Mit dem Dialogfeld "Dokumentdetails" können Sie Details zu einem privaten Dokument anzeigen. Mit dem entsprechenden Zugriff, der auf der Sicherheitsrichtlinie eines Dokuments basiert, können Sie auch die Details eines Dokuments bearbeiten.
"Dokumentdetails" umfasst drei Registerkarten: Allgemein, Version und Verlauf.
Allgemein
Auf der Registerkarte "Allgemein" werden allgemeine Dokumentinformationen angezeigt. Auf dieser Registerkarte können nur sechs Felder bearbeitet werden: "Titel", "Sicherheitsrichtlinie", "Vorlagendokument", "Inhaber", "Dokumentkategorie" und "Referenznummer".
- Es muss ein Wert für Titel angegeben werden. Aktualisieren Sie dieses Feld mit einem neuen Titel für das Dokument.
- Sicherheitsrichtlinie wird in einem Dropdown-Menü angezeigt, und es gibt drei Sicherheitsoptionen: "Persönlich", "Schreibgeschützt" und "Freigegeben". "Persönlich" bedeutet, dass nur der Benutzer, der das Dokument hinzugefügt hat, dieses auch anzeigen, ändern oder löschen kann. "Schreibgeschützt" bedeutet, dass das Dokument von allen Teammitgliedern angezeigt, aber nicht geändert oder gelöscht werden kann. "Freigegeben" bedeutet, dass ein Dokument von allen Mitgliedern des Projektteams angezeigt, geändert oder gelöscht werden kann.
- Falls das Kontrollkästchen Vorlagendokument aktiviert ist, kann das Dokument als Vorlage verwendet werden. Mit dieser Vorlage wiederum können neue Dokumente erstellt werden.
- Inhaber ist der für den Vorgang verantwortliche Benutzer. Sie können blättern, um diese Person diesem Feld zuzuweisen.
- Mithilfe der Klassifizierung Dokumentkategorie können verschiedene Dokumente organisiert werden. Die Kategorie wird in der Client-/Serveranwendung vom Benutzer eingerichtet.
- Referenznummer ist die Referenz- oder Katalognummer des Dokuments. Die Referenznummer wird vom Benutzer definiert.
Die verbleibenden Felder auf der Registerkarte "Allgemein" sind schreibgeschützt:
- Mithilfe von Zugriffsebene wird festgelegt, wer auf das Dokument zugreifen darf. Es gibt drei Zugriffsebenen: "Projekt", "Arbeitsgruppe" und "Privat". Wenn Sie Zugriff zu dem Projekt haben, bedeutet "Projekt", dass Sie Zugriff auf dieses Dokument haben. Wenn Sie der Arbeitsgruppe angehören, bedeutet "Arbeitsgruppe", dass Sie Zugriff auf dieses Dokument haben. "Privat" bedeutet, dass nur der Benutzer, der das Dokument erstellt hat, auch darauf zugreifen kann.
- Autor ist die Person, die das Dokument verfasst bzw erstellt hat.
- Version ist die letzte bzw. neueste Version des Dokuments.
- Letzte Änderung von zeigt den Namen der Person an, die das Dokument zuletzt geändert hat.
- Änderungsdatum zeigt das Datum und die Uhrzeit an, zu dem das Dokument zuletzt geändert wurde.
- Format zeigt das Anwendungsformat an, in dem das Dokument erstellt oder nach dem Aktualisieren eingecheckt wurde.
- Größe gibt die Größe des Dokuments in KB an.
- Prüfstatus gibt an, ob das Dokument geprüft wird und welchen Status es derzeit hat. Wird das Dokument nicht geprüft, ist das Feld leer. Die Prüfstatus umfassen: "Leer", "In Prüfung", "Genehmigt", "Abgelehnt" und "Beendet".
Version
Auf der Registerkarte "Version" werden Informationen zu den Versionen des Dokuments angezeigt.
- Version zeigt alle Versionen des Dokuments als Links an. Klicken Sie auf den Link der Versionsnummer, um das Dokument anzuzeigen.
- Mit dem Link Prüfstatus wird angegeben, ob das Dokument geprüft wird und welchen Status es derzeit hat. Falls das Dokument nicht geprüft wird oder falls die Prüfung abgeschlossen ist, ist dieses Feld leer. Falls das Dokument geprüft wird, klicken Sie auf den Link, um die Prüfungsdetails für eine beliebige Version des Dokuments zu öffnen.
- Geändert von zeigt den Namen der Person an, die das Dokument zuletzt geändert hat.
- Änderungsdatum zeigt das Datum und die Uhrzeit an, zu dem das Dokument zuletzt geändert wurde.
- Anmerkungen zeigt alle Anmerkungen an, die eingegeben wurden, als ein ausgechecktes Dokument wieder eingecheckt wurde.
Verlauf
Auf der Registerkarte "Verlauf" wird der Verlauf des Dokuments angezeigt.
- Datum zeigt das Datum und die Uhrzeit an, zu dem das Dokument zuletzt geändert wurde.
- Benutzer zeigt den Namen des Benutzers an, der das Dokument zuletzt geändert hat.
- Aktion zeigt an, welche Aktion der Benutzer mit dem Dokument durchgeführt hat.
- Version zeigt die Version des Dokuments an, die geändert wurde.