具有合适的安全权限的用户可以使用“工时单批准”处理已经为指定的时间周期提交的工时单。
我想要:
- 了解有关“工时单批准”的更多信息
- 了解“工时单批准”显示的信息
- 指定工时单周期日期
- 按状态过滤工时单
- 批准或驳回工时单
- 向资源发送邮件提醒
- 增加或查看工时单备注
- 自定义工时单和作业表格
- 运行工时单报表
- 打印工时单或作业表格的内容
- 选择工时单批准经理代理
工时单批准概述
作为工时单批准经理,您可以批准或驳回工时单、向资源通知工时单状态、增加工时单备注以及运行工时单报表。您还可以确定资源是否尚未开始或尚未提交特定的工时单,并且还可以在您不能亲自处理工时单时(例如,正在度假)分配批准经理代理来处理。
Project Management模块中的管理设置指定资源经理或/和项目经理是否必须查看和审批工时单。
- 如果您是资源经理,您可以审批您被分配为工时单审批经理的资源的工时单。
- 如果您是项目经理,您可以审批被分配给您负责的项目中的作业的资源的工时单。
- 如果您是资源经理的工时单批准代理,您可以审批资源经理被分配为工时单审批经理的资源的工时单。
- 如果您是项目经理的工时单批准代理,您可以审批被分配给您具有批准权的项目中的作业的资源的工时单。项目经理可以将批准权委派给各个项目的不同用户。
备注:要查看、批准或驳回工时单,您必须分配有合适的模块存取和安全权限。要在P6 Web Access中存取“工时单批准”,在分配给您的用户界面视图中必须包括“工时单批准”。
“工时单批准”显示哪些信息?
“工时单批准”显示工时单表格(顶部)和作业表格(底部)。根据您选择的过滤条件(责任事项、已提交、未提交等),工时单表格列出了您在所选工时单周期内负责处理的所有工时单。
作业表格显示与所选工时单相关联的资源已分配到项目作业的常规工时、管理费用工时以及总工时数的明细。
在工时单表格和作业表格中,您可以根据预定义的条件分组和排序、自定义所显示的栏位、搜索工时单或作业以及打印表格内容。
指定工时单周期日期
工时单日期选择器列出了当前的工时单周期日期。您可以从下拉列表中选择不同的工时单周期。
根据您的工时单过滤器选择,日期选择器的字段标签会不断变化。例如,如果您过滤显示“已提交”工时单,则此字段标记为“的已提交工时单”。
每当您进入“工时单批准”时,都默认显示包含当前日期的工时单周期(如果存在)。
提示:
-
如果对于您要审批工时单的日期不存在工时单周期,则表示尚未定义周期。工时单周期在Project Management模块中定义。
-
如果您按“已重新提交”状态过滤工时单,则工时单周期日期会被忽略,并显示所有重新提交的工时单,无论工时单周期如何。
按状态过滤工时单
要过滤您负责处理的工时单,请单击“工时单”表格上方的 ,然后选择一个工时单过滤器选项。
选择“责任事项”以显示当前需要您批准的工时单,或选择“全部”以显示您在所选工时单周期内负责处理的所有工时单。您还可以选择显示“已提交”、“已重新提交”、“未提交”、“已批准”或“已驳回”的工时单。
提示:“责任事项”是默认过滤器;但是每次您退出“工时单批准”时,应用程序都会保存您的过滤器选择。
有关这些过滤器选项的更多详情,请参阅自定义工时单批准。
批准或驳回工时单
要批准或驳回工时单,请按“责任事项”、“已提交”或“已重新提交”状态过滤工时单。(“责任事项”状态显示当前需要您批准的所有工时单。)选中您要批准或驳回的工时单。要选择多个工时单,请按住Ctrl键单击或按住Shift键单击。当您选择某个工时单时,页面下半部分中的作业表格会显示与该工时单关联的作业。
要批准选择的工时单,请单击或右键单击工时单,然后选择“批准”。要驳回选择的工时单,请单击
或右键单击工时单,然后选择“驳回”。
提示:如果工时单批准等级设置为“自动批准”或“自动提交”(如在Project Management模块中的“管理设置”中指定的那样),则不能批准或驳回工时单。
有关更多详情,请参阅批准或驳回工时单。
向资源发送邮件提醒
要提醒资源有关未开始、未提交或已驳回的工时单的情况,请选择合适的工时单,然后单击。要选择多个工时单,请按住Ctrl键单击或按住Shift键单击。在电子邮件对话框中,与选择的工时单关联的所有资源都会在“暗送:”字段中列出。电子邮件的主题区域和正文都会自动填充对应工时单过滤器选择的文本;您可以编辑该文本。完成后,单击“发送电子邮件”。
有关更多详情,请参阅发送工时单电子邮件通知。
顶部
增加或查看工时单备注
要为工时单增加或查看备注,请单击合适工时单行中的 。要增加备注,请在“增加备注”文本框中键入最多20,000个字符,然后单击“增加”。“工时单备注”对话框的“工时单备注历史信息”部分将显示为工时单增加的所有备注,从最新的备注开始。完成增加或查看备注后,单击“关闭”。
提示:要快速查看为工时单增加的最新备注,请将光标悬停在合适工时单行中的
上。如果备注比提供的空间长或者还存在其它备注,请单击“更多”打开“工时单备注”对话框。
有关更多详情,请参阅增加或查看工时单备注。
自定义工时单和作业表格
除了按状态过滤工时单之外,您还可以过滤作业列表、对工时单和作业列表进行分组和排序,并选择要在每个表格中显示的栏位。
要过滤作业列表,请单击作业表格上方的 ,然后选择按“所有作业”、“常规作业”或“管理费用作业”进行过滤。
要对工时单或作业列表进行分组,请单击相应表格上方的 ,然后从分组选项的下拉列表中进行选择。
要按升序排序工时单或作业列表,请单击您要排序的栏位的标题行。再次单击栏位标题以按降序排序。
要选择将要显示的栏位,请单击相应表格上方的。选择所需栏位,然后使用左右箭头在“可用栏位”和“已选栏位”的列表之间移动栏位。要选择多个栏位,请按住Ctrl键单击或按住Shift键单击。在已选栏位列表中,使用上下箭头上下移动栏位。要恢复为默认设置,请单击“默认”。更改完成后,单击“确定”。
有关自定义工时单和作业表格的详细信息,请参阅自定义工时单详情。
运行工时单报表
要运行工时单报表,请单击“工时单”表格上方的 打开“批准工时单批准报表”对话框。对话框的顶部列出了标准的预定义工时单报表,底部列出了管理员配置的自定义工时单报表。
要运行标准报表,请单击报表名称。报表完成后将自动以PDF格式打开。您可以选择保存报表。
要运行自定义报表,请选择自定义报表行,然后单击;报表状态将更改为“待批”。报表在运行时,状态将更改为“运行”;完成后,状态将更改为“完成”。报表完成后,请单击报表名称以采用HTML格式打开报表。
要在选择运行报表后刷新报表状态,请单击。要取消报表,请选择自定义报表行,然后单击
。
备注:默认情况下,标准报表始终会显示您在“工时单批准”中选择的工时单周期的数据。如果您选择当前的工时单报告周期,则报表将为空白。自定义报表根据创建报表时指定的工时单周期日期运行;如果未指定工时单日期,报表将仅显示当前工时单周期的数据。
有关更多详情,请参阅运行工时单报表。
打印工时单或作业表格的内容
您可以在“工时单批准”中打印这两张表格的内容。
要设置打印选项,如方向(纵向与 横向)、比例、边距、页眉和页脚,请单击相应表格上方的 打开“页面设置”对话框。
查看打印文件预览,请单击相应表格上方的 打开“打印预览”对话框。
要打印任何一张表格的内容,请单击相应表格上方的 。
有关更多详情,请参阅打印工时单详情。
选择工时单批准经理代理
无论您是资源经理还是项目经理,您都可以在无法亲自处理工时单时分配用户代理来处理。为您的资源或项目选择代理后,您可随时激活并禁用其批准权。
要选择、删除、激活或禁用代理,请单击。
要选择代理,请单击“浏览”按钮。如果您是资源经理,则可以选择任何用户充当您的工时单代理。如果您是项目经理,则可以向您负责的每个项目分配代理。
要删除代理,请选中用户名称然后按Delete键。
要激活代理的批准权,对于资源经理,请勾选资源代理姓名旁边的复选框,然后单击“确定”。对于项目经理,请勾选您要激活的每个代理姓名旁边的复选框,或勾选顶层复选框激活所有代理。
要禁用某位代理的批准权,对于项目经理,请清除该代理姓名旁边的复选框,或清除顶层复选框以清除所有代理的复选框。
激活或禁用代理的批准权后,该代理将收到一封电子邮件通知。
备注:激活代理的批准权后,您仍具有与资源经理或项目经理相同的批准权。如果您想让您的代理始终具有批准权,只需在将用户分配为代理时勾选激活复选框即可。
有关分配代理的更多详情,请参阅分配并激活工时单批准经理代理。