Utilisez la boîte de dialogue Détails du document pour afficher les détails d'un document de projet. De plus, si vous disposez des droits d'accès appropriés, conformément à la politique de sécurité du document, vous pouvez modifier les détails d'un document.
Les détails du document contiennent cinq onglets ; Général, Description, Eléments associés, Version et Historique.
Les informations sur le Statut de la vérification se trouvent dans l'onglet Version. Cliquez sur le lien sous Statut de la vérification pour accéder au statut de la vérification du document.
Général
L'onglet Général affiche des informations générales sur le document. Seuls six champs de cet onglet peuvent être édités : Titre, Politique de sécurité, Modèle de document, Propriétaire, Catégorie de document et Numéro de référence.
- Le champ Titre est obligatoire. Mettez ce champ à jour avec un nouveau titre de document.
- Le champ Politique de sécurité s'affiche dans un menu déroulant et comprend trois options : Personnel, Lecture seule et Partagé. L'option Personnel signifie que seul l'utilisateur qui a ajouté le document peut le visualiser, le modifier ou le supprimer. L'option Lecture seule signifie que le document peut être visualisé par tous les membres de l'équipe mais qu'il ne peut pas être modifié ou supprimé. L'option Partagé signifie qu'un document peut être visualisé, modifié ou supprimé par tous les membres d'une équipe de projet.
- Le champ Modèle de document, s'il est sélectionné, permet d'utiliser le document comme modèle. Ce modèle permet ainsi de créer de nouveaux documents.
- Le champ Propriétaire correspond à l'utilisateur responsable du document. Vous pouvez rechercher la personne à affecter à ce champ.
- Le champ Catégorie de document correspond à la classification à utiliser pour organiser divers documents. La catégorie est configurée dans l'application cliente/serveur par l'utilisateur.
- Le champ Numéro de référence correspond au numéro de catalogue ou de référence des documents. Le numéro de référence est défini par l'utilisateur.
Les champs restants de l'onglet Général sont en lecture seule :
- Le champ Niveau d'accès détermine qui peut accéder au document. Trois niveaux d'accès existent : Projet, Groupe de travail et Personnel. Projet signifie que si vous avez accès au projet, vous aurez accès à ce document. Groupe de travail signifie que si vous appartenez au groupe de travail, vous aurez accès à ce document. Personnel signifie que seul l'utilisateur qui a créé le document y aura accès.
- Le champ Auteur correspond à la personne qui a créé ou rédigé le document.
- Le champ Version correspond à la dernière version du document.
- Le champ Dernière modification effectuée par indique le nom de la dernière personne à avoir modifié le document.
- Le champ Date de modification indique la date et l'heure de la dernière modification du document.
- Le champ Format indique le format de l'application dans lequel le document a été créé ou contrôlé après sa mise à jour.
- Le champ Taille indique la taille du document en Ko.
- Le champ Statut de la vérification indique si le document est en cours de vérification, ainsi que l'état actuel. Si le document n'est pas en cours de vérification, ce champ est vierge. Etats de vérification possibles : Vierge, En cours de vérification, Approuvé, Rejeté et Arrêté.
Description
L'onglet Description affiche toutes les notes spécifiques au document. Saisissez et configurez le format des notes du document sur cet onglet.
Eléments associés
L'onglet Eléments associés affiche tous les éléments associés au document en indiquant leur nom et leur description. Les éléments associés peuvent comprendre des tâches, des documents, des éléments WBS ou des alertes.
Pour associer un élément :
- Cliquez sur l'icône relative au type d'élément à associer.
pour associer une tâche ou un élément WBS
pour associer une alerte
pour associer un document
- Naviguez jusqu'à l'élément.
- Cliquez sur OK, puis sur Fermer.
Version
L'onglet Version affiche des informations sur les versions du document.
- Le champ Version répertorie toutes les versions du document sous forme de liens. Cliquez sur le lien correspondant au numéro de version pour afficher le document correspondant. Lorsque vous cliquez sur le numéro de version, vous pouvez également afficher et mettre à jour les Détails de la vérification.
- Le champ Statut de la vérification contient un lien précisant si le document est en cours de vérification et indique l'état actuel. Si le document n'est pas en cours de vérification ou si la vérification n'est pas terminée, ce champ est vierge. Si le document est en cours de vérification, cliquez sur le lien pour ouvrir les détails de la vérification de n'importe quelle version du document.
- Le champ Modifié par indique le nom de la dernière personne à avoir modifié le document.
- Le champ Date de modification indique la date et l'heure de la dernière modification du document.
- Le champ Commentaires contient les commentaires saisis lorsqu'un document sorti a été de nouveau entré.
L'onglet Version affiche également des informations sur les détails de la vérification d'un document. Cliquez sur le lien de Statut de la vérification pour afficher les détails de la vérification.
Statut de la vérification
Pour accéder au Statut de la vérification, vous devez cliquer sur l'onglet Version, puis sur le lien Statut de la vérification. S'il n'y a pas de lien disponible sous Statut de la vérification, il n'existe pas de vérification du document.
Remarque : un document ayant une politique de sécurité Exclusif ne peut pas être vérifié. La politique de sécurité doit être Partagé ou En lecture seule pour qu'un document soit disponible pour une vérification.
La boîte de dialogue Statut de la vérification affiche les détails de la vérification du document.
- Le champ Nom indique le titre du document en cours de vérification.
- Le champ Description indique toute description du document.
- Le champ Initiateur indique le nom de la personne qui a initié la vérification, ainsi que la date et l'heure auxquelles la vérification a été créée.
- Le champ Date d'échéance indique la date à laquelle la vérification doit être terminée par tous les vérificateurs.
- Le champ Statut de la vérification indique si le document est en cours de vérification, ainsi que l'état actuel. Etats de vérification possibles : Vierge, En cours de vérification, Approuvé, Rejeté et Arrêté.
- Le champ Type de vérification indique le type de vérification du document. Les types de vérification sont les suivants : N’importe qui peut vérifier, Tout le monde doit vérifier et Tout le monde doit vérifier selon la séquence.
- Le champ Vérificateurs en attente indique les vérificateurs qui doivent encore vérifier le document.
Historique
L'onglet Historique affiche l'historique du document.
- Le champ Date indique la date et l'heure de la dernière modification du document.
- Le champ Utilisateur indique le nom du dernier utilisateur à avoir modifié le document.
- Le champ Action indique les actions exécutées sur le document par l'utilisateur.
- Le champ Version indique la version du document qui a été modifié.