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[タイムシート承認]

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適切なセキュリティ権限を持つユーザは、タイムシート承認アプリケーションを使用して、指定した期間の提出済タイムシートを処理することができます。

詳細については、以下のトピックをクリックしてください。

タイムシート承認アプリケーションの概要

タイムシート承認マネジャは、タイムシートの承認または棄却、リソースへのタイムシートステータスの通知、タイムシートノートの追加、およびタイムシートレポートの実行を行うことができます。また、リソースが特定のタイムシートを未開始または未提出であるかどうかを判断したり、(休暇を取るためなどの理由で)自分で処理できないタイムシートの処理を委任する承認マネジャ代理人を割り当てることができます。

Project Managementモジュールの管理設定により、リソースマネジャまたはプロジェクトマネジャ(もしくは両方)がタイムシートのレビュー/承認を行う必要があるかどうかが決まります。

注意: タイムシートを表示、承認、または棄却するには、適切なモジュールアクセスとセキュリティ権限を付与されている必要があります。P6 Web Accessでタイムシート承認アプリケーションにアクセスするには、割り当てられているユーザインタフェース画面にタイムシート承認アプリケーションが追加されている必要があります。

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タイムシート承認アプリケーションで表示される情報

タイムシート承認アプリケーションには、[タイムシートテーブル](上側)と[アクティビティテーブル](下側)が表示されます。[タイムシートテーブル]には、選択したタイムシート期間の、処理を担当しているすべてのタイムシートのうち、選択したフィルタ基準([アクション要求]、[提出済]、[未提出]など)を満たすタイムシートが表示されます。

[アクティビティテーブル]には、選択したタイムシートに関連付けられているリソースがプロジェクトアクティビティに割り当てている通常時間数、間接時間数、合計時間数の内訳が表示されます。

[タイムシートテーブル]と[アクティビティテーブル]はどちらも、定義済基準に基づくグループ化とソート、表示列のカスタマイズ、タイムシートまたはアクティビティの検索、およびテーブル内容の印刷の各機能をサポートしています。

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タイムシート期間の指定

タイムシート期間セレクタには、現行タイムシート期間のリストが表示されます。このドロップダウンリストからいずれかのタイムシート期間を選択します。

タイムシート期間セレクタのフィールドラベルは、選択しているタイムシートフィルタに応じて動的に変化します。たとえば、フィルタとして[提出済]を指定してタイムシートを表示している場合、このフィールドのラベルは[提出済タイムシート]と表示されます。

既定では、タイムシート承認アプリケーションにログインするたびに、現行計算日が含まれるタイムシート期間(存在する場合)が表示されます。

ヒント:

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ステータスによるタイムシートのフィルタ

処理を担当しているタイムシートをフィルタするには、[タイムシートテーブル]の上にあるフィルタをクリックして、タイムシートフィルタオプションを選択します。

[アクション要求]を選択すると、現在自分の承認待ちになっているタイムシートが表示されます。[すべて]を選択すると、選択したタイムシート期間の、処理を担当しているすべてのタイムシートが表示されます。同様に、[提出済]、[再提出済]、[未提出]、[承認済]、または[棄却]のステータスのタイムシートを表示することもできます。

ヒント:既定では[アクション要求]がフィルタとして選択されていますが、タイムシート承認アプリケーションを終了すると、ここで選択したフィルタが保存されます。

フィルタオプションの詳細については、タイムシート承認アプリケーションのカスタマイズを参照してください。

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タイムシートの承認または棄却

タイムシートを承認または棄却するには、[アクション要求]、[提出済]、または[再提出済]のステータスでタイムシートをフィルタします([アクション要求]ステータスでフィルタすると、現在自分の承認待ちになっているすべてのタイムシートが表示される)。承認または棄却するタイムシートをハイライトします。複数のタイムシートを選択するには、CtrlキーまたはShiftキーを押しながらクリックします。タイムシートを選択すると、そのタイムシートに関連付けられているアクティビティが、ページの下側の[アクティビティテーブル]に表示されます。

選択したタイムシートを承認するには、承認をクリックするか、またはタイムシートを右クリックして[承認]をクリックします。選択したタイムシートを棄却するには、棄却をクリックするか、またはタイムシートを右クリックして[棄却]をクリックします。

ヒント: [タイムシート承認レベル]が[自動承認]または[自動提出]に設定されている場合(Project Managementモジュールの[管理設定]で指定)、タイムシートを承認または棄却することはできません。

詳細については、タイムシートの承認または棄却を参照してください。

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リソースへのE-Mailリマインダの送信

タイムシートが未開始、未提出、または棄却の状態であることをリソースに通知するには、適切なタイムシートを選択して、[E-Mail]をクリックします。複数のタイムシートを選択するには、CtrlキーまたはShiftキーを押しながらクリックします。[E-Mail]ダイアログボックスが開いて、選択したタイムシートに関連付けられているすべてのリソースのリストが[Bcc:]フィールドに表示されます。E-Mailの件名と本文には、タイムシートのフィルタに対応したテキストが自動的に入力されます。このテキストは編集可能です。編集が終わったら、[E-Mail通知]をクリックします。

詳細については、タイムシートE-Mail通知の送信を参照してください。

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タイムシートノートの追加または表示

タイムシートのノートを追加または表示するには、タイムシートの行のタイムシートノートをクリックします。ノートを追加するには、[ノートを追加]テキストボックスに最大20,000文字のテキストを入力してから[追加]をクリックします。[タイムシートノート]ダイアログボックスの[タイムシートノート履歴]セクションには、タイムシートに追加されたすべてのノートが新しい順に表示されます。ノートの追加または表示が終了したら、[閉じる]をクリックします。

ヒント: タイムシートの行のタイムシートノートの上にマウスを移動すると、そのタイムシートに最後に追加されたノートを簡単に表示することができます。ノートが長すぎて表示できないか、または追加ノートが存在する場合、[さらに]をクリックして[タイムシートノート]ダイアログボックスを開きます。

詳細については、タイムシートノートの追加または表示を参照してください。

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[タイムシートテーブル]と[アクティビティテーブル]のカスタマイズ

ステータスでタイムシートをフィルタする以外に、アクティビティのリストのフィルタ、タイムシートやアクティビティのリストのグループ化とソート、および各テーブルに表示する列の選択を行うことができます。

アクティビティのリストをフィルタするには、[アクティビティテーブル]の上にあるフィルタをクリックし、使用するフィルタとして[全アクティビティ]、[通常アクティビティ]、または[間接アクティビティ]を選択します。

タイムシートまたはアクティビティのリストをグループ化するには、該当するテーブルの上にあるグループ化をクリックし、使用するグループ化オプションをドロップダウンリストから選択します。

タイムシートまたはアクティビティのリストを昇順にソートするには、ソート基準列の見出し行をクリックします。列見出しをもう一度クリックすると、降順にソートします。

表示する列を選択するには、該当するテーブルの上にある列をクリックします。[利用可能列]リストと[選択列]リストで列を選択して右矢印または左矢印を使用することによって、2つのリスト間で列を移動します。複数の列を選択するには、CtrlキーまたはShiftキーを押しながらクリックします。上矢印と下矢印を使用して、選択した列のリスト内で列を上下に移動します。既定の設定に戻すには、[既定]をクリックします。設定の変更が終了したら、[OK]をクリックします。

[タイムシートテーブル]と[アクティビティテーブル]のカスタマイズの詳細については、タイムシート詳細表示のカスタマイズを参照してください。

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タイムシートレポートの実行

タイムシートレポートを実行するには、[タイムシートテーブル]の上にあるタイムシートレポートの実行をクリックして[時間承認レポート]ダイアログボックスを開きます。ダイアログボックスの上半分には定義済の標準タイムシートレポートのリストが表示され、下半分には管理者によって設定されているカスタムタイムシートレポートのリストが表示されます。

標準レポートを実行するには、レポート名をクリックします。実行が完了したレポートは自動的にPDF形式で表示されます。このレポートを保存することができます。

カスタムレポートを実行するには、カスタムレポート行を選択して、タイムシートレポートの実行をクリックします。レポートの[ステータス]が[保留]に変化します。レポートの実行中は[ステータス]が[実行中]に変化し、完了すると[完了]に変化します。レポート実行が完了した後、レポート名をクリックすると、レポートがHTML形式で表示されます。

レポート実行を選択した後で[ステータス]の表示を更新するには、更新をクリックします。レポートをキャンセルするには、カスタムレポート行を選択して、キャンセルをクリックします。

注意: 既定では、標準レポートには常に、タイムシート承認アプリケーションで選択しているタイムシート期間のデータが表示されます。現在のタイムシートレポート期間を選択すると、レポートには何も表示されません。カスタムレポートは、その作成時に指定されたタイムシート期間日付範囲を使用して実行されます。タイムシート期間が指定されていない場合、レポートには現行タイムシート期間のデータだけが表示されます。

詳細については、タイムシートレポートの実行を参照してください。

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[タイムシートテーブル]または[アクティビティテーブル]の内容の印刷

タイムシート承認アプリケーションの2つのテーブルの内容を印刷することができます。

印刷の向き(横と縦)、倍率、余白、ヘッダ、およびフッタなどの印刷オプションを設定するには、該当するテーブルの上にあるページ設定をクリックして、[ページ設定]ダイアログボックスを開きます。

印刷プレビューを表示するには、該当するテーブルの上にある印刷プレビューをクリックして、[印刷プレビュー]ダイアログボックスを開きます。

テーブルの内容を印刷するには、該当するテーブルの上にある印刷をクリックします。

詳細については、タイムシート詳細の印刷を参照してください。

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タイムシート承認マネジャ代理人の選択

リソースマネジャまたはプロジェクトマネジャは、自分でタイムシートを処理できない場合、ユーザを代理人として割り当ててタイムシートを処理させることができます。リソースまたはプロジェクトの代理人を選択した後は、いつでも代理人の承認権限を有効または無効にすることができます。

代理人を選択、削除、有効化、または無効化するには代理人の割当をクリックします。

代理人を選択するには、[ブラウズ]ボタンをクリックします。リソースマネジャは、任意のユーザをタイムシート承認の代理人として選択できます。プロジェクトマネジャは、担当しているプロジェクトごとに異なる代理人を割り当てることができます。

代理人を削除するには、ユーザ名をハイライトして[削除]をクリックします。

代理人の承認権限を有効にするには、リソースマネジャはリソース代理人の名前の横にあるチェックボックスをオンにして、[OK]をクリックします。プロジェクトマネジャは、有効にする代理人ごとにその名前の横にあるチェックボックスをオンにするか、または最上位レベルのチェックボックスをオンにしてすべての代理人を有効にします。

代理人の承認権限を無効にするには、代理人の名前の横にあるチェックボックスをオフにします。プロジェクトマネジャの場合は最上位レベルのチェックボックスをオフにすると、すべてのチェックボックスがオフになります。

代理人の承認権限を有効または無効にすると、代理人はE-Mail通知を受信します。

注意: 代理人の承認権限を有効にしても、リソースマネジャとプロジェクトマネジャはその承認権限を保持しつづけます。代理人に常に承認権限を持たせるには、ユーザを代理人として割り当てる際に、承認権限を有効にするチェックボックスをオンにします。

代理人の割当の詳細については、タイムシート承認マネジャ代理人の割当と有効化を参照してください。

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