'un nombre illimité de modèles de workflows, une planification soigneuse peut vous aider à déterminer plus précisément le nombre et la structure des modèles dont vous avez besoin.

Comme les utilisateurs qui effectuent des demandes de projet doivent faire un choix parmi les modèles disponibles, la planification peut vous aider à ne pas leur imposer un trop grand choix de modèles de workflow. Le workflow qui convient est ainsi utilisé pour automatiser le processus de vérification et d'approbation de chaque nouvelle demande.

Astuces pour la planification

Si des processus de vérification des nouvelles demandes de travail sont déjà en place dans votre entreprise, vous pourrez les mettre en correspondance avec les modèles de workflow de P6 Web Access. Sinon, les astuces suivantes peuvent s'avérer utiles.

Avant de créer un modèle de workflow, déterminez :

Sachant que vous devez spécifier les exigences et privilèges d'accès liés aux données des modèles, ainsi que le type de vérification par étape, le regroupement de vérificateurs en fonction du type des données dont ils ont besoin peut vous aider à déterminer le nombre d'étapes requises. Par exemple, les nouvelles demandes de travail peuvent être généralement examinées par trois groupes de compétences : un groupe fournit ou vérifie les données financières, le deuxième se concentre sur la planification et le troisième sur l'allocation des ressources.

Si tous les membres de chacun des groupes de compétences ont besoin d'un accès identique aux mêmes données (par exemple, privilèges d'édition plutôt que lecture seule), vous devez concevoir le modèle avec trois étapes. Cependant, supposons que certains membres du groupe de données financières doivent fournir des données, tandis que les autres ne peuvent que les consulter. Dans ce cas, quatre étapes peuvent être nécessaires.

En clarifiant les détails du processus à automatiser, vous pouvez garantir que la bibliothèque de modèles que vous créez est un outil efficace pour examiner les nouvelles initiatives.

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