P6 Web Access besitzt Dokumentverwaltungsfunktionen, mit denen Sie Dokumente in einer sicheren Umgebung speichern, organisieren, verwalten und auf diese zugreifen können. Ein Dokument ist eine Datei oder ein Arbeitsprodukt, das Sie auf Ihrem Computer erstellen und Ihrer Primavera-Arbeitsumgebung hinzufügen.
Die Ihnen zur Verfügung stehenden Funktionen zur Dokumentverwaltung richten sich nach Ihrer Primavera-Konfiguration. Wenn das Inhalts-Repository zur Nutzung mit P6 Web Access konfiguriert ist, ist die ganze Bandbreite an erweiterten Funktionen zur Dokumentverwaltung verfügbar, einschließlich einchecken, auschecken und Dokumentprüfungen. Ist das Inhalts-Repository nicht konfiguriert, sind die Funktionen zur Dokumentverwaltung eingeschränkt und umfassen z. B. das Hinzufügen und Löschen von Dokumenten und das Verknüpfen von Elementen mit Dokumenten.
Dieses Thema enthält die folgenden Informationen:
- Funktionen für Dokumente (mit Inhalts-Repository)
- Funktionen für Dokumente (ohne Inhalts-Repository)
Funktionen für Dokumente (mit Inhalts-Repository)
Dokumentarten
Ist ein konfiguriertes Inhalts-Repository installiert, unterstützt P6 Web Access bis zu drei allgemeine Dokumentarten: Projekt, Privat und Arbeitsgruppe.
-
Projektdokumente
Dies sind Dokumente, die Benutzer über P6 Web Access oder das Modul "Project Management" mit Projekten verknüpfen können. Jeder Benutzer, der Zugriff auf ein Projekt hat, kann Dokumente mit Projekten verknüpfen.
Sie können über das Portlet "Projektdokumente" des Projektarbeitsbereichs mit Projektdokumenten arbeiten. Wenn Sie über den erforderlichen Modulzugriff verfügen, können Sie auch über die Seite "Projekte" > "Dokumente" mit Projektdokumenten arbeiten, sofern Ihre Benutzeroberflächenansicht diese Seite enthält. Wenn Sie Mitglied einer Arbeitsgruppe sind, können Sie schließlich über das Portlet "Dokumente" auf der Seite "Arbeitsgruppe" auf Projektdokumente (mit Arbeitsgruppendokumenten) zugreifen.
Im Einzelnen haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Projektdokumente hinzufügen
- Projektdokumente löschen
- Details zu Projektdokumenten anzeigen oder bearbeiten
- Projektdokumente anzeigen
- Elemente mit Projektdokumenten verknüpfen
- E-Mail über ein Dokument versenden
Hinweis: Ist P6 Web Access mit einem konfigurierten Inhalts-Repository installiert, werden Projektdokumente, die keine Inhalts-Repository-Dokumente sind, separat im Ordner "AP & Dokumente" im Portlet "Projektdokumente" aufgeführt.
-
Private Dokumente
Diese werden zur persönlichen Verwendung zu P6 Web Access hinzugefügt. Private Dokumente sind nicht mit Projekten verknüpft und stehen nur Ihnen selbst zur Verfügung. Über ein Dashboard können Sie dem Portlet Meine Dokumente private Dokumente hinzufügen. Alle privaten Dokumente werden im Portlet "Meine Dokumente" in der Registerkarte "Privat" gespeichert.
-
Arbeitsgruppendokumente
Dies sind zu bestimmten Projektarbeitsgruppen hinzugefügte Dokumente, die als Teilmenge eines Projekts verstanden werden kann. Diese Dokumente sind nur für Mitglieder der Arbeitsgruppe verfügbar. Auf einer Seite "Arbeitsgruppe" werden Arbeitsgruppendokumente in der Registerkarte "Arbeitsgruppe" des Portlets Dokumente gespeichert.
Benutzer, die über Rechte für Projekte verfügen oder eingeladene Benutzer sind, können eine Arbeitsgruppe und deren Inhalte anzeigen.
Dokumente verwalten und öffnen
In P6 Web Access hängen die Verfügbarkeit eines Dokuments und die mit Dokumenten ausführbaren Aktionen von verschiedenen Faktoren ab:
- Welche Zugriffebene hat das Dokument: Projektdokument, privates Dokument oder Arbeitsgruppe?
Projekt- und Arbeitsgruppendokumente stehen nur Benutzern zur Verfügung, die Zugang zu dem entsprechenden Projekt bzw. der entsprechenden Arbeitsgruppe haben. Private Dokumente sind nur für Personen verfügbar, die sie P6 Web Access hinzugefügt haben. - Handelt es sich um Inhalts-Repository-Dokumente oder nicht?
Für Inhalts-Repository-Dokumente stehen mehr Funktionen zur Verfügung. - Für Inhalts-Repository-Projektdokumente: Wie lautet die Sicherheitsrichtlinie für das Dokument?
Die Sicherheitsrichtlinie eines Dokuments bestimmt, welche Vorgänge mit diesem Dokument ausgeführt werden können, z. B. ob Sie ein Dokument nur anzeigen können.
Erweiterte Funktionen zur Dokumentverwaltung
Ist P6 Web Access mit einem konfigurierten Inhalts-Repository installiert, stehen Ihnen zum Verwalten von Dokumenten zur eigenen Verwendung oder für bestimmte Projekte bzw. Arbeitsgruppen mehr Funktionen zur Verfügung.
Ist konfiguriertes Inhalts-Repository installiert, können Sie:
- Private Dokumente und Arbeitsgruppendokumente hinzufügen
- Private Dokumente und Arbeitsgruppendokumente löschen
- Details in privaten Dokumenten und Arbeitsgruppendokumenten anzeigen und bearbeiten
- Private Dokumente und Arbeitsgruppendokumente anzeigen
- Private Dokumente und Arbeitsgruppendokumente gemeinsam mit anderen Projektmitgliedern nutzen
- Sicherheitsrichtlinie eines Projektdokuments ändern
Die Funktionen für das Inhalts-Repository enthalten auch erweiterte Funktionen für die Dokumentverwaltung. Unter anderem können Sie mithilfe von Versionskontrollfunktionen den gemeinsamen Zugriff auf Dokumente verwalten, Projektdokumente in einer Ordnerstruktur organisieren und Dokumentprüfungen einleiten oder sich daran beteiligen. Im Einzelnen haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Dokumente herunterladen
- Dokumente auschecken, einchecken und Auschecken von Dokumenten rückgängig machen
- Dokumente suchen
- Dokumentverlauf anzeigen
- Dokumentversionen anzeigen
- Projektordner hinzufügen, löschen und umbenennen
- Projektdokumente in einen anderen Ordner verschieben
- Dokumentprüfungen einleiten
- Dokumentprüfungen beenden
- Dokumente prüfen
- E-Mail über ein Dokument versenden
Funktionen für Dokumente (ohne Inhalts-Repository)
Wenn das Inhalts-Repository nicht zur Nutzung mit P6 Web Access konfiguriert ist, ist die Funktionalität für Projektdokumente eingeschränkt. Private Dokumente und Arbeitsgruppen-Dokumente sind nicht verfügbar.
Projektdokumente sind Dokumente, die Benutzer über P6 Web Access oder das Modul "Project Management" mit Projekten verknüpfen können. Jeder Benutzer, der Zugriff auf ein Projekt hat, kann Dokumente mit Projekten verknüpfen.
Sie können über das Portlet "Projektdokumente" des Projektarbeitsbereichs mit Projektdokumenten arbeiten. Wenn Sie über den erforderlichen Modulzugriff verfügen, können Sie auch über die Seite "Projekte" > "Dokumente" mit Projektdokumenten arbeiten, sofern Ihre Benutzeroberflächenansicht diese Seite enthält.
Hinweis: Ist das Inhalts-Repository nicht konfiguriert, werden im Portlet "Projektdokumente" alle Projektdokumente in einer unstrukturierten Liste unter dem Projektnamen angezeigt, wobei nicht danach unterschieden wird, ob sie dem Projekt über P6 Web Access oder das Modul "Project Management" hinzugefügt wurden.
Beim Arbeiten mit Projektdokumenten können Sie: